客服部突发事件应急处理预案

客服部突发事件应急处理预案编号：SCKJ-YJYA-2018-I名称签署日期编制客服部审核运营部审批□部门负责人□分管领导□总经理制修废记录版次章次修订修订详情第一版2018年7月修订日期：2018-7-1即日起生效：2018-7-30目录一．总则........................................................1二．情绪激动类......................................................1（一）类型定义...................................................................1（二）处理方法...................................................................1三．人身安全类......................................................2（一）类型定义...................................................................2（二）处理方法...................................................................2四．财产损失类......................................................3（一）类型定义...................................................................3（二）处理方法...................................................................3五．系统故障类......................................................3（一）类型定义...................................................................3（二）处理方法...................................................................4六．紧急应变处理程序件..............................................5（一）类型定义...................................................................5（二）处理方法...................................................................5（一）客户发生摔倒、生病等情况时...............................................5（二）顾客突发死忘——现场.....................................................5（三）顾客突发死忘——家属闹事.................................................5（四）炸弹、投毒恐吓等.........................................................6（五）办公场所发生打架、偷窃、抢劫等情况.......................................7（六）闲杂人员借事滋事.........................................错误!未定义书签。（七）火警的处理程序...........................................错误!未定义书签。（三）电气故障的处理程序.........................................................7八．成员名单及电话号码..............................................8（一）联络人.....................................................................8（二）紧急应变外部联系通信录.....................................................8九．营业厅常务物料..................................................9（一）药品.......................................................................9（二）维修工具...................................................................9十．附则...........................................................10客服部应急突发事件处理预案文件编号：SCKJ-YJYA-2018-I页号：第1/10页版号：A/0一．总则为提高服务对应急事件的应对能力，最大程度地预防和降低服务应急事件所造成的损失及影响，保障企业、员工和客户的切身利益，结合实际情况，基于《服务应急事件处理指南》编制客户中心服务应急事件处理指南。事件类型主要包括情绪激动类、人身安全类、财产损失类、系统故障类等。二．情绪激动类（一）类型定义在服务过程中，由于客户的诉求（包含合理与不合理）没有被及时满足，或对相关的产品与服务存在较大异议，导致客户情绪激动，甚至大声吵闹与辱骂。