办公用品管理办法

办公用品管理办法第一条为了厉行节约，杜绝浪费，严格控制办公费用支出，有效规范办公用品的管理，以使办公用品物尽其用，本着“节约高效”的原则，结合公司实际，特制定本办法。第二条办公用品的范围：日常办公必备的笔、墨水、笔记本、订书机、文用纸、计算器、电脑耗材及其它零星办公用品、用具等。本办法将办公用品分为消耗品、管制消耗品、管制品三类，分列如下：消耗品：墨水、铅笔、刀片、胶水、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、信纸、橡皮、便条纸、夹子、印油、圆珠笔、钉书钉等。管制消耗品：打印机墨盒、色带、签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池等。管制品：办公桌椅、剪刀、钉书机、打孔机、资料夹、大型削笔器、算盘、钢笔、计算器、米尺、印泥、印台等。第三条办公用品由总经理办公室负责统一采购、发放、管理、监控。各部门到总经理办公室按计划领用。第四条办公用品的领用发放（一）办公用品采取包干制。标准如下:公司领导20元/人∙月，部门领导15元/人∙月，办公人员10元/人∙月。上述人员每月按规定内的标准开支，超出标准的不予开支或在下月费用中扣除。（二）由总经理办公室为每个部门设立“办公用品领用记录卡”，统一装订成册，于领用时分别登记，以控制办公用品消耗。（三）各部门指定专人负责统一领用、管理，定期到总经理办公室办理办公用品的领用、登记手续。领用时填写领料单，经部门负责人签字确认并加盖部门印章后领取。各部门必须建立办公用品消耗台账，并随时接受监督和检查。（四）管制消耗品和管制品实行限定领用；管制品用完需再领用时，需以旧换新，否则不予核发。（五）大型会务和综合性部门及事务单列计划由分管领导审批领用。（六）办公用品领用发放时间固定为每周星期一和星期四下午，如有特殊情况急需领用可灵活处理。第五条办公用品的采购（一）办公用品的采购按物资采购控制程序执行。相关印刷制品则由总经理办公室根据计划和实际需要按照《招投标管理办法》进行招标订制。（二）各部门月末清点当月的办公用品消耗情况，每月23日向总经理办公室提出购买计划，依程序审批后由总经理办公室集中采购。程序为：申请购买的部门填写《办公用品采购计划表》（一式两份），经分管领导签字同意后，交总经理办公室报送总经理审批之后，方可实施采购。如有特殊情况急需购买的办公用品，经有关公司领导同意后，可通知总经理办公室提前购买，再行补办手续。（三）各部门在《办公用品采购计划表》中必须注明详细的品种、规格、数量与用途等，以便于购买；印刷制品对外付印时，也须注明品种、尺寸规格、纸张质地、标准式样与数量等。（四）原则上安排两人以上参与办公用品的采购工作，比质比价，货比三家，真正做到物美价廉。对于日常使用的大宗采购，可以通过招投标确定了供应商，实行定点采购，利于办公用品的配送和结算工作。（五）办公用品购回后，总经理办公室对照计划表进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确认无误后入库，并做好办公用品进、销、存台账，写明购买日期、品种、数量、单价和金额等。第六条办公用品的管理（一）公司财务处有权对办公用品的采购及消耗情况进行监督，原则上按月结算，当月的办公用品采购汇总表附购货发票后作为报销依据。（二）总经理办公室必须严格把关，坚持成本最小化原则，实施低成本采购，严禁超计划采购和无计划采购，保质保量优价地完成办公用品采购任务。（三）月终，总经理办公室根据各部门的消耗月报进行汇总，统计各部门办公用品使用量及使用金额，将各部门办公用品费用支出纳入部门考核项目之列。（四）印刷品（如信纸、信封、表格……）与各种办公用纸实行动态管理，即相关部门实行按月盘存，填报库存表，以利采购和印制，保障需要。（五）管制品须由各使用部门造册登记，建立保管人和移交手续；对管制品有意损坏、遗失或管理不当造成经济损失的，由责任人或部门自购赔偿或照价赔偿。（六）办公用品系为公务活动提供，严禁取回家私用。（七）新增加人员，凭人力资源处的“人员调动”通知，给予配发办公用品；当使用人员调离管理岗位或离开本单位，应及时退回其领用的订书机、打孔机等耐用办公用品，专管人员进行登记备案后，再行分发使用。第七条本办法由总经理办公室负责解释。本办法自2006年4月20日起施行。