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1秘书基础复习资料第八章调查研究一、调查研究的含义(掌握)调查研究就是通过一定的途径和方法,对客观事物进行观察和了解,以获得关于客观事物的各种信息资料,在此基础上对获得的信息资料进行科学处理,从而获得关于客观事物规律性的认识。二、调查研究是秘书人员的重要职责(了解)1、调查研究是获取信息、了解情况的重要手段。2、调查研究是协助领导贯彻党的方针政策的重要环节。3、调查研究是辅佐领导科学决策的基础。三、秘书部门调查研究工作的特点(了解)调查研究课题的综合性、调查研究成果的政策性、调查研究工作要求的时限性。四、秘书人员要练好调查研究的基本功(了解)注意积累、减少调研的“量”;积极优化职能环境;努力练好进行调研的基本功。五、秘书调查研究的一般程序(熟记)秘书调研的一般程序包括准备阶段、调查阶段、研究阶段。1.准备阶段(1)明确目的,确定项目;(2)掌握知识,初步研究;(研究内容包括①有关被调查对象的理论、政策;②有关被调查对象的业务知识;③有关被调查对象的历史资料)(3)确定范围,选好对象;(4)制订计划,拟出提纲;(5)组织力量,适当集训。2.调查阶段中心任务就是收集信息资料。3.研究阶段⑴审核、补充材料此项工作的中心是“去伪存真”。⑵修整加工材料此工作的核心是统一口径、标准。⑶摘要;⑷分类;⑸运用演绎、归纳、对比、分析,总结提高,上升为理论观点,求得结论。六、调查研究中常用的调查方式(熟记)一般说来,调查研究的类型大体可分为两类,一类是普遍调查,一类是非普遍调查。普遍调查主要用于对调查对象进行全面调查,用人多,时间长,费用大,如人口普查、土地面积普查等。秘书部门一般不采用这种方法,而多采用在一定范围内,选取部分调查对象进行的非全面调查方法。具体可分为:1、典型调查:即在被调查对象总体范围内选择具有代表性的特定对象进行调查。如“麻雀虽小,五脏俱全”,解剖一例,可知其他。优点是调查范围小,耗时少,使调研内容更加细致。缺点是①选择典型时易受调查者主观倾向的影响;②典型所代表的总体范围和调查结论的适用范围不易确定;③典型调查对社会现象的本质认识常会是不完善的。运用典型调查的关键,在于科学地选准典型。2、重点调查:是指就某一专门项目,选取一定的较小的范围进行的深入调查。如核实某一问题、统计数字,调查某一产品质量,处理某一案件等。3、抽样调查:即从调查对象的总体范围内,抽取一部分样本,并以样本特征值推算总体特征值的一种调查方法。种类:一是随机抽样调查,如卫生情况调查;二是整群抽样调查,如调查汽车驾驶员的情况;三是定额抽样调查,如广播台了解听众对节目的反映。2抽样调查时一种比较科学、经济而又能得出量的统计的调查方式。物价调查、产品检验、民意测验等,通常采用抽样调查法。4、综合调查:即对调查对象运用多学科知识进行的多角度的调查。其目的是在于掌握事物全局和各个部分的联系。宏观的调查常采用这一方法。如:一个市的领导机关要制订发展规划。七、调查研究中常见的调查方法(熟记)1、个别调查:是一种对“人”的调查,即通过对被调查者个别交谈来了解情况。这种调查方式简便易行,并利于保密。采用这种方式要注意:(1)选好调查对象。通过事前了解,选择能提供所需材料的知情人。(2)注意方式方法。要做好谈话对象的思想工作,使其消除各种思想顾虑,提供真实材料。要尊重对方,防止审讯式的讯问。个别调查常用于提供线索、探讨问题,所得的材料通常只作参考,数据性资料必须核实后才可使用。2、开调查会:即召集多个访谈对象、深入地探讨要调查的问题。采用这种方式,访谈对象相对集中,访谈的内容因相互启发而得到补充和深入。访谈者需要注意的是:(1)开调查会前,要确定好参加的人数,参加者应是真正了解情况并敢于讲真话的人。人数一般以三五人或七八人为宜。(2)要事先通知,让与会者明确调查的内容和目的,以便有所准备。3、现场观察:这是获取直观认识的一种调查方法,常与口头、书面调查结合起来进行。如高层领导下基层。4、收集书面材料:在决策性、理论性、历史性的调查中,常采用此方法。