主要包括客户要求立即办理相关业务、对产品、企业员工、企业有异议、退货退款、服务等强烈地表达不满的行为。（二）处理方法1、服务人员应保持平和的心态与平稳的情绪，避免被客户的情绪感染，同时请客户到相对不会影响正常工作的场所进行沟通。2、对客户给予充分理解，真诚聆听，不要打断客户说话，让客户把情绪发泄出来。了解客户不满的原因、客户的需求和期望，以便客户宣泄后，我们能切中要害、抓住关键点处理问题。3、安抚客户的情绪，首先向客户致歉，“对不起，由于我们的纰漏给您带来不便，同时也感谢您指出我们工作中的不足。”4、分析客户诉求内容，如客户诉求与我司工作原则或法律规范相违背的，需将产品或者服务的细则要求，特别是客户误解的地方，加以详细阐述，让客户了解到无法处理的原因，并提供其它办法以解决客户的诉求。5、如客户的诉求是由于我司原因或无法履行服务承诺或在服务承诺时间内但仍不能满足客户需求造成的，应说明我们工作中的困难，使客户了解到我们的难处，寻求对应的负责人协调进行，并表明我们会尽量安排解决客户反映的问题。客服部应急突发事件处理预案文件编号：SCKJ-YJYA-2018-I页号：第2/10页版号：A/06、如果客户仍然不能平静，甚至情绪更加激动，其他在场同事应协助安抚并立即将情况上报上级领导，部门经理等寻求协助，并表明“我们也是为了解决您反映的问题，请您先平静一下，我们再看能为您做些什么”（如升级到人身攻击则参照第三章人身安全类的处理方法）。7、理性地为客户制定解决方案和建议，减少客户的偏见，征询客户意见。并主动将解决方案对客户的好处告诉客户，主要站在客户的角度从安全方面切入，让客户同意并满意我们的解决方案。三．人身安全类（一）类型定义在往返工作途中或服务现场，由于各种原因导致服务人员身体本身的安全受到威胁。主要包含交通事故、动物咬伤、限制人身自由、涉嫌人身攻击的行为（掴掌、殴打、纠缠、投砸等）。（二）处理方法1、当工作人员发生人身安全类的应急事件时，应尽量保护好自己，避免发生二次伤害。（1）非客户直接原因造成工作人员受伤的（包括交通事故、动物咬伤、工作受伤等），工作人员应紧急采取自救措施，及时电话告知职能线负责人，并到医院接受治疗（交通事故拨打110报警求助）；（2）上门服务过程中遇到客户进行人身攻击，劝说无效的应立即撤离到安全的地方，及时电话告知上级和职能负责人，拨打110报警处理，如有受伤应到医院接受治疗；（3）在办公场所发生人身安全类事件时，其他当班同事及时通知职能负责人、部门负责人或主管领导，在保证自身安全的前提下应立即上前劝止，劝止无效时可拨打110报警处理。如客户不听劝阻，继续施行伤害行为，客服人员应优先确保人身安全，如现场情况允许，将发票、现金等其它贵重物品收好锁于保险柜内或随身携带，然后撤出办公场所，在安全人多的地方监视施害人的行动。2、职能负责人、部门负责人及时跟进了解情况，并报告分管领导，慰问受伤工作人员。3、职能负责人或相关负责人跟进后期处理，收集保留相关证据，了解事情经过，由工客服部应急突发事件处理预案文件编号：SCKJ-YJYA-2018-I页号：第3/10页版号：A/0作人员的原因造成与客户冲突的，应向客户登门致歉。如由客户原因造成的冲突，应视员工的意愿，是否采取措施进行法律维权。4、职能负责人将有关情况向公司主管服务部门作书面说明，视事件的严重程度抄送总经理。四．财产损失类（一）类型定义在客户服务过程中，由于公司或客户的财物遗失、被盗、损坏而造成财产意外损失。主要包括工作中客户物品意外损坏、办公场所或客户物品遗失或被盗等情况。（二）处理方法1、公司私有财产或现金发生遗失、被盗、损坏时，工作人员应保持冷静，沉着处理。（1）快速对财产、现金损失原因进行初步查找分析，上报主管领导说明情况；（2）查看监控录像，当天监控视频应截取并保留备查至处理结束或事件发生后30天；（3）损失数额超5000元，应即时拨打110报警处理，并做好现场保护或进行拍照取证；（4）财务室负责人或职能线负责人迅速到位，跟进财产、现金损失事件，损坏或遗失的物品应及时维修或补充，避免影响业务的正常开展。2、客户财物遗失或被盗时，首先表明自己愿意协助寻回财物，安抚客户。（1）表明立场，自己愿意帮助客户寻回财物，建议客户回想物品放置地点，同时查看监控，确定是否在我方办公场所遗失；（2）核对双方在工作过程中所经过的地方，是否与遗失或被盗物品有可能存在交叉；（3）暂时无法查明原因的，上报主管领导，并报警寻求帮助。五．系统故障类（一）类型定义由于电脑故障、停电、或网络故障等原因，无法利用系统查询资料、办理业务，或无法提供热线服务等系统故障。客服部应急突发事件处理预案文件编号：SCKJ-YJYA-2018-I页号：第4/10页版号：A/0（二）处理方法1、由电脑故障、网络故障等原因造成业务受理系统运行缓慢或出现死机现象时，向客户说明原因，寻求客户谅解，进行相关疏导分流，并立即向职能负责人报告。（1）向客户说明原因，马上进行抢修，请客户谅解；（2）马上通知服务中心相关人员处理；（3）针对充值业务可以通过网络自助端口业务进行客户疏导分流，新开业务可先签订相关协议，资料录入工作待系统修复后补录。其他客户则请其耐心等候或留下联系方式，待系统修复后通知其再到我司办理或通知其改天再来办理；（4）若维修的时间超过30分钟，需向客户说明情况，征询客户意见，是否继续等候，还是改天再来。2、办公场所紧急停电时，应立即通知综合物业管理部，要求协助解决；同时启动人工受理程序，客服人员向客户解释；作好客流疏导安抚工作。（1）向客户说明原因，现正在发电处理；（2）马上上报领导，并通知物业维护处理,同时，需通知到客服中心，告知停电情况，并由客服中心引导客户稍等或者后期再约时间办理相关业务；（3）若停电时间超过30分钟，仍未恢复供电，需向客户说明情况，征询客户意见，是否继续等候，还是改天再来。3、服务热线系统出现故障时，无法接入电话，应并立即报告组别负责人，并报信息中心维修。（1）