企业文件管理

企业文件管理第一节：文件管理1．管理办法2．文件宣贯3．执行检查1．管理办法1.1文件接收联想通常以邮件的方式向维修站发送文件，同时会在网络家园上公布所有发放文件目录。维修站应指定专人负责文件的接受工作，保证及时收到联想发放的文件，如果发现网络家园上有文件目录而没有收到文件，有可能是邮箱传输的问题，请立即向大区索取文件。1.2文件保管维修站要在固定电脑上建立文件夹将所接受文件分类管理。分类办法由维修站自行决定，以能方便、快速查出为原则。但为便于宣贯、传阅，建议维修站对重要文件打印并根据类型登记存放，并由专人负责管理。（见附件1.1）1.3文件借阅借阅文件要履行登记手续，以避免文件丢失。（见附件1.2）1.4文件回收或销毁站长负责对过期或作废文件统一回收或销毁，以防止文件泄密。1.5文件的升级如果出现新文件的内容替换旧文件的内容，必须将旧文件回收并销毁，在文件目录上注明是那个文件替换，保证站端是按照最新的文件执行。2.文件宣贯2.1文件理解对新发放的文件，在宣贯前相关业务负责人要确保对文件精神有正确的理解；如在理解上有疑义，可和联想渠道专员沟通。2.2及时宣贯维修站应通过管理例会或晨会向全体员工宣贯文件精神，并将文件要求及时落实到工作中去。2.3内容讨论在文件宣贯中要引导员工讨论；对重要文件的宣贯，相关负责人可事先准备几个主要问题，在讨论结束后向员工提问，考察员工的理解程度。2.4明确职责对文件要求精神，在宣贯时要明确具体执行办法和负责人。3.执行检查3.1文件管理工作检查建议站长及主管除了日常通过调阅文件考察文件管理员的工作效率外，每月定期检查一次文件及各种记录是否齐全、有效。3.2文件宣贯效果检查相关业务负责人在文件宣贯后一周内，通过抽查或交流的方式检察员工对文件要求内容的理解程度；如发现员工对某些问题存在多数理解有误时，应在晨会上及时加以纠正。3.3文件执行效果检查文件宣贯后，要充分把握责任人对新要求的理解程度和以往工作惯性，根据重要性定期检查其执行情况，直到符合文件要求为止。附件1.1文件登记目录文件类型：文件管理员：文件编号文件名称归档日期备注附件1.2文件借阅登记表文件名称节约日期借阅人签名归还日期归还人签字第二节：技术资料管理1．管理办法2．效果检查1．管理办法1．1技术管理职责技术主管总体负责对站内技术资料、大区及本部下发的资料、信息通报进行归档保管，其中电子版文档由技术支持负责管理、规划发布方式。站内必须指定一台计算机为文件服务器。保存电子版技术资料。物理版资料由技术主管、或指定资料管理人员专人负责。1．2资料管理技术资料必须更新及时，并且技术主管要技术指导工程师认真学习。历史资料要便于工程师查询使用，下发给工程师的光盘、手册、工具应定期核对，确保没有丢失。开辟专用区域作为“技术栏”摆放纸质文档资料，方便工程师阅读。新增技术信息应及时通知维修工程师关注，可以用板报的形式通知大家去阅读。资料摆放应固定，并制作资料目录以备查阅（目录格式参见附件2.1）本部下发物理版资料（光盘、手册）时会在网络家园上通知维修站准备接收，技术主管应在接到通知后两周内反馈接收情况，如仍未收到，应立即向大区反映。1．3资料分类管理办法电子文档：如技术工程信息通报、产品技术资料、维修指导手册、技术操作规范、技术直通车等，应分类保存在不同目录中，便于查询并通知给工程师本地及《网络家园》中查询资料的方法;除在计算机中备份、存档建立共享文件外，还要打印至少一份纸质文档教育技术主管(或资料管理员)保存，以便工程师阅读、学习。光盘资料：注意进行复制、备份，建立光盘目录，如果发给工程师，要有发放纪录，并定期了解使用情况，如有损坏，及时更新。书籍手册：如LCSE教材由专人统一保管，工程师可以自由借阅，建立资料目录，和借用纪录。1．4借阅登记借阅技术资料要履行登记手续，以避免丢失。（见附件2.2）2．效果检查2．