OTC部管理制度

管管理理制制度度第1页共30页第一章部门职责第二章组织结构及人员编制第三章药店执行和管理标准第四章零售药店日常工作流程第五章OTC本部工作流程第2页共30页为做好公司产品在OTC市场的宣传、推广、销售以及公司的形象宣传，提高销售工作的效率，制定本制度。所有的OTC代表及相关人员均应以本制度为依据开展工作。OTC经理对所属OTC部人员进行考核和管理。第一章部门职责一、OTC部职责OTC全国队伍的建立OTC零售药店队伍人员培训OTC零售药店数据收集、分析OTC零售药店运行结果分析OTC零售药店队伍实际运作业务指导和检查OTC零售药店队伍考核管理和薪酬奖金管理OTC零售药店促销活动的策划承办二、片区销售经理在OTC工作中的职责：区域OTC药店队伍的全面管理第3页共30页区域OTC药店实际运作和工作流程监督区域OTC药店衡量指标的实现和考核检查区域OTC药店队伍的培训和团队建设区域OTC药店队伍的人员管理区域OTC零售药店工作计划的设定和执行监督区域OTC零售药店开发和网络建设管理区域OTC零售药店促销活动的实施组织区域OTC零售药店工作的日常管理区域关键OTC零售药店的业务计划和业务回顾区域OTC药店的嘉林公司品种进货数据采集和确认OTC零售药店代表协同拜访，实地工作指导和监督OTC零售药店代表考核三、OTC零售药店代表职责：OTC零售药店代表直接向片区销售经理和OTC助理汇报工作：负责OTC零售药店工作目标实现所负责OTC零售药店衡量指标达标新产品的迅速导入第4页共30页促销活动顺利执行并达标OTC零售药店基本工作数据及时准确的采集OTC零售药店店员的培训、摆柜和第一推荐的实现协助商业拟顺渠道，稳定价格，及时发现假货、窜货竞争对手在零售药店活动的跟踪汇报和可能的反击行动的执行四、OTC助理职责是总部和片区人员之间沟通的桥梁及时传达总部各项政策、方案给各片区及时搜集各片区OTC市场状况并反馈给OTC经理协助OTC经理进行各项日常工作配合OTC经理跟进各种活动的进行监督指导OTC代表日常工作统计月度全国OTC市场销量统计OTC代表月度销量计算销售人员奖金OTC部文件保存归档第二章组织结构及人员编制第5页共30页嘉林药业零售药店队伍组织结构图第三章药店执行和管理标准销售总监南区商务经理南区销售经理OTC经理北区商务经理北区销售经理片区商务经理片区销售经理处方药代表OTC代表片区商务经理片区销售经理处方药代表OTC代表第6页共30页零售药店选择的标准零售药店选择的方向根据公司2006年营销方案，同时结合片区和产品的特点及目前市场的情况：直接覆盖16人*100家=1600家零售药店门店以大型连锁零售药店为主，同时考虑覆盖在当地销量消费者的美誉度排名前50家的零售药店单店中心城市或省会城市大型医院周边目前已有货的药店每名代表覆盖至少100家目标和30家非目标医保定点药店片区商业的VIP公司直接覆盖的大型药店零售药店选择：选择合适的、有代表性的零售药店进行覆盖是2006年零售药店队伍是否能够贯彻工作策略，实现工作目标的基础，因此对于零售药店的选择必须按照以下的衡量要素和程序进行零售药方选择的核心衡量要素——销量，具体而言，该销量包括两个方面的内容：a.该零售药店的整体销量b.嘉林公司品种在该零售药店的销量第7页共30页零售药店选择的程序：a.