5、统计调查:运用统计原理和方法,收集各方面的数据资料,并进行数量分析,可以研究社会现象发生发展的规律、趋势,验证说明社会现象的理论假说。其优点是使调查数量化、精确化。通常采用统计报表的方式收集。统计调查偏重于定量分析,可谓“见数不见人”。如:产值、产量、劳动生产率的升降,职工工资的变化、物价指数的变化等。6、问卷调查:是一种书面调查,是以卷面形式提出若干固定的问题来询问对象,让询问对象填写。其优点是经济节约,适用于大范围的调查,同时问题明确,答案标准化,易于统计和电脑分析。问卷调查的基本方式是设计标准化问题,印发或邮寄给被调查者,用×或?进行回答。所提出的问题,设计必须明确。其缺点是内容不够灵活,无法了解更深层的问题。国外的通信调查,如电话调查,也属于这个范围。八、几种新颖的调查方法(熟记)1.头脑风暴法简称BS,是一种创造性思维方式。原则:气氛融洽轻松,与会者可不受任何限制,充分发表意见,不相互指责。2.哥顿法也是启发创造性思维的一种方式。通过会议的形式让大家提方案,但具体目的只有主持人才知道。3.特尔斐法(专家调查法)要向有关专家以函询形式分别提出问题,然后将回答的问题进行综合、整理,再匿名反馈给各专家,再次征求意见,如此多次反复循环,最后得出一个比较一致的意见。特点:①匿名;②反复反馈;③收敛。九、调查与研究的关系(熟记)调查是指运用各种方法和手段,了解掌握客观世界的各种实际情况;研究3是指对调查所获得的材料,以辩证唯物主义的认识论和方法论为指导,进行科学的分析与综合,从而找出事物发展的规律,用以指导人们改造客观世界的活动。调查是研究的前提,研究是调查的深化发展,没有调查,分析研究则是“闭门造车”,或者成为“空中楼阁”。通常情况下,两者互相渗透,密不可分,呈交替、结合进行状态:调查之前、之中和之后,均有研究;而分析研究过程中又往往需做补充调查。十、分析研究的过程和要求(掌握)1.分析研究的过程分析研究的过程,实质上是将调查来的材料加以“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的过程。2.分析研究的要求⑴要高屋建瓴在分析研究的过程中,要对调查所得的材料站在较高的角度去“俯视”⑵要客观把握在分析研究的过程中,必须树立实事求是的观点,一切从实际出发,做到“不唯上,不唯书,要唯实”。⑶要注意创新在分析研究的过程中,要注意防止静止的观点和僵化的思想。要注意发现别人尚未发现的东西,把原则的坚定性和策略的灵活性结合起来,敢于提出新见解。⑷要判断风险在分析研究的过程中既要解放思想,敢于创新,又要脚踏实地,判断可能出现的问题。十一、分析研究的几种方法(掌握)1.归纳演绎法运用逻辑推理的思维形式进行分析判断。2.矛盾系统分析法3.联系对比分析法纵向比较法肯定成绩,横向比较法找出问题与差距4.定性定量分析法定性分析法也称经验分析法,如特尔斐法。第十章信访工作信访工作是密切联系群众的重要渠道,是获取决策性信息第一手资料的重要途径,主要分为处理来信和接待来访两方面。一、信访事项的处理(熟记)1、对信访人的基本要求①依法信访,合理要求;②实名制;③守法有序2、信访工作的基本要求①及时登记交办(县级以上人民政府信访工作机构收到信访事项,应当予以登记,在15日内归口办理);②书面答复(不能当场答复的,15日内书面告知信访人。信访人姓名、住址不详的除外);③保护信访人;④受理单位不得推诿;⑤特事特办;⑥回避原则;⑦调查取证;⑧分别处理;⑨60日办结(按规定,信访事项应自受理之日起60日内办结,情况复杂的,延长期不得超过30日);⑩问责制度。二、处理来信的主要程序(熟记)1.签收登记认真做好所有信函的登记,登记内容包括编号、收件人单位姓名、来函单位名称、时间等。42.拆封整理及时拆封,沿信封边线或底线剪开,保持信封邮戳完整。按照来信的轻重缓急排好顺序,对随信寄来的照片、证件、现金、票据等物品要认真登记,妥善保存。3.阅函加注阅信要集中精力,认真阅看。保护好原信,不随便圈点、涂抹。