XXXX公司视频会议系统管理办法(试行)

1XXXX公司视频会议系统管理办法（试行）第一条为规范我司视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，特制定本办法。第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各级部门和机构应积极利用视频会议系统（以下均简称“视频会议”）召开会议、面试人员、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。第三条总公司综合管理部是全司视频会议的管理部门，也是总公司视频会议室的管理部门，总公司信息技术部是全司视频会议系统的技术保障部门。各视频会议系统的使用机构也应明确系统的具体管理部门及其职责，并指定两名以上系统管理员。第四条各机构使用的视频会议软件和硬件系统均由总公司统一配发。各机构可以根据自身情况本着适用即可的原则参考《视频会议室的建设》（见附件1）来建设视频会议室。视频会议系统的日常操作应按照《视频会议系统操作规范》（见附件2）的要求进行。第五条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，需要在OA系统上执行“视频会议申请流程”，并经由相关领导审批通过之后方可召开；以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，由各机构提前告知总公司综合管理部，并将视频会议有关信息送总公司信息技术部备案。如与总公司视频会议冲突，应优先确保总公司视频会议。第六条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，须按以下程序办理：2（一）对于有总经理室及以上人员参加或涉及全司大部分机构参加的重要会议，会议发起者需提前5个以上工作日在OA系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。并将有关信息告知总公司信息技术部。（二）对于一般性的有限数量机构间会议，会议发起者需提前3个以上工作日在OA系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。并将有关信息告知总公司信息技术部。（三）紧急情况下，会议发起者可先将视频会议有关信息告知总公司综合管理部和信息技术部。会后在OA系统上补走“视频会议申请流程”。第七条以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，须按以下程序办理：（一）会议发起者应提前3个以上工作日填报《视频会议申请表》（见附件3），打印并加盖公章后，传真至总公司综合管理部。得到确认后，发起者应提前1个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送总公司信息技术部备案。视频会议的联调工作由召开会议的机构自行负责，总公司信息技术部可提供必要的协助。（二）如会议需使用总公司视频会议室，发起方应在申请表中加以说明，并按本办法第六条预订会议室。第八条有三级或以下级别机构参加总公司发起的视频会议应至少有一天的联调时间。第九条缺省情况下，总公司视频会议室的会议登录密码固定为123456。对于重要会议，该密码需要临时修改。总公司系统管理员会3以OA留言方式将新密码下发给各下级参会机构的系统管理员，并于机构间联调之前进行修改。本次会议结束以后，总公司系统管理员还原该密码。第十条视频会议参加机构的组织协调工作由会议发起者（部门）负责，同时会议发起者（部门）还应督促各参会机构做好与当地视频会议管理部门及人员的协调工作。第十一条会前联调规范：（一）各参会机构在接到会议通知后，应根据会议通知中的联调时间及有关要求，准时参加联调。（二）联调前请先自行测试视、音频是否正常（具体操作按照《视频会议系统操作规范》的要求进行）。（三）如果遇到无法自行解决的问题，请与上级机构的系统管理员联系解决。（四）联调过程中如果机构较多，有时可能无法及时回应联调请求，请在会议室聊天窗口中向会议主持人发送“XX机构请求调试”的字样，等待会议管理员与您进行联调。（五）联调中与会议管理员进行通话，确认视、音频都正常后，才算联调成功并开始值机。（六）如召开紧急会议，各参会机构系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。第十二条会议期间注意事项：（一）各参会机构应在会场的明显位置设置本机构的名称标牌（名称标牌为蓝底白字，尺寸大小以能在视频窗口中明显显示且不影响会场人员为宜），主要领导要设置桌签（桌签标准与单位名称标牌4相同），重要会议还应在会场悬挂会标（会标要求根据会议通知要求制作），标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰。（二）如视频会议室中使用暗色桌面的，在召开视频会议时要求铺设亮色的桌布，以提高会议室的亮度。并且尽量不要让摄像头对着室外窗户，或者使用遮光效果好的窗帘，以避免视频异常。（三）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面。（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息。（五）若需要分会场进行发言，请在会前做好准备，等待发言通知。（六）发言者不要手持麦克风说话，最好把麦克风放在固定的地方，用平常普通说话的声音讲话即可，距离麦克风0.2m左右最佳，不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放到音箱附近，避免产生杂音。（七）分会场不发言时应主动关闭本端麦克风，避免产生杂音，影响会议音频效果，主会场也要通过会议软件全部静音，以保证会议效果。（八）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应。（九）会议期间，除系统管理员之外，无关人员一律不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。（十）参会人员应严肃认真，保持坐姿端正，同时关闭手机或把手机置于震动状态。（十一）会场内禁止吸烟、禁止食用水果零食等。第十三条会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应立即与上级机构系统管理员联系，寻求解决办法。