IDC企业印章管理制度

印章管理制度目的印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。范围印章包括公司总部印章、各分公司和办事处印章、财务发票专用印章等。内容一、印章的刻字1、印章刻字的申请、审核和批准：由需求人据工作需要提出印章刻字的申请，填写《印章刻字申请表》，经副总裁、COO、总裁审核，CEO批准后方可刻字。2、印章刻字：经过批准后的刻字申请，由行政部负责办理，并在《印章管理管理表》中予以记录。如驻外区域因办理登记需在当地进行刻字的，由CEO批准的经办人为印章保管责任人，全权负责刻字事宜，并妥善保管印章，使用完毕后即时归还总部，并签订印章保管承诺书。二、印章的保管使用1、公司CEO负责公司总部、各分公司和办事处印章等的保管使用；财务主管负责财务发票专用章的日常保管和使用，由财务总监监督。2、印章保管责任人应妥善保管印章，不得转借他人。3、公司印章不允许带出公司。4、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。三、印章使用的申请、审核和登记管理1、印章使用的申请：公司各级人员需使用公司总部及各分公司、办事处的印章，须按要求填写《盖章审批表》，将其与所需盖章的文件一并逐级上报，经相关领导审核后，交CEO秘书。2、CEO秘书负责对文件内容和《盖章审批表》上载明的情况予以核对，经核对无误的方可上报CEO。在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。3、印章使用的审核：（1）公司总部印章：适用于以公司名义的发文。需经相关部门主管初审，并由部门主管视情况给予是否递交其他相关部门和领导审核的意见，最终呈报CEO批准盖章。（2）各分公司、办事处的印章：适用于以分公司、办事处名义的发文。需由主管、分管副总、总裁审核后，呈报CEO批准盖章。（3）财务发票专用章：适用于对外发票的开具。财务主管依工作内容使用财务发票专用章。（4）私章：适用于签发支票、文件等。须经过其本人或其授权人确认，方可盖章。如合同中需使用私章，征得同意后也可办理。（5）总经理签名章：适用于需其签名的文件以及对外财务会计报告、纳税申报表等。原则上须经其书面确认后方可盖章，特殊情况下可通过电话确认（应有记录），事后补签单。4、印章使用的登记和记录保管：（1）公司总部印章、各分公司和办事处印章的日常使用由CEO秘书负责登记。（2）财务发票专用章的日常使用由财务主管依日常工作内容使用并做好发票存根联的保管。（3）所有《盖章审批表》和相关文件由相关登记人员负责留存保管，每月末整理后交财务部主管存档。5、CEO对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权，并可根据实际工作需要进行授权。6、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。四、印章的作废和销毁1、印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等。2、经确认作废的印章由保管责任人提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，经主管、分管副总、总裁审核，CEO批准后进行销毁。3、经CEO批准的经办人为印章保管责任人，全权负责印章销毁事宜，并妥善保管印章，签订印章保管承诺书。办理完毕后即时将相关文件报行政部备案。4、印章如有遗失，保管责任人必须及时向公司经管委报告，并办理相关手续：先到报社办理刊登遗失声明，然后持载有遗失声明的报纸，凭公司书面申请、营业执照副本及其复印件和负责人身份证复印件办理。五、责任1、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本制度的程序，不得擅自使用。2、违反本制度的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。六、附则《印章刻字申请表》《印章保管承诺书》《盖章审批表》《印章销毁申请表》《印章管理表》