在文件处理单上摘要登记,写明来信的主要问题,涉及的人员和时间地点。4.分送办理应根据单位的大小、领导的分工、来信的要求和重要程度等采取不同的处理方法。5.及时督办县级以上人民政府应及时督办,并提出改进建议。收到改进建议的行政机关应当在30日内书面反馈情况;未采纳改进建议的,应当说明理由。三、处理来信的主要方法(熟练掌握)1.转办反映一般性问题的来信,按照负责、归口办理的原则,转交具体的责任单位或有关部门处理。如果问题涉及几个单位,按主要问题的责任单位转办。2.函转读内容及反映的问题比较重要的来信,要将来信摘录,经主管领导审定后,以函的形式转交下级单位和有关部门处理。3.批转对反映的问题较重要,或内容不宜扩散的,经主管领导审核后,直接转送下级单位或有关部门的主要领导。4.直送对领导私人信函、知名人士来信、秘密信函以及内容重要、文字简洁的来信,直呈领导。5.摘报对内容重要但文字过长、表达不清的来信要整理归纳摘录要点,呈报领导。6.自己处理读一些可以直接处理的来信,或领导交办的来信,按照领导的意图直接协调解决,并答复来信人。7.不处理对于一些没有意义的来信,如反映的对象无单位、地址、姓名,无从查处,或有关单位已经做过适当处理有明确答复的,或断定为精神病患者的信不必处理。四、处理来信的要求(熟记)1.及时拆封2.详细阅读3.认真登记4.准确交办5.妥善处理五、来访的处理(熟记)1.接待来访的基本程序(1)接待:主动打招呼,让座位,问清姓名、身份、单位和事由,不能让来访者感到门难进、脸难看、话难听、事难办。(2)登记:详细登记来访者的姓名、身份、单位、来访次数、来访时间、人数和问题性质等基本情况,倾听所反映的主要问题。(3)接洽:集中精力倾听来访人的陈述;尽可能详细地做好记录;认真询问弄清问题;明确告知来访者要对反映情况的真实性负责;向来访人确认所反映问题的主要内容,核对记录;向来访人索要书面材料;告知来访人有关的政策和处理程序。(4)处理:对来访人反映的情况要依据政策,坚持原则,按照程序,遵从制度来办理。(5)立案:重要的问题应根据立案标准立案查处。(6)反馈:形式①了解沟通;②书面反馈;③听证;④公示;⑤分析总结。2.接待来访的基本要求5(1)热情友善本着全心全意为人民负责的原则,热情礼貌接待来访者(2)坚持原则沉着冷静,实事求是,不随便许诺,不做违反政策的事(3)耐心疏导多做说服疏导工作,为缓解消除矛盾奠定基础(4)严肃认真对反映的情况要认真办理,严肃谨慎,不能推诿拖延(5)高度负责(问责制)不推不拖,不掩盖问题,态度不简单粗暴第十一章日常事务一、处理信件的大致步骤(熟记)秘书部门处理日常信件,大致步骤为:分拣、拆封、分送、阅看、登记、复信、查对、寄发。二、处理信件的一般要求(掌握)1.分拣秘书部门要将每天会收到的大量邮件分拣成四种类型:①电报;②信函、通知;③印刷品、包裹;④报纸、杂志。秘书主要是处理办理公务的电报、信函、通知类。私人信函、报纸杂志及包裹,只需准确地分送有关部门或人员即可。2.拆封秘书不能拆开写明亲启或标有机密记号的信件,除非被授予这种权力。如果被无意拆开,应立即封上信口,并在信封上注明误拆,签上拆信者的姓名,尽快地交给收信人。秘书拆信时注意不能损坏信封内信笺和其他内附件,取出信笺后,再检查一下信封内有无遗漏(如单据、照片等),并对照信上注明的附件进行查对,如有缺少,应在信笺上注明。信笺应平整铺开,连同附件一起钉在信封上。信封不能丢掉,以免有粗心的来信者不写回信地址或来信连信封上也未标明地址,只能从邮戳上查明来信的地名。秘书还应在信封上注明收到的日期。3.分送秘书要将已分拣好的信件,分送到各有关部门和有关人员手中。重要的电报和信件应放在其他信件上面,以便收信人先行阅读。4.阅看有些秘书受权替领导阅看信件,并注出信件中的重点部分。秘书可用红笔或铅笔画出信件中重要句子,或在信末、页边空白处写明要点。秘书还应提供给领导复信时必要的参考材料,包括已归档的来往信件。
本文标题:秘书基础复习纲要
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