XX公司印章管理办法

1/39印章管理办法第一章总则第一条为加强公司印章管理，规范印章刻制、备案、保管、使用以及废止程序，确保印章使用的合法性、规范性、严肃性和安全性，有效维护公司利益，特制定本办法。第二条印章管理遵循“统一建档、规范使用、分级保管、专人负责”的原则。第三条术语说明一、公司是指“XX有限公司”的简称。二、分子公司是指除XX有限公司以外的XX公司及所属的分子公司。三、企业印章是指具有法律效力的印章，具体指第五条第一款和第二款表中的1、2、3、4项。四、部门章是指不具有法律效力的印章，具体指第五条第一款第5-13项和第二款表中第5-18项。第四条适用范围一、本办法适用于公司、分子公司的所有印章相关的所有活动。二、本办法例外：以下条款均不涉及第五条第一款12、13项和第五条第二款14、15项（即会计科目、会计审核章）印章。2/39第二章印章的分类及数量第五条印章的种类一、分子公司印章种类及明细序号类别部门印章名数量法律效能1公章——XXXX外国语培训学校（公司）1枚具有2财务专用章——XXXX外国语培训学校（公司）财务专用章1枚3发票专用章——XXXX外国语培训学校（公司）发票专用章1枚4合同专用章——XXXX外国语培训学校（公司）合同专用章1枚5法人章——法人名章1枚6部门章财务部现金收讫1枚不具有7现金付讫1枚8银行付讫1枚9会计审核章每人1枚二、公司印章种类及明细序号类别部门印章名数量1公章——XX有限公司1枚2合同专用章——XX有限公司合同专用章1枚3财务专用章——XX有限公司财务专用章1枚4发票专用章——XX有限公司发票专用章1枚5法人名章——刘会琼1枚6部门章行政部再次复印无效1枚7作废1枚8财务部现金收讫1枚9现金付讫1枚10银行付讫1枚11作废1枚12会计科目1组13会计名章每人1枚3/39第六条印章的数量一、印章的数量公司/分校/子公司印章总数具有法律效力印章数量不具法律效力数量公司XX枚XX枚XX枚分子公司XX枚XX枚XX枚二、公司和分子公司的印章数量必须按第六条第一款数量刻制、保存，不得多刻、少刻、错刻。第三章印章的刻制第一节分子公司印章的刻制第七条分子公司企业印章的刻制一、分子公司企业印章的刻制（见附件十四）由所在分子公司行政负责人在取得企业工商营业执照后2个工作日内向公司提出刻制申请，并由分子公司纳入月度工作计划。二、经公司董事长审批通过后，根据有关批准单位核发的证照或批准文件在公安机关办理手续，并必须在公安机关指定的专营单位刻制，刻制的形状和内容必须符合主管部门规定的标准。如当地无特殊要求则按以下要求执行：序号印章名印章内容字体形状规格备注1公章XX公司简化中文宋体圆形直径为4.0cm,边宽为0.1cm如当地主管部门有特殊要求则按当地的要求执行。但文字内容与工商注册时的公司名称一致。2财务专用章XX公司财务专用章简化中文宋体椭圆形4cmX2.7cm,边宽0.1cm3发票专用章XX公司发票专用章简化中文宋体椭圆形4cmX2.7cm,边宽0.1cm4合同专用章XX公司合同专用章简化中文宋体椭圆4cmX2.7cm,4/39形边宽0.1cm5法人名章XXX简化中文宋或隶书或正楷正方形16mmX16mm,18mmX18mm,20mmX20mm第八条分子公司部门印章的刻制分子公司部门印章的刻制（见附件十四）由所在分子公司行政负责人在分子公司负责人审批后2个工作日内提出刻制申请，并由分子公司纳入月度工作计划。第九条必须按第六条第二款的要求刻制，同一名称印章只能刻制一枚，不能刻制其他任何印章。第二节公司印章的刻制第十条公司企业印章的刻制一、公司企业印章的刻制（见附件十五）由行政部经办人员在取得企业工商营业执照后2个工作日内向公司提出刻制申请，并由行政部纳入月度工作计划二、经公司董事长或授权人审批通过后，根据有关批准单位核发的证照或批准文件在公安机关办理手续，并必须在公安机关指定的专营单位刻制，刻制的形状和内容必须符合主管部门规定的标准，如当地无特殊要求则按以下要求执行：序号印章名印章内容字体形状规格备注1公章XX有限公司简化中文宋体圆形直径为4.0cm,边宽为0.1cm如当地主管部门有特殊要求则按当地的要求执行。