XX汽车集团有限公司合同管理制度

XX汽车集团有限公司合同管理制度一总则第一条为维护集团合法经济利益，加强合同管理，促使承办人员自觉地依法签订合同，严格履行合同，实现集团对合同的规范化、程序化管理，根据《民法通则》、《经济合同法》，并结合集团的实际情况制定本制度。第二条各单位、主管部门、承办人员在遵守国家有关法律、法规的情况下，严格按照本制度，对合同进行全面管理，并接受集团的监督、检查。第三条合同管理实行“统一归口、分级管理”的办法，集团各部门对合同的管理集中向总裁负责。二合同管理机构第四条合同由集团总裁办公室合同管理员归口管理，在各有关部门设置兼职合同管理人员，并由集团总裁办公室合同管理员负责业务指导与监督；各经办人员具体负责各自授权范围内合同的签订、履行等工作，并对集团负责。第五条集团总裁办公室的主要职责：1、草拟和完善合同管理制度，并督促各单位、部门的具体实施。2、为集团各单位业务人员签订合同提供法律咨询、业务指导，对不符合要求的合同条款进行修正，必要时参加合同的签订工作。3、对合同进行法律审查，审查合同条款是否合法、明确、完整、规范，并监督检查其履行情况。4、负责建立集团的合同统计台帐，对兼职合同管理人员进行监督、考核。5、协助各部门经办人员处理合同纠纷，办理有关合同的签证、公证、协商、调解、仲裁、诉讼等有关事宜。第六条兼职合同管理人员的职责：1、负责建立本单位、部门合同审批单。2、在合同履行过程中，发现问题应及时报告部门负责人、经办人、集团总裁办公室，认真分析、解决。3、合同管理员将合同履行情况根据需要交本单位、部门负责人、总裁办公室主任，并上报总裁阅知。三合同的签订第七条订立经济合同的双方应当遵循平等互利、协商一致的原则。第八条合同必须由集团法定代表人授权的委托代理人在其授权范围内签订。1、集团各部门的负责人或法定代表人指定的人员经授权即为签订合同的委托代理人，这些人员在对外签订合同时，必须对集团及授权人负责。2、代订合同，必须事先取得委托人(法定代表人)的委托证明，表现为授权委托书。但经办人员依法持有单位的业务介绍信，也视为享有代理权。3、有关经办人员未经授权不得擅自以委托人的名义与其它单位签订合同，也不得超越代理权或以委托人名义又与自己所代理的其它单位签订合同，否则应当对因此造成的损失自行负责。第九条合同代理人在签约前，应当对对方主体资格、资信情况和履行能力进行认真的审查，不可盲目草率。1、对方是法人的，要看是否依法取得营业执照，参加签订合同的人是否是该法人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人，前者应出示法人代表证明书等身份证明，后者除授权委托书外，应出示本人身份证明，注意审查授权委托书的内容、权限范围、有效期限。对方是其它经济组织，要看是否有工商机关依法核准登记的证明材料。2、要审查签约对方的注册资金、经营能力，以保证集团合同的正常履行。3、在签约前，还应当调查了解对方当事人的经营状况、商业信誉等与合同有关的事项。第十条合同主要条款包括：1、标的(指货物、劳务、工程项目等)。2、数量、质量。3、价款或酬金。4、履行期限、地点和方式。5、违约责任。6、法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款以及当事人一方要求在合同中必须规定的条款。第十一条合同文书要使用统一文书和经工商部门监制的规范文书，也可以经批准在一定范围内使用标准合同，如需要临时起草的，比如协议书，在起草时主要必备条款不能遗漏，语义要明确、完整，各条款书写要清晰。第十二条在审查合同时，主要集中在合同的可行性、合法性、效益性三方面。1、可行性审查。要看签订合同是否有计划，是否属于管理权限和业务分工范围内的。2、合法性审查。要看签订合同是否有法律依据；合同必备主要条款是否完整，是否符合国家有关法律、法规和企业有关制度规定的要求。3、效益性审查。要审查合同将来履行后能否给集团带来预期的经济效益。第十三条各部门签订合同、协议时，必须经过评审(具体程序按合同审批单进行，见附表)。1、各类经济合同或协议（除销售合同外），均需按以下程序办理审核、审批。（1）经办人在确认对方资信度、履约能力等的基础上认真撰写合同文本有关条款，并填写合同审批单上有关内容；（2）经办部门负责人审核后，交由相关部门、财务控管部、主管总监依次审核，各审核人员必须提出明确的审核意见，即可行或不可行，不可行的应提出存在什么问题等具体情况，不可只签署姓名；（3）经办人根据以上审核人员所提出的意见对合同条款进行修订。（4）修订并经确认后的合同交总裁审批；（5）合同管理员对审批并按修正要求修订后的合同文本进行核实，并对修订情况进行确认。确认后方可加盖合同专用章或集团公章。2、集团销售合同按以下情况进行评审：（1）凡金额在100万元以上的销售合同、其它有特殊要求的合同，需按合同审批单中程序进行（见附表）。（2）除第（1）中所列合同以外的销售合同，最终审批人为营销总监。