零售药店调查：零售药店的调查主要取得两个方面的数据：销量数据：包括该零售药店整体销量和该零售药店嘉林公司品种的销量零售药店调查零售药店评估片区经理确认季度调整该零售药店整体销量该零售药店嘉林品种的销量竞争品种的销量该零售药店嘉林品种供应商业渠道区域零售药店整体象限分析区域目标覆盖零售药店和覆盖分配区域目标覆盖零售药店具体分类区域目标覆盖零售药店商业归口药店代表和商业主管的沟通机制新店的建立或扩张销量变化药店改址、拆迁商业渠道或公司资源变化第8页共30页商业渠道：该零售药店目前嘉林产品的商业供应渠道连锁药店：从连锁药店配送中心，调查数据同时尽量得到一些竞争对手关于该药店销量的一些背景数据零售药店调查的数据来源：1、了解主要竞争对手，或者一些大型的医药企业在当地所覆盖的零售药店2、了解我们的经销商，分销商覆盖药店的销量数据3、公司2005年在片区OTC的销售数据4、调查行业内人员对零售药店的评价或者口碑5、查阅行业内的统计资料6、零售药店周围社区情况和社区人员生活水平调查7、零售药店实地人流量统计8、和零售药店的具体接触第9页共30页零售药店调查表序号编号区域城市药店名称地址级别隶属连锁进货渠道类型年整体销量主要竞争对手在该店情况经理电话备注竞品1竞品2竞品31Gd-001广东广州海王1A海王海王股份500万王二第10页共30页零售药店分布图b、零售药店评估：第11页共30页嘉林产品在该零售药店销量大采用以下的分析方法，确定该零售药店属于哪个象限c、零售药店确认:片区经理最终负责对本区域具体覆盖的零售药店进行确认，同时负责目嘉林产品在该店销量小这是理想的目标零售药店首要保证这些店100％覆盖这种店一般会占有零售药店数量10％～20％这是药店选择的第二优先整体销量大说明消费基础好，具备提升的空间实地检查是否因为我们覆盖的问题造成我们的产品销量小。同时参考竞争对手的同类产品销售情况这种药店一般占所有零售药店数量的20％～30％这是药店选择的后备整体销量小，说明可能的提升空间比较小如果有额外的精力可以考虑维持这种药店一般会占所有零售药店数量的30％～40％这是目前我们无法直接覆盖的药店这种药店一般会占所有零售药店的10％～20％该零售药店整体销量大该零售药店整体销量小第12页共30页标覆盖零售药店的商业进行确认。具体而言包括：片区经理根据区域内《零售药店调查表》和《零售药店分布图》核查初步确定的目标覆盖零售药店是否确保了本区域中心城市销量排名最靠前的零售药店已经纳入目标覆盖之中，避免就近选店或者贪图工作方便，从而造成集中选店的错误倾向片区经理最终确认本区域应该具体覆盖的零售药店名单，同时从区域的整体上确认目标覆盖的零售药店的具体分类片区经理根据目标覆盖的零售药店现有嘉林产品的供应商业渠道，参考负责商业渠道的嘉林主管的意见和建议，并和零售药店的具体商业归口，同时规定药店代表和商业主管之间的日常沟通交流机制商业归口过程中必须遵循以下原则：1、必须是在确定了目标覆盖的零售药店之后才考虑商业归口的问题，不允许因为商业归口的因素影响具体的目标覆盖药店2、商业归口需要遵循同城原则即该目标覆盖零售药店（对于集中配送的连锁药店而言是该连锁药店的配送中心，需要和归口的商业渠道同处一个城市，确保归口的商业渠道能够为目标覆盖的零售药店提供及时准确的嘉林品种配送服务3、商业归口在满足目标覆盖零售药店覆盖要求的前提下，重点推荐经销商或者分销商作为目标覆盖零售药店归口的商业渠道第13页共30页零售药店分类：根据不同的分类标准可以对零售药店进行不同的分类，我们对零售药店进行两种分类：根据零售药店的经营形式，我们将零售药店分为两种：1、连锁零售药店2、零售药店单店根据零售药店的销量规模，我们将零售药店分为三种1、A类零售药店2、B类零售药店3、C类零售药店按照每个零售药店代表覆盖100家零售药店。A类、B类、C类的相应区分标准是：A类零售药店:整个区域内所有目标零售药店中销量排名在前20%的零售药店单店嘉林产品销量要超过50盒/月医保定点药店大型三甲医院旁药店B类零售药店:整个区域内所有目标覆盖的零售药店中销量排名在前60%的零售药第14页共30页店单店嘉林产品销量要在20盒-50盒C类零售药店:剩余药店单店嘉林产品销量需在20盒以下注：代表100家药店A类20家B类40家C类40家零售药店访问频率：零售药店的工作目标是靠零售药方代表和片区销售经理的实地工作实现的，因此对目标覆盖的零售药店的访问频率的设定就是对我们的零售药店代表和片区经