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况，并上报给上级机构的系统管理员。5第十四条会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。第十五条会议的录音、录像资料应根据有关档案要求妥善保存和处理。第十六条各机构应定期对其视频会议系统进行自检，要求至少每月开机一次。总公司信息技术部将定期组织对全司视频会议系统进行例行检测，检测内容与联调内容相同。第十七条各机构视频会议系统管理部门的领导和系统管理员的姓名及其联系方式（包括办公电话、移动电话、电子邮箱等信息）如发生变更，应及时通知总公司综合管理部和信息技术部。第十八条使用注意事项：（一）不得将视频会议主机作为其它用途。（二）严禁带电插拔任何连接线缆。（三）严禁带电清洁和维护设备。（四）严禁用手转动镜头。（五）严禁震动和挤压设备，特别是镜头。（六）设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔接线。（七）注意更换麦克风、遥控器电池，长期不用则应取出电池。（八）严禁随意更改设备的系统设置。第十九条本办法由总公司综合管理部负责解释，总公司信息技术部提供技术协助。第二十条各机构可根据本办法制定实施细则。第二十一条本办法自发布之日起施行。6附件1、视频会议室建设原则1.总体要求视频会议室既是会议召开的场所，又是视频会议设备的放置场所，因此视频会议室规划设计的合理性决定了视频会议的质量，进而影响着会议的整体效果。科学合理的视频会议室规划设计除了给与会人员提供舒适的会议环境外，更为重要的是真实地反映会场的图像、声音以及其他各种会议要素，使与会者产生临场感受，达到视觉、语言和环境全程同步交流的良好效果。总之，通过视频会议传送的包括人物、声音、景象、图文在内的所有会议要素和信息应当清晰可辨。2.视频会议室的分类按照规模和功能的不同，视频会议室可分为三类：大型视频会议室：适用于总公司，可以召开全司范围的大型会议。会议室内设置有大型会议终端，并配备智能化会议系统。主要包括显示系统、多信号处理系统、图像采集系统、中央控制系统、音频扩声记录系统等。中型视频会议室：适用于分公司，既可以作为分会场参加全司会议，也可作为本机构与下属机构召开视频会议的主会场，规模比大型视频会议室小，设备配置与大型会议室基本相同。小型（普通型）视频会议室：适用于各级机构的附属会议室或下级机构的主会议室。一般不设置智能会议系统，只需设置一体化的会议终端和显示系统。73.视频会议室的会场设计视频会议室的大小主要取决于会议规模和视频会议设备。具体可根据通常参会人数，按照人均2-2.5m2的占用空间来计算。此外还需考虑第一排座位到前置的监视器之间的距离(该距离为摄像的必要取景距离)。天花板高度应不小于3m。会议室及内部设施禁用白色和黑色等深色色调（白黑两种颜色会对人物摄像产生“反光”及“夺光”的不良效应）。墙壁和桌椅宜采用浅色色调，如墙壁为米黄色或浅绿色，桌椅为浅咖啡色等，这样形成的视频电平近似于0.35V。一般而言，南方宜用冷色，北方宜用暖色。摄像背景（如被摄对象背后的墙壁等)不宜有山水字画等复杂景物，否则会增加视频的信息量，不利于提高图像质量和降低传输速度。室内可以摆放花卉、盆景等清新淡雅的物件，使会议室显得高雅、活泼和融洽，对提高会议效果会有积极的帮助。从视觉效果来说，监视器应放置在最前端且相对于与会者中心的位置，距地高度大约1m左右，人与监视器的距离大约为4－6倍屏幕高度，各与会者到监视器的水平视角应不大于60°。监视器屏幕的大小应根据视频会议的数据速率、与会人数、会议室面积等因素综合而定。对于小型视频会议室，一般采用29英寸至34英寸的监视器即可；大、中型会议室可划分多个区域后采用多台29英寸至34英寸监视器；大型视频会议室应以投影、液晶或等离子体电视为主，大小酌情选择。监视器或电视机应置于视频会议室最前面正对与会者的适当位置。摄像机的放置与监视器基本相同。扬声器应置于会议室的四角，与两边墙壁之间的距离不少于1m。3.1.大中型会场的设计视频会议室应严格按照规范要求，结合实际进行布局。下图是一8个大中型视频会议室的会场设计图范例。大中型视频会议室典型的设备接线图如下：3.2.小型会场设计9下图是一个小型视频会议室的会场设计图范例。小型视频会议室典型的设备接线图如下：4.室内环境室内温度应保持在18-22℃之间，湿度范围为50%-60%。为保证室内空气新鲜，人均换气量不小于18m3／h。会议室的环境噪声级要求为40dB（A）。过大的室内噪声会极大的影响音频系统的性能，使得其它会场难以听清该会场的发言。5.视频会议室的灯光照度灯光照度是实现视频会议的必要条件。现代摄像机均设计有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩。自然光(色温约为5800K)比日光灯(3500K)或三基色灯(3200K)10高，如室内存在自然光和人工光源两种光线，视频图像会产生蓝色投射和红色阴影区域，质量将无法保证。鉴于会议召开的时间是持续且随机的，自然光的照度与色温也随时间不断变化，因此视频会议室应避免采用自然光源，而应用人工光源。人工光源应选择冷光源，其中以“三基色灯”(R、G、B)效果最佳。切忌使用热光源，如高照度的碘钨灯等。应保证视频会议室不同区域的照度，摄像区内人脸部的照度应为500LUX，为防止脸部光线不均匀(眼部鼻子和全面下阴影)，三基色灯应旋转至适当位置。监视器及投影电视机周围的照度应在50～80LUX之间，但不能高于80LUX，图像文字区域的照度应不大于700LUX，否则将影响视频观看的效果。视频会议室的所有窗户都应用深色窗帘遮挡。6.视频会议室的音响效果为保证声音绝缘与吸声效果，视频会议室内应铺设地毯，天花板及四周墙壁内夹装隔音毯，窗户采用双层玻璃，进出门应考虑隔音装置。根据声学原理：一定容积的会议室具有一定的混响时间，混响时间过短则声音枯燥发干，而混音时间过长则声音又混淆不清。因此，应采取相应的措施保证会议室的混响时间，并通过合适的混响时间来美化发言人的声音，掩盖噪声，增加会议的效果。7.图像的显示方式视频会议室内的摄像场面分全景和讲演人两种模式。这两种模式的选择可由本地会场控制，也可由其它会场控制。视频会议室画面的显示方式可分为单、双、三监视器三种，不同的显示方式其终端设备略有区别。11单监视器显示方式：由SVGA显示会议系统的图像和数据资料。双监视器显示方式：由TV的大画面显示所接收到的对端场面或人物，它的小窗口(即