《XX物业管理有限责任公司管理资料全套岗位职责、管理制度行政管理》（DOC17页）ada

岗位职责、管理制度行政管理行政部组织构架图行政部经理出纳文秘兼内勤眉山市邮政局管理处档案管理客户维护行政部主管总值班员岗位职责一．全面负责公司各项管理、服务质量监督、处理突发事件等工作的落实，确保各方面工作正常有序的运行；按照《应急预案》及时组织处理管理中遇到的突发事件或意外情况，降低损失，消除负面影响。二．掌握各物业管理区域客户、房屋建筑结构及各类设备、设施的布局；掌握监控室、机动车库、供配电机房等关键部位的工作情况。三．督促检查各类设备、设施的运行情况；检查巡视各区域、各部门落实消防安全、治安管理、清洁卫生情况；督促检查各值班岗位值班人员履行职责情况；协调处理与业主、客户之间的关系；发现问题及时组织处理，并采取有效的防范措施。四．发生突发事件或有重大安全隐患，总值班人员必须在30分钟内到达现场组织各部门值班人员妥善处理，必要时有权通知各部门负责人或分管副总经理到现场协调处理，并将情况及时上报总经理。五．总值班员值班实行24小时值班制，规定的值班时间必须坚守岗位，不得迟到、早退；凡因工作需要临时离开，需告之监控室值班员其联系方式并保持24小时开机。六．值班人员应根据批准的《总值班表》按时进行交、接班，无特殊情况不得调班；总值班在岗时间为：工作日17：30——21：30分，节假日08：30——21：30分。七．总值班员地点在消控中心值班室，无特殊情况不得在自己的办公室值班。八．按规定做好记录，认真填写《总值班记录表》，对遗留的事项、已处理事项及待处理的事项登记清楚，并做到字迹清楚，准确详细。九．完成上级临时交办的各项工作，并安排布置和检查落实；及时向总经理汇报、反馈各部门的处理情况。总经理岗位职责一．负责公司的全面管理和组织领导工作,贯彻执行国家的方针、政策、法规和主管部门的各项规章制度。二．负责召集和主持公司总经理室办公会议，研究、处理总经理办公会议职权内的各项工作。三．负责协调、指导副总经理及部门经理、各个管理处主任的工作，保证公司各方面工作顺利进行。四．建立健全企业组织机构，使之合理、精简、高效；召集和主持公司例会，及时解决管理中暴露的问题。五．制订企业经营管理目标，包括一系列规章制度、操作程序，各级人员的岗位职责并监督实施，保证各项管理服务工作质量落实。六．负责组织编制公司年度财务结算，做好财务审核监督；审核各管理处月度财务报表和年度财务预、决算；审核和签订各种对外服务合同和供货合同；审批各部门的采购计划。七．负责各部门主管、经理、管理处主任以上职务人员的鉴定、录用、辞退等工作。八．有重点、定期或不定期地对一些部门或设备进行巡视检查，及时发现问题并督促有关部门整改。九．与社会各界人士建立和保持良好公共关系，树立企业良好形象。十．以身作则，关心员工，提高企业凝聚力，使员工以高度热情和责任感完成本职工作。十一．完成上级领导交办的其他工作。副总经理岗位职责一．在总经理的领导下，分管公司各部门或各管理处的工作。二．负责统筹物业管理公司的内部管理工作，协助总经理处理日常工作事务。三．协调各部门、各管理处之间的工作关系，监督检查各部门、各管理处贯彻落实公司各项工作决策和规章制度的情况。四．负责公司员工的思想教育和队伍素质建设以及公司应聘员工的招聘、奖惩、考核、辞退等管理工作。五．抓好员工的培训与考核，并向总经理提出员工奖惩、升迁或辞退的建议。六．负责执行、修订公司各项管理制度，提交总经理办公会通过并监督其实施。七．根据分管部门或管理处工作需要，提出人员调整意见，提交总经理办公会决定。来自于资料网下载八．受总经理委托，负责新开发物业项目的接管和管理处的筹办工作。九．负责公司日常管理和服务质量监督检查工作的落实，坚持每天巡视各区域的清洁、安全和设备运行状况，发现问题及时解决。十．亲临现场并及时处理公司管理中遇到的突发事件。十一．受总经理委托，在总经理因事不在岗位时，代行总经理职权。十二．完成上级交办的其他工作任务。