企业(公司)办公室管理常识

企业（公司）办公室管理常识北企星湖北北盛网络科技有限公司办公室管理名言把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。——海尔集团总裁张瑞敏如果你热爱工作，你每天就会尽自己所能力求完美，而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情。——“沃尔玛帝国”的缔造者山姆沃尔顿为什么学（why）未来的职业发展（在社会立足条件：学历、沟通、合作、协调、创新的能力）如何区分前台、文员、秘书、助理、行政综合素质与能力的自我提升（进步和成功因素：品格、责任感、上进、奋发、视野、素养）有意义的人生（终身学习、全人发展、服务社会）学什么（What）本课程教学内容分为十四章，教学安排如下：第一周：办公室实务、文员实务第二周：电话电子通讯、邮件收发第三周：接待实务、信访实务第四周：会议及会谈实务、日程安排第五周：差旅事宜、照料上司身边琐事第六周：交际与礼仪、办公室用语第七周：印信值班工作、文书与档案实务第八、九周：案例分析、自由讨论、全面复习怎样学（How）1)集中面授（操作要领）多听2)平时作业（练习题）多做3)课堂讨论（案例分析、角色扮演）多想4)自学（网络资源）多看要求：第一：从理论上把握办公室管理的一般规律和技巧。办公室管理是对办公室实务的科学总结，是对工作方法的说明，掌握办公室管理的基本知识，对于如何更加科学有效地开展工作，如何适应现代化办公室工作的需要是非常重要的。第二：多接触实践，加深对办公室的全面认识。学习是实践的先导和基础，通过学习掌握最新的理论知识。实践是学习的最终目的。从理论到实践，从实践再到理论，如此反复，方能很好真正掌握这门课程。第一章办公室实务概述一、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种含义：第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。二、办公室的职能办公室的职能政务(或业务)服务事务管理事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。主要是中高级文秘人员的工作.三、办公室事务管理工作的特征办公室事务管理工作的特征服务性分散性专业性主动性繁杂性为上司服务工作分散涉及面广为组织服务为公众服务人员分散独立性专业性四、办公室实务的范围和内容——办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务.主要工作人员是秘书人员和文员.1、我国办公室实务的主要内容2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容1、我国办公室实务的主要内容⑴文书撰写（会议记录等）⑵文书制作（打字、复印等）⑶文书处理（收发、传递等）⑷档案管理（归档、管理等）⑸会议组织（准备、善后等）⑹调查研究（计划、实施等）⑺信息资料（收集、整理等）⑻信访工作（来访、投诉等）⑼接待工作（各种来访的接待）⑽协调工作（政策等）⑾督察工作（决议的实施）⑿日程安排（各种日程）⒀日常事务（通讯值班）⒁办公室管理（环境等）⒂其它临时交办的事项以上除⑹⑽⑾项外，其余工作文员都会涉及到。2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容⑴速记上司交代事项；⑵执行录音吩咐；⑶档案管理；⑷阅读并分类信件；⑸以电话维持公共关系；⑹替上司定约会并记录；⑺按上司指示完成信函；⑻在权限内自发信函；⑼接待来访宾客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自动处理例行的事务；⑿为上司安排旅行或考察；⒀替公司宾客订房间机票等；⒁准备好公司要公开的资料；⒂替上司收集演讲等的资料；⒃协助上司准备财务等报告；⒄整理并组织好粗略的资料；⒅替上司保管各种记录；⒆协助上司搞好交税等事务；⒇督导一般职员或速记员；(21)搞好会务工作(22)复印资料3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容⑴、办公室环境的布置和整理；⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理；⑶、执行上司交办事项；⑷、照料上司身边的琐事；⑸、接待宾客和员工的来访；⑹、记录上司指令及会谈、会议内容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各种信息；⑼、保管办公室设备及用品；⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。五、办公室环境布置和管理1、办公室环境布置的目的创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。方便→舒适整洁→和谐统一→安全2、办公室的布局（1）封闭式布局。封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。优点：各部门有独立的工作空间。缺点：联系不便，空间比较浪费。（2）开放式布局。就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。优点：节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。缺点：容易互相干扰。3、办公环境布置要求（1）布置要点◇营造一个安静的工作环境；◇保证良好的采光、照明条件；◇合理安排座位；◇力求整齐、清洁。（2）布置原则采用一个大间办公室。使用同一大小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置。主管的办公区域需保留适当的访客空间。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。全体职员的座位应面对同一方向布置。常用的文件与档案，应置于使用者附近。应保持公共空间和私人空间的独立。桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。考考你配备合适光源选择理想的办公桌椅安装隔音设备选择合适的屏风、窗帘、档案柜调节合适的空调温度合理放置办公设备1、怎样优化办公设备？2、怎样美化办公环境？办公室装饰办公室绿化办公室的视觉环境管理1、办公室内的覆盖物（1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。2、照明（1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设计。光亮设计的原则：避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.消除噪音的来源。用吸音的材料以减少噪音的影响。适量音乐的播放。办公室的空气环境管理1、温度最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。2、湿度最适宜的湿度为40%~60%。3、空气流通每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。4、空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。办公室的保健与安全环境管理1、保健＊定期健康检查＊灌输卫生知识。＊采取疾病预防＊保持环境整洁。＊推行健康运动＊举办康乐活动。2、安全管理（1）树立安全意识掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益；上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。（2）识别办公室安全隐患办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.（3）安全管理重点＊防盗在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。＊防火火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。＊防止意外伤亡为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。相关知识通常企业办公室中安全检查的方法是:1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直至解决；4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。技能训练下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：过度拥挤；打滑的地板；家具或设备的突出的棱角；柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；转椅无法调节高度；电线拖曳太长；未接地线的设备；电路负荷太大；消防栓无法打开；碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。六、办公器械的使用（1）文员使用的办公器械（2）传真机的使用（3）复印机的使用（4）录音机的使用（5）投影机的使用第二章文员实务文员的工作顺序文员管理时间、费用的方法文员的工作方法请示、报告计划、总结受意传达进言变通、挡驾分工、合作一、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想先作计划—付诸实施—检查结果第二、按照“优先顺序”处理工作第一：……第二：……第三：……先计划，再执行！如何决定工作的优先顺序呢？——文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理.第一阶段：以工作的重要程度为标准分解工作.第二阶段：以工作的紧要程度为标准分解工作.第三阶段:同时考虑上司和本身实际情况,对于现在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序.请示A、是否应该做的事？B、是否做或不做都无所谓的事？C、是否不可以做的事？应该做的事，集中精力做。A、重要且紧急的事；B、紧急但不重要的事；C、重要但不紧的事；有价值，但不紧急，也不重要；二、文员管理时间、费用的方法1、管理好文员自己的时间——成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快！P292、文员要学会节约开支——文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费应成为每一个文员都要追求的目标.P31三、文员的工作方法⒈请示方法与报告方法⒉计划方法和总结方法⒊受意方法⒋传达方法⒌进言方法⒍变通方法和挡驾方法⒎分工方法和合作方法良好的工作方法是一门艺术！1、请示方法与报告方法请示：是指文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。——上司必须答复或批复请示的内容：必须是自己难以处理或无权处理的事。请示的形式：口头、书面请示应注意的问题：a请示要对口b请示要单一报告：是指文员向上司反映情况，提出建议，或应上司要求作出汇报。——上司不一定答复或批示报告内容a定期工作情况报告b重大问题报告c合理化建议d应要求报告报告方式报告应注意的问题：要简明扼要条理清楚2、计划方法和总结方法计划方法：（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（2）分清轻重缓急，决定工作顺序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。3、受意方法受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想