理的主要资源——时间的分配方案零售药店访问频率设定的原则：1、零售药店的销量分布或销量比例来设定对该零售药店的访问频率2、在第一原则的前题下适当考虑零售药店的地理分布及交通状况精确计算零售药店代表的访问频率:确定覆盖的零售药店门店的数量，要求至少100家第15页共30页代表每天8小时工作时间分配比例：按照零售药店门店的大体销量计算其占整体覆盖的零售零售药店销量的比例大体估计在每家零售药店门店的平均访问时间如：30分钟大体估算每天花费在交通，吃饭、准备工作、总结工作方面的时间大体估算每月需要办公室工作，主要指培训，月总结，数据报告等方面的时间，扣除之后得到每月有效工作日按照每天工作8个小时，扣除花费在交通、吃饭准备工作，总结工作方面的时间，得到每天有效工作时间每天有效工作时间*每月有效工作日=每月有效访问时间每月有效访问时间*该零售药店销量比例/平均每店访问时间=该零售药店每月访问次数工作时间第16页共30页设定零售药店的拜访频率：1、代表目标对A类店每月访问4次，B类每月访问2次，C类每月访问1次2、代表每天访问10-12家药店（平均每店30分钟）3、片区经理每月至少和OTC代表2个工作日以上的协访和抽查4、每位代表根据拜访频率和实际的区域位置制定出10条拜访路线5、拜访的目标药店A、B、C类用和10条拜访路线用不同颜色在地图上标出备案每日访问计划表：每日访问计划表确定了每日计划访问的零售药店，同时确定了在具体访问的零售药店的具体工作目标。每月访问计划表需要访问的零售药店按照如下的等候5%行政10%行程35%实际工作50%第17页共30页要素来考虑的。每月工作计划访问频率要求行走路线新产品或重点品种推广上次访问约定突发事件零售药店分布每日访问计划第18页共30页第四章零售药店日常工作流程零售药店工作流程具体规定了零售药店代表每日、每周、每月应该做什么,应该如何做,以及使用哪些表格工具来帮助自己管理好工作,同时规定了片区经理如何管理好代表的日常工作，以及经常使用的表格工具。每月业务计划和业务回顾：每月业务计划和业务回顾的原则：基于公司零售药店的销售目标和销售策略基于能够反映覆盖的零售药店的真实业务情况的衡量指标数据和上级经理关于零售药店工作的总体计划相一致并沟通以获得必要支持片区经理每月抽一个工作日的时间和代表指导、讨论、制订业务计划和业务回顾，并最终根据零售药店代表的业务计划和业务回顾来完成自己的业务计划和业务回顾。每月业务计划和回顾的格式和内容见附表代表每月业务计划和业务回顾报片区经理审批并同时回传总部OTC部第19页共30页每月业务计划和业务回顾流程：每月工作计划和回顾上月工作结果数据上月业务目标经验和问题分析和总结促销活动计划本月业务目标新产品推广计划新开发终端客户计划本月行动计划业务计划和业务回顾表第20页共30页片区：城市：月份：填表人：审批人：1、基本工作数据：销量铺货率（%）摆柜达标（店数）店员教育（人）促销执行（店数）A类上月实际本月目标本月实际B类上月实际本月目标本月实际C类上月实际本月目标本月实际2、行动计划：3、本月工作回顾：第21页共30页每日拜访流程：每日拜访流程是零售药店代表每天从开始到结束工作中的主要工作活动的基本流程：每日访问流程包括三个阶段：访问前的准备访问的基本步骤访问结束后的总结、分析和跟进流程图：访问前准备重温访问计划准备访问资料销售介绍资料料销售文具礼品名片访问预约访问的基本步骤访问准备店内检查回想访问目标回想药店信息，应采取什么沟通办法拿出访问资料，整理仪容自我介绍，打招呼问候店长、店员检查药店铺货和摆放检查新产品和促销的情况检查陈列货架、招牌、立板、灯箱的情况检查竞争对手活动新产品铺货介绍或改进建议促销活动介绍或改进建议店员培训或其他提高第一推荐率的办法其他品种铺货问题及改进建议摆柜问题及改进建议店内设施问题及改进建议第22页共30页访问前的准备：1、重温每周工作计划表确保