管理处主任岗位职责一．在公司总经理的直接领导下，对管理处工作负全面责任。二．认真贯彻执行物业管理法规和公司有关规章制度，在实践中不断提高自身业务素质和领导工作能力。三．严格按公司要求进行物业管理，贯彻执行公司经营管理方针，并有责任提出修订和完善的建议。四．制订管理处年度、季度、月度工作计划及财务计划。五．负责组织、协调管理处员工工作安排，负责管理处员工工作绩效考核及考评。六．负责组织管理处的各项工作检查，增强员工的工作责任感。七．组织召开管理处每周工作例会，及时了解人员工作动态、工作难点及各方面信息，检查、总结和布置工作。八．沟通本管理处与其他相关机构的联系，建立良好的公共关系及时处理客户的投诉和意见。九．熟悉管理处物业管理情况，积极与客户保持密切关系，及时处理客户的投诉和建议，虚心听取他人意见，不断改进工作方法，提高管理水平。十．经常与员工沟通交流，培养员工的进取精神，增强员工集体凝聚力。十一．接受公司总经理和业主管理委员会的年度和任期考核、奖惩，对总经理和业主负责。十二．完成上级交办的其他工作任务。行政部主管岗位职责一．积极学习国家的方针、政策，贯彻落实公司的各项规章制度，深入基层调查研究，努力掌握第一手资料，为总经理室的工作决策提供可靠的依据。二．负责公司工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核工作。三．协助总经理室处理日常工作，做好各部门、各管理处之间的协调工作。四．负责公司人事工作。根据总经理室的指示做好员工的招聘、录用、调配、辞退、考核及入、离职手续的办理工作五．负责公司对外接待和公关工作，组织安排接待、参观等各项公关活动，维护公司良好形象。六．严格执行公司印章管理、保管、使用规定。做好文件保管、登记、传阅及文印、文书、档案、资料的收集、整理、存档等管理工作。来自于资料网下载八．负责制定员工培训计划，并协同各部门对员工进行各类培训，提高员工素质和实际工作能力。九．负责公司员工及劳务工考勤管理工作，经常检查记录各人员出勤情况。十．协调好与业主和各客户的关系，对业主和客户提出的管理上问题及时反馈，并针对存在的问题与总经理室和各部门进行研究、商讨，迅速加以修改。十一．完成总经理室交办的其它临时性工作。文秘兼内勤岗位职责一．工作内容负责收集、整理各类文件资料，做好文档保管及文书打印工作。二．工作要求1．负责来往文件、内部刊物、网络信息的收发、登记、分类、转载、归档工作。2．收文登记后，请部门经理提出拟办意见，将文件送呈总经理室审阅、批示，总经理室批示后，及时按批示意见分送有关部门阅办并办好签收手续。3．对分发的文件，每月进行一次检查，将分发的文件及时流转和归档，防止公文积压或损坏。4．负责整理公司及各管理处文件、档案资料的整理、立卷、归档、登记工作，按要求收集齐全、装订规范、存放有序，索引准确。5．加强与各部门资料管理人员的联系，并对各部门的文件资料管理工作进行检查和指导。6．负责文件、资料的打印工作，做到规范、准确、及时。7．负责行政部电脑、打印机、复印机等文印设备的维护管理，发现故障及时通知维修人员或供货商修复，确保其能随时使用。8．负责接听电话，根据对方和公司的有关规定转接或传呼。9．负责照应外来客访人员，提供接待、茶水服务，保持接待区域整洁。10．完成领导交办的临时性工作。三．注意事项1．在工作中要谦虚谨慎，埋头苦干。2．接听电话或待人接物要注意文明礼貌。3．坚持原则、秉公办事、遵守纪律，严守管理机密出纳岗位职责一．遵守国家各项现金管理制度，熟悉帐务出纳工作程序，执行管理规定。二．负责做好现金的各种票据收付工作，做好出纳结算，确保钱、帐相符，妥善保管好现金、保险柜钥匙和帐册。三．掌握各类费用开支的标准，严格把关，报销时应认真审核发票的品名、数量、金额、印章、并按审批程序检查各种票据报销手续是否齐全，发现问题及时制止，并向领导汇报。四．收付现金时，应当面点清，办妥签收，并根据工作需要及时做好现金的提款和解入工作。