但文字内容与工商注册时的公司名称一致。2财务专用章XX有限公司财务专用章简化中文宋体椭圆形4cmX2.7cm,边宽0.1cm3发票专用章XX有限公司发票专用章简化中文宋体椭圆形4cmX2.7cm,5/39边宽0.1cm3法人名章XXX简化中文宋或隶书或正楷正方形16mmX16mm,18mmX18mm,20mmX20mm第十一条公司部门印章的刻制一、公司部门印章的刻制（见附件十五）由部门分管领导审批后自行刻制或购买。二、部门印章可在非公安机认可的刻制单位刻制或赎买，刻制形状统一为长方形，规格如下：印章名称印章规格文字行数再次复印无效5cm×1.5cm单行作废3cm×1.5cm单行绝密3cm×1.5cm单行机密3cm×1.5cm单行秘密3cm×1.5cm单行现金收讫3cm×1.5cm单行现金付讫3cm×1.5cm单行银行付讫3cm×1.5cm单行第十二条必须按第六条第二款的要求刻制，同一名称印章只能刻制一枚，不能刻制其他任何印章。第四章印章的移交与备案第一节分子公司印章的移交与备案第十三条分子公司新刻制企业印章的移交一、印章刻制完毕后，重庆所在地分子公司由公司行政部负责人派2名人员（含经办人）前往领取，外省分子公司由所在地分子公司负责人派2名人员（含经办人）前往领取，且须在当日17：30以前（经办人员将印章6/39带回公司10分钟内进行移交）移交给印章保管员。二、整个移交工作重庆所在地分子公司由公司行政部负责人组织，公司行政分管领导当场监督、印章保管员A/B角参与；外省分子公司由具体经办人员组织，分子公司负责人当场监督，印章保管员A/B角参与。三、移交时必须填好《印章印模留样备案表》，（见附件一），所有印章印模统一盖在一张《印章印模留样备案表》上。《印章交接单》（附件四）、《印章管理责任书》（附件三）；表格填写要求如下：1、《印章印模留样备案表》一式三份，一份随印章存入于保险柜，一份留存于公司行政部，一份由公司审计部存档，具体的要求参照第十八条执行。2、《印章交接单》要求当场准确完整的填写完成。填报份数为一式三份，一份与印章存放于同一保险柜，一份留存于公司行政部，一份由公司审计部存档。3、《印章管理责任书》要求当天准确完整的填写完成，填报份数为一式三份，一份由区域公司存档，一份由公司行政部存档，另外一份由审计部存档。四、《印章交接单》和《印章管理责任书》需交回公司存档，按《印章印模留样备案表》的时间要求寄回公司。五、接收人接收到印章完成印模留样后，立即将印章贴上不干胶标签（标签上写明印章名字）放入专用保险柜中的印章盛放专用盒对应的分格内（印章存放专用盒必须在每一分格标明印章名）。第十四条分子公司印章保管人更换时移交7/39一、由印章接收管理人员在公司确定的当日接收。二、印章交接组织人在公司审批新的印章管理人当天，根据第十三条第二款进行组织，组织人员组织移接交人员现场清点印章数量、印章名称、是否与印模相符、《印章使用登记簿》、《印章借出登记簿》无误后，按第十三条第五款和第二十四条第二款要求存放好印章后，立即领取钥匙或修改密码，并准确填写完整《印章管理责任书》、《印章保管员调离/离职交接单》。三、《印章管理责任书》和《印章保管员调离/离职交接单》填报要求：1、《印章管理责任书》参照第十三条第三款第3项执行。2、《印章保管员调离/离职交接单》（见附件五）一式三份，一份由区域公司存档，一份由公司行政部存档，一份由审计部存档。四、《印章管理责任书》和《印章保管员调离/离职交接单》需寄回公司存档的，参照第十三条第四款的要求执行。第十五条移交当日相关人员外出或休假的处理若印章移交当日，遇印章保管人或监交人等需参与印章移交的其他相关人员外出，重庆地区则由公司行政部负责人或行政分管领导立即组织印章刻制人、印章保管人或委托人（原则上为岗位B角）按第十三、第十四进行移交；外省分子公司则由公司负责人或委托人（原则上为岗位B角）立即组织印章刻制人、印章保管人或委托人（原则上为岗位B角）按第十三、第十四进行移交。