浅论行政管理中的行政沟通

浙江广播电视大学管理类行政管理专业专科毕业论文论文题目浅论行政管理中的行政沟通学生姓名何福军学号047101891指导教师顾新宇专业行政管理年级04秋行政学校乐清分校第1页共5页浅论行政管理中的行政沟通摘要：行政沟通是在行政实施的过程中，行政人员之间和行政机构之间所作的信息上的传递交流与联系。行政沟通是行政组织的血液，在行政管理中起着不可低估的作用。本文从行政沟通的必要性和重要性谈起，分析了目前阻碍行政沟通效率提高的内外部各因素及产生的原因，从而有针对性的提出提高沟通效率的措施。关键词：行政人员行政组织沟通风格行政沟通沟通效率一、行政沟通的必要性及其重要性行政沟通是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程，行政沟通贯穿其整个过程。随着信息时代的到来，行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意，由于当代行政机构的膨胀，行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致，如果没有一个良好的沟通渠道和沟通环境，就有可能导致行政人员对行政环境的不了解，对社会缺乏认识和了解，甚至对行政机构也是如此，这种情况下的行政工作是不堪设想的；同时，现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，才能调动行政人员的积极性和创造性，从而提高行政活动的效率。但人多便会产生意见的分歧，如果没有行政沟通，就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能；此外，现代行政活动追求的高效只有在统一意志、统一领导和统一步调才有可能实现,这种团结而后统一只有在良好的沟通渠道的前提下才能实现。行政机构实现有效的沟通，为行政人员创造了和谐的工作环境，使他们的意见得到充分的表达，并为领导所重视；行政人员的情感得到交流，使他们增进了了解，增强对组织的认同感，提高他们的责任感。由此可见，在新的世纪即信息时代的到来，行政沟通的重要性是显而易见的：第一、从提高行政效率角度来看，随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加，行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料，就得调节行政机构的各种人际和组织的关系。这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现；第二，从提高行政决策水平来看，现代社会问题的日益复杂化，导致了信息量剧增，造成了信息沟通渠道的多元化和网络化，行政组织的决策量随之剧增，要达到决策的科学化和民主化，做好沟通工作是关键；第三，从改善行政作风来看，官僚主义历来是行政机构和行政活动中存在的一大弊端，如互相推诿、不负责任、好讲空话等等，与缺乏有效的行政沟通机制有关。总之，行政活动是离不开行政沟通的。二、影响行政沟通效率提高的原因目前在行政活动中阻碍行政沟通效率提高的要素有很多，但根据他们形成的原因的第2页共5页不同可分为组织因素和个人因素。组织因素如组织结构不合理、沟通环境的影响，；个人因素如无意识的认识偏差和有意识的歪曲造成的信息失真、沟通风格不良等等。这些因素的存在直接影响了行政沟通的时效性和准确性，从而影响行政沟通整体效率的提高。（一）、组织因素的影响：1、组织结构不合理。组织结构是行政组织的框架，是构成行政沟通的主要渠道。而不合理的组织结构会阻碍行政组织沟通功能的发挥，它会使行政沟通的上行沟通、下行沟通、平行沟通乃至斜向沟通均不能正常进行，结果导致意见分歧，产生冲突与摩擦；使行政人员、部门之间产生思想不一致及行动上的互相推委；它还会减弱行政人员、部门的团体意识、责任心等等。