《行政管理制度》

1/75行政管理制度目录第一章总则1.1目的1.2组织机构1.3管理职责第二章工作规范2.1仪容仪表2.2礼仪规范2.3办公室行为规范2.4清洁规范第三章公文处理3.1办公室职责3.2公文种类3.3公文格式3.4行文规则3.5公文拟制3.6公文管理第四章会务管理4.1会议主旨4.2会议类型与组织4.3总经理议事会议制度4.4专题会议制度4.5参会人员确定2/754.6会议管理第五章档案与证照印章管理5.1档案归档管理5.2档案管理范围5.3档案借阅管理5.4电子文件管理5.5证照管理5.6印章管理第六章车辆管理制度6.1管理要点6.2车辆使用调度6.3车辆使用监督6.4燃油管理6.5车辆维修保养管理6.6车辆安全管理6.7驾驶员管理6.8新车购置和车辆报废处理第七章资产管理7.1资产分类7.2资产申领、申购7.3资产出入库管理7.4资产盘点管理7.5资产台账管理7.6资产规范管理第八章事务管理8.1出差管理3/758.2公务接待8.3通讯管理8.4文化宣传第九章奖罚管理9.1奖罚概述9.2奖罚流程9.3奖励实施细则9.4处罚实施细则第十章管理人员守则11.1管理率人员廉政守则11.2中高层管理人员公约第十一章公司突发事件应急预案第十二章附则4/75第一章总则1.1目的为进一步提供工作效能和服务质量，充分发挥办公会服务、参谋、协调、指导、管理、监督和保障等职能，同时为加强管理，完善各项工作制度，促进公司发发展壮大，提高经济效益，为使公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步完善和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标和各项业务的发展，特制定本制度。1.2组织机构1.2.1集团公司层级（1）集团公司办公室为总经理办公室、行政板块办公室等业务主管部门。1.3管理职责1.3.1集团公司办公室职责（1）办公室管理人员直接受行政副总领导，在直属领导管理下主持开展办公室的各项工作。（2）负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。（3）负责集团公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。（4）协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。（5）负责集团公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。（6）收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。5/75（7）负责制定、监督、落实公司各项规章制度，加强规范公司内部管理，执行奖惩条例。（8）协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作。第二章工作规范2.1仪容仪表2.1.1在工作时间穿着与自己职业相称的服装，保持服装整齐干净、搭配得体。男士不得着短裤，穿着衬衫以单色、浅色为主，正式场合以白衬衫为主。女士衣着颜色搭配适当，淡雅协调，不得着超短裙、低胸、露背（肩）等服装。2.1.2男士不得留长发，定期修剪，保持清洁，梳理整齐；不留胡须，保持面部清洁；2.1.3女士保持头发整齐，不得将头发烫染夸张造型和颜色；保持面部清洁，着淡妆，忌浓妆；不可佩戴夸张配饰。2.1.4周五工作时间及加班可着商务休闲装上班，但正式会议、会见客户及一切需要展示公司形象的正式场合，要求相同与2.1.1条。2.1.5工地现场可根据现场实际情况着装。2.2礼仪规范2.2.1遇见同事，面带微笑，问候“您好！”2.2.2下级见上级领导，微笑，问候“您好！”，行点头礼。2.2.3在公司遇见陌生人，微笑，使用“您好！请问找哪位？请问有什么可以帮您吗？”等礼貌语句，如若是客户或是合作单位人员应主动帮助并给予正确指引。2.2.4工作期间，行走时抬头挺胸，坐姿端正；接递客户、同事资料要用双手。6/752.2.5到领导办公室请示、汇报工作，先敲门，进门要说“您好，打扰您！”，离开时轻轻关上门。2.2.6接听电话时，保持音量适中，工作交流完毕后，应轻轻挂断电话，如遇非本部门电话，要及时进行转告。2.2.7乘车时，职位低者礼让职位高者先行上车；下车时，职位低者先下车，开车门，职位高者后下车；安排座位以右为尊，小轿车后排座位靠右边位置为尊，左边位置其次，中间位置为最小；前排司机旁边位置为经办人位置。面包车，司机后面一排的座位为尊，职位低者应依次自前往后坐，司机同排右边座位为经办人员座位。2.2.8接待基本礼仪规范：（1）仪表：面容清洁，衣着得体。（2）举止：稳重端庄，从容大方（3）言语：语气温和、礼貌文雅。（4）态度：诚恳热情，不卑不亢。（5）迎接重要来宾：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，先领导，后随从。（6）接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。（7）过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。（8）进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。（9）座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。（10）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车7/75旁，招手待客人远去，方可离开。2.3办公室行为规范2.3.1常用的规范语言如“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”、“没关系”、“不要紧”、“别客气”、“请稍等”等。2.3.2办公人员要求行为得体、用语文明，不得在办公区域大声喧哗、扎堆聊天。2.3.3工作中出现分歧，不得进行争吵，使用不文明语言。2.3.4不得私下议论领导、同事，恶意污蔑，造谣生事。2.3.5工作时间内，不得做与工作无关的事（例如玩电脑游戏、听音乐、看与工作无关视频等），严禁擅离职守。2.3.6不得超出工作职责范围泄露或打听保密信息，包括薪酬信息等。2.3.8外出时无论时间长短应将自己的物品作简单收理，对可能造成泄密的资料、现金、印章、支票等，加锁存放；2.3.9未经同意不得随意翻看同事的电脑、文件、资料等。2.3.10节约办公资源和能源，爱惜办公用品和办公设施，随时检查办公用品的安全性。严禁故意损坏公司物品或故意破坏清洁，违者予以通报批评，并赔偿所损坏的物品，通过审核后人力直接从工资扣除。2.3.11发现办公设备(包括通讯、照明、电脑等)损坏或发生故障时，应立即向行政部报修，以便及时解决问题。2.3.12最后离开办公室的人员应锁好门窗，做到人走关灯、关闭电源、电器等。2.3.13节假日办公室统一封门。2.4清洁规范2.4.1部门领导为第一责任人，监督管理所有清洁项目。