四合同的履行、变更和解除第十四条合同签订后，正本由总裁办公室合同管理人员及时入帐登记、编号、归档，各部门根据需要保存合同副本。在合同生效后，由经办部门或经办人员负责根据合同要求履行。第十五条在采购合同履行过程中，经办人如果发现对方发货数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定及合同约定的，合同经办人员应当立即向对方提出书面异议。在销售合同履行过程中，各销售员应严格执行现行销售政策和有关制度，发挥主观能动性、积极性。第十六条经办人如果发现使合同难以履行的重大问题，应当及时向该部门负责人汇报，由该部门负责人作出相应处理意见，经总裁核准后执行。第十七条如因我方不能履行或不能完全履行时，合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系，协商修改或中止合同，并限期答复以免影响信誉，给公司造成经济损失。第十八条如果对方当事人要求变更、解除合同的，应当在确保我集团合法权益不受侵犯或受到的损失得到补偿的前提下慎重研究，妥善处理。经办人应将合同的变更或解除情况通知总裁办公室合同管理人员及时登记入帐。第十九条合同的变更或解除，按照平等互利的原则，经双方当事人协商同意。其通知或协议应当采取书面形式，以便有据可查。第二十条合同管理员对合同履行情况进行跟踪，督促经办人员及时履行合同，对已经变更或解除的合同，在登记台帐上注明变更、解除原因及其内容。第二十一条应收帐款应以销售员自清的原则，对应业务总监是第一责任人。第二十二条各经办人员与业务总监密切配合，针对不同情况进行清理，以尽快使合同得以完全履行。1、经办人员应经常与用户核对帐目，凡有应收帐款的单位，每年出具对帐单或还款书面计划不得少于一次。2、该求助于法律的，经办人员应主动书面提出，并提供相关书面资料(如合同、发票、收款单、还款计划等法律凭证)。3、债务人无力偿还，又面临破产、歇业的可能，经办人员应积极采取措施，如以货抵款，手续做到合法、齐全。与有关大的企业，可签订财产抵押协议，以免造成不必要的损失。4、对新发展的用户，做到带款提货，有关老用户做到前款不清，后货不发。五合同纠纷的处理第二十三条因合同产生纠纷的处理，应本着“以事实为根据，以法律为准绳”的原则，一般按照“协商、调解、仲裁或起诉”的程序进行，以自行解决为基本方式，并且在维护集团合法权益的基础上，考虑双方今后的业务往来情况，给予妥善解决。第二十四条合同协商、调解活动由经办人或经办人所在部门派人协助其进行。第二十五条合同纠纷自行协商，调解不成，凡需要申请仲裁或诉讼的，由该合同经办人或经办部门提出书面意见报请部门主管总监审核，总裁审批同意，授权承办人协助集团总裁办公室有关人员进行仲裁或诉讼。第二十六条合同纠纷处理完毕，合同经办人员以及合同管理员对纠纷处理的全过程形成书面材料向部门负责人或总裁汇报后与合同统一存档备查。六合同专用章管理第二十七条合同管理人员严格执行印鉴保管使用方面的管理制度，未经合法程序签订和未经评审的合同，不得盖章，否则承担相应责任。第二十八条合同管理员针对无合同审批单的合同或协议的盖章，必须建立用印登记并经有关领导审批后方可盖章。第二十九条合同管理员不得以任何理由将印章外借。如必须把空白合同和合同专用章带去的，要对合同进行编号，予以登记。结束后，应及时将合同以及印章及时收回。第三十条为了维护集团的形象和声誉，对外签订的合同、协议，一律使用合同章(或集团章)，绝不能出现盖部门印章的现象（人力资源部与员工签订劳动合同可以用人力资源部部门章代替），否则集团不予以承认，由此造成的损失由该部门及相关人员承担。第三十一条集团总裁办公室定期或不定期对合同专用章的使用情况进行清查，以免造成印章使用不当现象的发生。七合同的台帐、归档第三十二条合同协议签订后，专兼职合同管理员应分类设立台帐，要求确实反映符合合同签订、履行、变更和解除以及结算等情况。合同类型包括：采购合同、销售合同、进口合同、经营合同、担保合同、其他业务合同等。第三十三条各台帐应包括合同编号、合同类别、双方签约人、价款、合同标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等(见附表)。由于销售合同履行期限长以及经常变更等特点，营销中心可以根据本部门实际情况、特点，在利于管理的情况下设置管理台帐。但该部门合同管理人员在每季度前十天内将前季度的合同履行情况统计交集团总裁办公室合同管理员，以便建立统计台帐。第三十四条各合同管理人员在建立台帐的同时，合同评审单以及合同履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证，应登记编号，保存备查。第三十五条本制度由集团总裁办公室负责解释。第三十六条本制度自下发之时起执行。合同审批单合同编号：合同双方甲方：合同种类乙方：合同标的价：万元经办人合同时段：自年月日至年月日合同内容经办人：经办部门意见相关部门意见财务意见主管总监审核总裁审批备注