1管理员工作检查站长或技术主管要每月检查一次资料管理员是否严格执行上述所属的资料管理办法，如：摆放是否整齐、记录是否完整等。2．2资料齐全性检查站长或技术主管可以通过网络家园查询联想所发放技术资料的清单，根据清单核对站内技术资料是否齐全，尤其是资料管理员发生变动时，重视技术资料是否齐全的核对工作。附件2.1技术资料等记目录类型：--------------------资料管理员：---------------------编号资料名称归档日期附件2.2技术资料借阅登记表资料名称借阅日期借阅人签字归还日期归还人签字第三节：维修记录管理1．维修记录单使用注意事项2．维修记录单管理办法3．维修记录单填写规范1．维修记录单使用注意事项维修单据一式四联，各联必须统一使用；第一联（白联）联想保存（随备件返回联想）;第二联（粉联）维修站留存;第三连（黄联）客户留存;第四联（白色）验机联（维修站留存）；伴随每年7月新维修协议的切换，维修单项应进行改版，为规范特别提供新旧维修单的填写规范，请维修站工程师根据使用单据的类型遵循使用；旧维修单停止使用的时间将以联想发文要求时间为准，并且从发文要求之日起旧版维修单极填写规范同时作废；旧版维修单使用仅限于笔记本、外设、随身数码、喷墨打印机产品维修使用，印刷版维修单号编码规则详见旧版维修单填写规范，未使用规定编码的单据一律按照无效单记；由统一报修产生的维修单据必须通过CC-WEB界面下载打印；显示器维修必须由CC系统生成维修单，使用其它维修单据均按无效单记；由于维修单将交付给用户，因此维修单项目必须填写齐全、信息准确、字迹工整、叙述清晰、无乱涂乱画痕迹；维修单上任何一项出现明显错误均认为无效单据，不予结费；填写错误不再作为申请结费的理由；任何必须填写的项目出现漏填，维修单按无效单记；如发现诱导客户填写表扬意见、代替客户签名的现象，该维修单视为无效单，同时按照违约处罚规定对乙方进行处罚；维修单中“联系人”项目必须填写直接客户名称，（除销售商手中一次开箱不合格机器、展示样机或销售商自用机保修并向大区通报核实后可填写销售商名称），否则维修单不予结费；对于不更换备件的外设保养单以及故障件返利盟公司的数码喷墨打印机维修，其中第一联是维修单（白联），必须在完成维修后7个工作日内返回联想，否则不予结费。邮寄地址及联系人如下：地址：北京8688信箱联想（北京）有限公司客户服务支持部邮编：100085联系人：招升会电话;010-8287,87522.维修记录单管理方法2．1专人管理维修站必须设立专人富足维修记录单的管理工作（可兼职）。2．2定期整理管理人员定期对已关单的维修记录单按用户服务请求时间或服务完成时间进行整理，按月（大站可按周）装订成册：要确保不丢失一张维修记录单。送修服务纪录应同时包括：维修服务记录单、验机单、取机凭证。上门服务纪录应同时包括：维修服务记录单、验机单。2．3填写规范检查站长或技术主管应对已完成服务的维修记录进行审核，确保维修纪录的填写符合规范，尤其是在联想更换新的维修记录单或新员工开始独立工作时，对填写规范给予特别关注。建议维修站建立维修单审查制度，既由站长或业务主管每天对已解答的维修单进行审查，并签字确认。第四节：会议记录管理1．技术例会2．管理例会3．会议要求1．技术例会1．1目的和内容加强站内技术交流回顾站内一周技术执行情况提高每位工程师的技术水平布置今后工作，使工作更居目的性。1．2会议召开时间每周举行一次，每次开会的时间不少于1小时。具体开会的时间各站根据实际情况自行安排。1．3召集人、主持人和参会人例会的召开一般以各站为单位，由技术主管召集、主持，也可指定员工主持。参会人为各站的工程师。1．4会议内容技术通报：由技术支持负责对最近更新的技术信息、技术直通车精华进行通报、讲解，时间控制在20分钟。维修记录点评：技术主管对上周维修中发现的技术问题（如一次未解决单、客户不满意单、重复维修、软件问题等）进行点评、讨论，时间控制在15分钟，案例不超过3条。