我国目前的行政组织机构膨胀、层次繁多及部门分工不明是其一大弊端，而引起组织结构不合理主要有以下几个方面造成：（1）组织设置没有一个明确的组织目标并且没有围绕组织目标来设计组织结构、配置组织的人员；（2）职责不明、缺乏统一指挥，经常出现多头领导和政出多门；（3）管理幅度和层次不适中，没有根据各个地区、各个部门的具体情况加以综合确定，造成行政组织机构庞大和层次繁多（4）在授权方面的工作不得力，行政领导某些权力该下放的没下放，而且缺乏授权的灵活性，不会根据组织的目标、下级的素质等授权等等都是造成行政机构不合理的因素。在新的世纪里，若要实现行政沟通效率的提高，就需要对行政组织进行必要的改革。2、沟通环境的影响。组织的沟通环境分为外在环境和内在环境，这两种环境对行政沟通的渠道或产生一定的限制性的影响，或推动行政沟通的良性发展。组织的内部环境是行政沟通的决定性环境，包括物质条件、制度条件和人群关系，这三个方面都与行政沟通活动有着直接或间接的联系，应该说良好的组织内部环境是作好行政沟通的关键。其中人群关系是影响行政沟通的主要因素，如不良的人际关系、非正式群体带来的消极影响及组织磨擦等都会极大的阻碍行政沟通。行政组织的外部环境也有着不可忽视的影响。我国正处于改革开放时期，而在这个特定的历史时期，社会环境必然会对组织目标和价值、结构系统、技术系统、管理系统和社会心理系统产生直接和具体的影响，从而影响组织的内部环境和行政沟通的形式。长期以来，行政沟通被作为迅速解决难题的有效工具之一，一些行政机构和人员便脱离改革开放这个组织外部环境，忽视在价值、理念不断面临挑战的环境中，行政沟通也有了它的新的内容和形式，把它作为灵丹妙药来使用，导致行政沟通效率的低下。（二）个人因素的影响：1、无意识的认识偏差和有意的歪曲。（1）无意识的认识偏差。应该说所有的行政信息归根结底是由人来传递的，人们由于认识和精力的局限难免会产生对行政信息的误解和偏差。现代社会是一个信息社会，特别是行政信息技术含量不断扩大，一方面，行第3页共5页政人员及领导领导要接收大量的行政信息并加以改编。在改编的过程中，要保证信息的真实性，必须建立在改编者正确理解的基础上，但是在实际生活中，由于个人知识、理解能力、综合水平的限制，甚至容易掺入个人的因素会造成信息失真。另一方面，由于信息来源于各个领域，其形式如果不能成为行政人员及领导所能解释的形式，就有可能造成信息的失真。这些失真的行政信息必然影响行政沟通的有效进行；（2）有意的歪曲。在行政组织中，为了履行国家行政管理的职能，等级制和纪律是必不可少的。但是政府行政组织的各级部门及行政人员是向上负责，并有不同的行政目标和部门利益，同时要靠上级的赏识方能得到晋升。他们常常对自己上级的需要和看法十分敏感，表现出一种难免的倾向，总是把那些中听的或对他们自已部门有利的信息告诉行政领导。这种行为必然导致行政信息的失真，如我们经济建设中取得的经济效果，应该是以效益为中心的综合情况。可是在经济成果上报中，尤其是在企业成果上报中，只反映规模，而忽视实际效益，只讲产值不讲税金和利润等等都造成了行政信息的失真，直接阻碍了行政沟通的正常进行，以致造成行政沟通的恶性循环。总之，行政沟通的前提是行政信息的正确性，只有信息正确才能保证行政沟通顺利进行，才能提高行政沟通的效率。2、沟通风格不良。沟通风格与人的个性、价值观、认知水平、文化背景等有一定的联系，是在行政活动中逐渐形成一种习惯性的沟通行为方式。行政人员正确认识自己的沟通风格是做好行政沟通的第一步，在日常行政活动中，行政人员及行政领导习惯于使用某种沟通方式，用这种方式进行沟通，会使其感到得心应手，游刃有余，并逐渐发展成为一个人的沟通风格。沟通风格不同的人在一起工作，彼此不能协调与适应的话，那么彼此不仅不能有效沟通，还会造成无谓的冲突，阻碍工作的进行。人贵有自知之明，而我们的很多行政人员往往一方面不能弄清楚自己的沟通风格，另一方面又认识不到沟通风格因人而异，应在不改变自己沟通风格的同时打破自己的“舒适区”，适度调整自己的沟通风格，向沟通对象靠拢，以致沟通不能实现原有的效果。同时，乔哈瑞理论和JHALL等人研究成果表明，大多数人的沟通风格兼有两种以上，但在沟通风格中只有开放型的沟通风格是既重视自我披露，又注意运用反馈，能在团体中营造宽容互信的开放气氛，是一种积极、健康的沟通风格。