8/752.4.2清洁区域包括：办公区域、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2.4.3清洁卫生实行卫生责任制，按照排班安排，轮流打扫清洁，值日生按时做好办公室公共区域所有清洁，并不定时对卫生进行保持与维护，行政部人员负责卫生检查工作。2.4.4办公室内严禁随意堆放物品，办公桌面应保持整洁，干净。物品使用完毕后及时放回原处。2.4.5未按要求清洁者，按照规定予以处罚。第三章公文处理3.1办公室职责3.1.1集团公司办公室是公文处理的牵头部门。3.2公文总类3.2.1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。3.2.2决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。3.2.3命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。3.2.4公报。适用于公布重要决定或者重大事项。3.2.5公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。3.2.6通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。3.2.7意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。3.2.8通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。3.2.9通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。9/753.2.10报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。3.2.11请示。适用于向上级部门请求指示、批准。3.2.12批复。适用于答复下级部门请示事项。3.2.13议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。3.2.14函。适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。3.2.15纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。3.2.16其它。行政部发文文书（学习资料、各类简报）、上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3.3公文格式3.3.1公文按照公司文档统一格式进行编写，写明公司全称及文件性质；根据公文属性、类别，对所有公文进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门标志、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、发文部门署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门、印发部分和印发日期、页码等组成。（1）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（2）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，10/75紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。（4）发文部门标志。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门标志可以并用联合发文部门名称，也可以单独用主办部门名称。（5）发文字号。由发文部门代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门的发文字号。（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（7）标题。由发文部门名称、事由和文种组成。（8）主送部门。公文的主要受理部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。（9）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（10）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（11）发文部门署名。署发文部门全称或者规范化简称。（12）成文日期。署会议通过或者发文部门负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发部门负责人签发的日期。（13）印章。公文中有发文部门署名的，应当加盖发文部门印章，并与署名部门相符。（14）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（15）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（16）抄送部门。除主送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。（17）印发部门和印发日期。公文的送印部门和送印日期。（18）页码。公文页数顺序号。3.4行文规则11/753.4.1行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。3.4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门。3.5公文拟制3.5.1公文拟制包括公文的起草、审核、签发、存档等程序。见流程设计。流程设计起草文书→填写《发文稿笺》(需要时)→下发→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁3.5.2公文起草应当做到：（1）符合国家法律法规和公司的路线方针政策，完整准确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（4）文种正确，格式规范。（5）公文涉及其他公司或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关公司或者部门意见，力求达成一致。3.5.3公文文稿签发前，应当由发文办公室进行审核。3.6公文管理3.6.1文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。3.6.2公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。12/753.6.3公司对内公开文件由行政部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，