五．负责相关物品押金的收付、停车场及其他管理费收取工作，车辆停放授权通知的填写六．做好员工工资、奖金的发放及各类押金的收付与保管工作。七．做好离职员工工资结算、押金退还及现金或帐务清理工作。八．与省局多经办财务保持联系，了解、掌握客户月交费情况，对未交费客户及时通知服务清洁部催收。九．每月未为总经理室提供运行收支的汇总统计，为公司控制成本、开源节流提供依据。十．完成领导交办的临时性工作任务。档案管理员岗位职责一．贯彻执行国家颁发的《档案法》《档案管理工作条例》以及上级部门的有关指示，及时向主管部门报告工作执行情况。二．努力学习档案管理专业知识，使自己成为有觉悟、懂专业、会管理的专门人才。三．认真负责地做好档案收集、整理、保管、鉴定和统计等基础工作，按时按质量完成各项目标管理工作。四．积极主动的做好档案管理工作，编制检索工具、汇编参考资料，努力开发利用档案信息资源，有效提供档案资源为企业各项工作服务。五．切实做好本单位本部门文书处理和下属单位档案部门的业务指导，促进公司档案管理工作，不断提高管理水平。六．保管并编制详细目录，各类资料装订成册，归档保存。备用图纸和设施设备技术资料，部门或个人如需借用，必须填写《资料借用单》，经公司总经理批准后方可借阅，但必须限期归还。七．各部门归档保存的重要设施设备的运行记录、巡查巡逻记录及日常工作记录等，每月必须装订成册，归档保存。如有破损应责成相关责任部门重新抄写。八．每月底对档案室所存档案集中系统整理、盘查一次，发现丢失、损坏的档案资料，及时报告。九．负责公司文件的归类、整理、装订和计算机录入，建立档案管理台帐。中国最大的资料下载十．严格执行档案管理制度和保密规定，确保档案完整和安全。公文管理暂行办法一．行文规定1．呈报、下发的公文应一文一事。2．公司对外统一名称：四川天府绿洲物业管理有限责任公司。正式对外行文、签署合同均应使用公司名称。二．行文程序1．公司的行文，先由承办人拟稿，经分管部门副总审阅后，送行政部核稿，再请总经理签发。来自于．管理处行文，重要事项需事前请示总经理同意后，由分管副总签发。3．公司和管理处发文，均由行政部统一编发文号。三．行文格式与要求1．凡属对外行文，要使用统一规格的拟稿纸，如第一页写不下，应附双线横格纸。2．标题简要明确，注明文件种类（请示、报告、函等）。3．注明报送单位。4．注明行文编号，以便可存放、查找和立卷归档。（1）对外行文编号统一为：川天物司[]第号（2）对大厦客户编号统一为：川天物处字[]第号5．撰写、修改或誉请公文，必须使用墨水笔，不使用铅笔、圆珠笔。经修改后的稿件，如字迹潦草、涂改较多、模糊不清的，应由原拟稿人誉请后再送打印。四．缮印1．文件签发后，由行政部统一打印并存入磁盘，按核定数量打印份数，印数少的采用复印，印数多的外送印刷。2．缮印后的文件由撰稿人负责校对，以公司管理处名义的行文，由行政部核稿人予以复检。3．缮印校对人应在原稿上签注姓名、日期。五．发文1．文件分发前对份数、附件、印章等进行检查。2．文件分发时应注明受文单位及地址，“急件”、“密件”应做相应的标识、戳记，防止延误与泄密。3．缮印后发出的文件，应留二份与原稿一份退承办部门，由承办部门按管理要求立卷归档。财务报销管理办法一．管理原则按照省局对公司年度财务核算要求，保障公司管理和运行服务工作正常开展，公司的费用开支由总经理负责审批。二．报销程序1．各部门零星开支，凭发票填写“费用报销单”，经部门分管副总签字后，由公司总经理审批同意，交财务报销。2．员工的工资、奖金、福利支出等，由行政部编制发放明细单或填制付款凭证，经分管副总审核签字，由总经理审批同意交财务报销。3．设备设施添置费报销时，应附“质量合格证”、“检测报告”“物品入库单”等相关资料，经使用部门分管副总（总经理助理）审核签字，由总经理审批同意交财务报销。4．维保费用报销时，须附管理部门确认的“质量验收报告”等相关资料，经部门分管副总（总经理助理）审核签字，由总经理审批同意