工程师互相交流：每位工程师将自己近期遇到的技术问题、维修心得进行交流，对疑点、难点举例讨论，站内技术支持负责纪录。交流时间不少于25分钟。此项内容不作为每周例会固定内容，但是每月至少组织一次。技术回答：工程师提问，由技术支持回答、或共同讨论，如不能现场解答，应记录会后答复1．5会议效果保证措施在例会过程中，技术主管要鼓励工程师积极交流，共同分享工作的体会体验，同时负责对疑难问题进行解答和记录。技术主要可安排有专长的工程师讲课，以提高工程师的参与意识和积极性。可安排参加过新产品培训的工程师讲课，形成经验共享。会上纪录的遗留问题，应于2天内给出解决方案，解决不了的问题通过在线支持系统上报大区技术支持处理，并将解决方案及时公布给工程师。结合周例会的情况，技术主管或技术支持每周填写技术周报，周报必须打印供工程师阅读，并给大区确认，大区应及时审核并给予评价并反馈维修站，打趣对技术周报的审核结果将作为技术主管季度评优的参考依据之一。2．管理例会2．1目的和内容加强站端内部沟通回顾站内近期营运情况宣传近期发放的文件布置下一阶段工作，使工作更居目的性2．2会议召开的时间维修站根据规模和实际运营情况自行决定，但联想要求至少两周举行一次，每次开会的时间在30分钟以上、两个小时以内。具体开会时间各站根据实际情况自行安排。2．3召集人、主持人和参会人例会的召开一般以维修站为单位，有站长召集、主持，也可由指定的员工主持。参会人为站内全体职工。2．4会议内容总结前一阶段工作，安排下一阶段工作学习联想发放的文件表扬前一阶段表现优秀的员工指出前一阶段的不足，并提出改进方法，在下次例会中对改进情况进行总结。员工交流工作中的心得体会、分项工作中获得的经验，总结教训。其他。3．会议要求参会人员自觉养成良好的习惯准时参会，不得迟到早退。因公不能参加会议者，请提前向主持人请假，否则将在站内通报批评保持会场良好的气氛和效果，BP机/手机等提前做好消音处理。会议要由专人负责纪录，并整理档案。（见附件4.1、4.2）附件4。1联想授权服务机构管理例会记录表时间地点主持人缺席人员记录人员会议议程：1、2、3、会议记录：附件4.2：-------------------------------------维修站技术例会记录表NO.XXX(维修站编号)——ZB—YY/MM/DD时间主持人记录人技术信息更新通报维修单点评工程师交流（如没有组织，请直接写明）上起遗留问题回顾其他内容大区评价：5分（技术水平很高）4分（技术水平较高）3分（技术气氛良好）2分（符合例会要求）备注：1、站段将会议记录整理后，上报大区技术支持，有大区技术支持给予评分；2、评分标准：5分（技术水平很高）：提出问题有代表性，并且能够给出有效的解答方案，总结的经验可以向技术直通车投稿。4分（技术水平较高）：提出问题有代表性，但不能自行解决，能够总结出比较有价值的经验。3分（技术水平一般）：讨论的技术问题内容丰富，对工程师有帮助。2分（符合例会要求）：按照例会给项要求组织，但对工程是帮助不大。第五节：备件记录管理1．工程师借用备件失败表2．库存计划表3．差价分析表4．资金统计表5．故障量统计表6．库存盘点差异报表7．表格填写考核标准1．工程师借用备件失败表1．1表格模板借用时间借用工程师商品编号商品名称失败原因维修单号解决方案解决日期2002-1-1古龙16000533Maxtor20GB硬盘站内保有量不足00000120030808123增加保有量2002-1-22002-1-1古龙16000566Maxtor40GB备件0000012催货未解决硬盘缺货00308082341．2表格介绍详细记录工程师借用失败信息、维修单号、失败原因及解决方案失败原因栏的说明语句应尽可能规范，以便能够统计出各种原因出现的次数，排序后便可为决策分析提供定量数据基础和依据。解决方案须及时、有效的制定出来解决日期栏是为了跟进欠货或特殊原因的及时解决，对未解决的要