第十六条外省分子公司印章的备案一、外省分子公司由该公司负责人在交接现场将《印章印模留样备案表》，所有印章印模统一盖在一张《印章印模留样备案表》上。如果印8/39章管理员更换，该公司负责人应在第一时间组织相关人员重新办理《印章印模留样备案表》的交接，并在该公司负责人的监督下现场组织相关人员销毁之前的《印章印模留样备案表》。《印章交接单》、《印章管理责任书》当着现场参与移交人员的面密封好寄回公司。二、所在地公司负责人或委托人在移交当日（超过当地邮局或快递公司下班时间，则在次日9：30以前）安排专人快递回公司行政部备案。三、行政部签收后，作好登记（登记时间原则上以快递公司或邮局的邮戳时间为准）后，打开邮寄回来的印章资料原件，认真审核。核对无误后，按以下细则操作：1、行政部负责人将《印章印模留样备案表》交审计部审核备案；2、将《印章交接单》和《印章保管责任书》经行政分管领导审核确认后，由行政部备案（印章保管员放入公司印章保险柜当中存档），并由行政部负责人将纸质版印章交接单呈报董事长补签。3、行政部印章管理员填写《印章备案登记表》（附件十）四、审计部做好审查备案工作。1、审计部收到行政部交来的《印章印模留样备案表》须立即进行核对，无误后复印《印章印模留样备案表》，并当着行政部的面将原件封存后存档，并标明“原件”并密封。复印件由审计部指定专人保管。原件在未经过董事长审批不得开启，复印件用于印章的检查等方面使用。2、审计部将《印章交接单》、《印章保管员调离/离职交接单》存档原件分类统一保存在专用档案柜内。五、外省分校印章管理员在印章备案完成后填写《印章备案登记表》（附件十）9/39第十七条分子公司印章的启用分子公司印章在完成交接手续后，正式启用。第二节公司印章的移交与备案第十八条公司新刻制企业印章的移交一、印章刻制完毕后，公司行政部负责人派2名人员（含经办人）前往领取，且须在当日17：30以前（经办人员将印章带回公司10分钟内进行移交）移交到公司印章保管员。二、整个移交工作由行政部负责人组织，行政分管领导当场监督、印章保管员A/B角参与。三、移交必须填好《印章印模留样备案表》（见附件一），所有印章印模统一盖在一张《印章印模留样备案表》上。《印章交接单》（附件四）、《印章管理责任书》（附件三）；表格填写要求如下：1、《印章印模留样备案表》一式二份，一份随印章存入于保险柜，一份由公司审计部存档，具体的要求参照第二十四条执行。2、《印章交接单》要求当场准确完整的填写完成。填报份数为一式三份，一份存放与印章存放保险柜，一份由公司行政部存档，一份由审计部存档。3、《印章管理责任书》要求当天准确完整的填写完成，填报份数为一式二份，一份交公司行政部存档，另外一份交审计部存档。五、接收人接收到印章完成印模留样后，立即将印章贴上不干胶标签（标签上写明印章名字）放入专用保险柜中的印章盛放专用盒对应分格内（印章存放专用盒必须在每一分格标明印章名）。六、《印章交接单》必须有编号，编号原则根据《行政后勤类资料10/39（档案）收集、整理、备案、保存及销毁》管理办法执行；每年1月10日前由行政部印章管理员把分子公司与公司的所有《印章交接单》按照编号统一整理成册并存档。第十九条公司新刻制部门印章的移交一、印章刻制完毕后，经办人前往领取，且须在当日17：30以前（经办人员将印章带回公司10分钟内进行移交）移交到各部门文员处。二、整个移交工作由行政部负责人监督。三、移交必须填好《印章印模留样备案表》（见附件一），所有印章印模统一与公司印章盖在一张《印章印模留样备案表》上。《印章交接单》（附件四）、《印章管理责任书》（附件三）；表格填写要求如下：1、《印章印模留样备案表》一式两份，一份随印章存入于保险柜，一交由公司审计部存档，具体的要求参照第二十二条执行。2、《印章交接单》