其他的如封闭型、隐秘型和盲目型都存在着不同的消极因素。所以，行政人员应充分认识自己的沟通风格并要改善沟通风格，努力向开放型沟通风格靠拢。三、提高行政沟通效率的几个措施如何实现行政沟通的高效是现今行政机构和行政人员所面对的一个很重要的行政课题。有针对性的从影响沟通的因素出发，进而提高行政沟通效率是其重要的策略。从影响组织沟通效率的组织因素出发，应着手于组织结构的优化和组织环境的改善。1、从组织结构着手应做好以下几个方面：（1）精简机构，建立适度的组织层次和第4页共5页组织幅度的比例，减少沟通环节，提高沟通的速度、质量和容量；（2）要使组织这个沟通网络立体化、开放化。组织应是一个开放的面对社会各成员和利益群体的，但又保持相对独立性的多元化的沟通网络，这样能收集更多的有益的沟通信息，促进行政沟通的有效进行；（3）要采用多通道信息体制，这样才能保证行政沟通不会应其中一个渠道发生故障而影响整个沟通体制的进行，其他渠道仍然畅通。2、环境的最大特点是具有不确定性，即环境的复杂性和环境的变化性。而组织的环境有内部和外部两方面环境：（1）组织的内部环境有物质、制度和人群关系组织。在行政沟通中的物质条件具体是指沟通的介质，随着信息时代的到来，科技技术的发展，沟通的媒介增加了网络沟通，作为行政人员应掌握现代网络技术，以适应现代沟通的需要，以提高行政沟通的效率。这里当然还牵涉到科学选任、严格培训、合理调配人员的问题，因为行政组织物质条件首先是一支行政队伍，高素质的行政队伍是行政沟通效率提高的前提；其次，良好的人群关系是行政沟通进行的重要的环境，使行政人员目标与组织目标一致是搞好人群关系的前提，同时还应使行政人员增进了解，建立良好的人际关系和协调行政各部门的利益，从而增强团体的凝聚力；再次，合理的物质条件和良好的人群关系仍需要制度的保障，良好的行政制度是行政活动有效进行的保证。行政沟通也离不开制度的保障，应完善反馈体制、激励体制、监督机制等以保证行政沟通的有效进行；（2）组织的外部环境即社会大环境，其中意识形态环境尤为重要，要加强对组织成员的思想教育。总之，行政沟通效率的提高离不开组织因素的影响，只有改善组织才有可能实现行政沟效率的提高。从影响行政沟通效率的个人因素出发：1.避免行政沟通中的信息失真的是提高行政效率的重要前提。针对无意的认识偏差，首先行政人员需要有效控制信息量，如当命令、计划和政策执行中出现偏差时，经反馈后进行行政沟通；按轻重缓急来处理行政信息等等，以达到“去繁从简”，减少不必要的信息；其次，要集思广益，集合集体的智慧，避免由于个人知识，能力和综合素质的原因而产生的信息失真。同时，还应注意运用多形式的介质，避免因为行政信息不为行政人员和领导所理解而发生误解；再次，针对有意的歪曲，在做好思想教育的同时，应做好制度方面的建设，如行政激励机制、监督机制、反馈机制等等保障行政沟通的良性进行。2.改善沟通风格，培养积极、健康的沟通风格，从而提高沟通的整体效率。其中反馈与自我披露是改善沟通风格的两种重要的策略。汉纳雷（1964）研究了十八个团体，发现有百分之九十的成员在单向交往中工作效率低，即在没有反馈的情况下。而在双向交往中工作效率高。这表明反馈是积极有效的，就反馈而言，应注意从以下几个方面进行：（1）、反馈应“对事不对人”，不能针对某人进行反馈。（2）、反馈应客观而富有诚意，不能带有很强的主观判断，避免导致反馈的失效。（3）、反馈的主旨是信息共享而非教训别人，要重视对方的信息，要学第5页共5页会倾听。（4）、反馈的信息量不宜过大，应以别人能接受为准。应根据个人的特点和工作性质进行适当的交流。（5）、反馈应迅速而适宜。只有迅速的反馈才能起到沟通的效果，同时还应注意应创造良好的反馈时机和环境。（6）、反馈应注意对对方的信息加以综合整理，再进行反馈才能保证行政沟通中的信息准确性，当然也包括对方的非语言因素进行综合反馈给对方。而就自我披露而言，应注意几个方面：（1）、首先应明确自我披露是为了建立牢固的人际关系，而非获取他人的同情或宣泄情感的手段，研究表明，良好的人际关系是在不断的自我披露中逐步建立起来的。（2）、自我披露应是双方彼此开放、双响共享，只有