【管理制度】辦公物資采購及發放規定

第1页共3页办公物资采购及发放规定第一条为使公司办公物资采购及发放工作规范化，依据公司《预算计划制度》和《仓储管理制度》特制订本规定。第二条办公物资的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。第三条本规定所指办公物资是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档案柜等家俱器具，电话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备，电扇、空调等家电设备。第四条各部门所需的办公物资要统筹计划，纳入年度预算计划当中，经批准后，按月制订具体计划。第五条办公物资的采购及发放实行集中管理，由总务部负责，具体细则如下：（一）办公物资的月度采购。各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并于每月30日报至管理会计部，管理会计部审查是否在预算之内。如在预算外，管理会计部要求各部门重新填单，如在预算内，管理会计部签署意见后转总务部后勤组，后勤组根据库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购计划”，报总务部经理审核和行政总监审批后，由采购员实施采购，同时“月度采购计划”报财务会计部一份，由财务会计部负责采购资金的准备。（二）办公物资的临时采购。各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”（本单一式四联，一联本部门留存，一联报财务会计部，一联交采购员，一联交物资管理员。），经本部门负责人签准，然后视采购所需金额报相应批准人批准。财务会计部负责采购资金的准备及对某些物品的比价工作。（三）申请采购的审批权限。1、预算内单项资金使用审批权限：1000元（含）以内由部门经理批准；1000元以上2000元（含）以内由系统总监批准；2000元以上由总经理批准。2、预算外单项资金使用审批权限：2000元（含）以内由总经理批准；2000元以上第2页共3页由董事长批准。3、动用1000元（含）以下资金由财务会计部经理核准；1000元以上由财务总监核准。第六条采购工作细则。（一）采购物资单价在100元（含）以下的，由采购员直接采买。采购物资单价超过100元的，采购员须事先进行市场寻价，填写“寻价单”。单价在200元以下的寻价结果由后勤组组长确认；单价在200元（含）以上寻价结果由总务部经理确认。采购员根据确认的寻价结果，办理具体的采购业务。（二）采购员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉。采购后要及时办理入库手续并登记采购台帐。第七条物资管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。（一）采购员在办理入库手续时，物资管理员应根据“采购申请单”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”（本单一式两联，一联物资管理员留存，一联交采购员办理请款或报销手续并留存于会计室。），办理入库手续，并登记库存数量帐。（二）物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”：1、八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。2、四检：●上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。经常检查库内温度、湿度，保持通风。检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。（三）物资管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序。（四）物资管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容如下：1、严禁在仓库内吸烟、动用明火。2、严禁无关人员进入仓库。3、严禁在仓库堆放杂物。4、严禁在仓库内存放私人物品。第3页共3页5、严禁私领、私分仓库物品。6、严禁在仓库内谈笑、打骂。7、严禁随意挪动仓库的消防器材。8、严禁在仓库内私拉乱接电源电线。（五）物资管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报总务部经理和财会部门。第八条办公物资的发放采用集中时间办理：定于每周二、四下午2时至5时。第九条各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同管理会计部核对。领用时由指定专人填写“物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存根，一联物资管理员留存，一联报会计室。）如系以旧换新或属预算内或经申购采买的物品，由部门经理签准。如系预算外则视具体领用物品金额报相应批准人批准，领用批准权限同申请采购时的规定。第十条物资管理员要认真核对“物品领用单”所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存数量帐。每月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式三份，一份自存，一份报后勤组组长，一份报总务部经理。），同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”（本表一式两份，一份自存，一份报管理会计部）。管理会计部根据物资管理员上报的“月度办公物资领用汇总表”审核各部门的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。第十一条对家俱器具、办公设备和家电设备的登记与管理，按公司《财产管理制度》的有关规定执行。第十二条凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。对有意破坏者，除全额赔偿外，并按《员工奖惩制度》予以处罚。以上责任认定部门为总务部和审计监察部。第十三条本规定由总务部制订、解释和监督执行，报行政总监批准后自公布之日起施行。凡施行后既有的类似规定自行终止，与本规定不符的以本规定为准。