基于Documentum平台的工程行业EDMS解决方案

111工程项目文档管理系统EDMS解决方案EMC公司立思辰22目录安排工程项目文档管理目前存在的问题项目文档管理需求分析EMCEDMS系统解决方案EMCEDMS系统功能模块介绍EDMS系统价值分析33全球化竞争加剧协作性加强企业绩效压力提高复杂性增大时效性加强业务快速转型工程行业趋势与需求从我国工程企业实际情况看:在工程项目的管理上与国际惯例尚有较大差距，影响着我国工程项目管理水平的提高。44工程行业目前管理现状多项目/多参与方•文档无统一的管理及利用方式•文档管理较为困难(类型多、数量多、来源多)•多项目的同时管控问题项目生命周期管理•无法实现对项目整个生命周期过程及结果管理项目过程管理•无规范的流转机制实现各部门、专业间协作•无法即时查询各项目当前进展项目中工作协作•线下沟通效率较低•资源分散，无法实现即时资源共享无法实现项目整体管理过程无法实时监控工作协作困难项目资源管理混乱55工程项目文档管理问题现状通用型工程项目文档管理国际工程项目文档管理特点66目录安排工程项目文档管理目前存在的问题项目文档管理需求分析EMCEDMS系统解决方案EMCEDMS系统功能模块介绍EDMS系统价值分析77背景介绍随着公司海内外项目的扩展，不管是业主，还是项目组内部管理，都对项目电子文档管理系统提出了一些新的需求以Documentum软件作为公司项目电子文档共享和协同工作平台，已初步建立，并已在国内外近二十个项目得到应用和推广结合项目的应用，制定了文档管理相关规定和程序，并在项目应用过程中不断得到补充和完善，随着项目的进展，对文档管理提出了更高的要求需要一套基于Documentum平台的工程项目文档管理系统实现复杂项目文档管理需求用于解决异地存储、工作交互、流程及过程控制等要求实现复杂工程项目更细粒度的计划及进度控制88EDMS系统平台概述EPC-EDMS设计单位承包商项目业主监理单位供应商分包单位平台建设目标文档集中管理文档协同管理文档控制管理文档进度跟踪管理建立项目文档管理规范工作流任务安全发布交付文档归档计划99EPC-EDMS系统总体架构参考类文档供货商文档采购管理文档施工文档项目管理文档设计文档文档管理文档进度跟踪管理内部分发管理设校审发布管理交付归档管理外部收发管理项目配置管理外部系统设计系统Process,Engineering，3D采购系统Marian,VPRM，IPMS施工系统PMEV,SPOOCGEN，CQCS材料CostManager计划系统P61010EDMS系统建设目标工程项目全生命周期管理工程文档全生命周期管理1111目录安排工程项目文档管理目前存在的问题项目文档管理需求分析EMCEDMS系统解决方案EMCEDMS系统功能模块介绍EDMS系统价值分析1212系统功能设计思路通过Documentum的应用，实现项目电子文档的集中管理、异地存储、实时共享和及时查询，建立一个共享和协同的工作平台，从而实现恰当的人在恰当的时候得到恰当的信息。通过开发和应用，使各类文档从产生、批准、发布、升版、作废的一个规范化的过程，实现文档的过程管理。通过制定文档的计划，并对电子文档的应用状况进行实时监控，从而实现电子文档的计划、跟踪和检测，达到对文档的控制和管理。充分利用生命周期和工作流管理功能，通过定制开发，规范文档产生、发布、版本、交付、归档、作废的流程，实现文档自动传输与流转及文档在建设与运营阶段的电子交付、支撑工厂信息管理系统的有效运行，进而实现工厂生命周期的信息管理。1313EPC企业全面文档管理解决方案EPC–EDMS项目库部门库档案库知识库电力EPC-EDMS石化EPC-EDMS电力配置石化配置产品Documentum统一的项目文档管理平台–文档汇总发布平台–文档分发平台–文档交换平台–文档竣工交付平台–文档归档平台统一的电子档案和知识管理平台1414目录安排工程项目文档管理目前存在的问题项目文档管理需求分析EMCEDMS系统解决方案EMCEDMS系统功能模块介绍EDMS系统价值分析1515工程项目文档管理需求管理需求:•项目计划与进度对应•项目进度统计•项目进度管理管理目标:实现项目进度实时管理完善项目进度控制机制管理需求:•文档多类型、多来源管理•文档大数据量管理•多项目中文档管理•文档统一管理及利用管理目标：提高文档利用率提高日常工作效率加强项目文档管理规范管理需求：•满足项目协同办公需要•实现项目过程控制•满足内外部工作交互•完善事后审计机制管理目标：提高日常沟通效率规范操作过程项目进展可控化围绕工程项目中文档的管理及利用,实现项目过程及结果管理。项目计划管理项目文档管理项目流程管理16161.文档功能2.流程功能3.计划功能三大要素之功能说明流程计划文档1717问题1：工程项目中文档分散到各处。工程文档有大量拷贝分散在各处，无法辨别或马上定位最新版本。无法解决共同编辑同一文档问题。文档功能解决：统一的集中管理协作平台，将所有文档统一管理，解决了文档多个拷贝，版本不清晰，无法共同编辑的问题。分散到统一分散到统一1818问题2：没有专业的管理文件夹结构，访问安全控制较难。解决：通过多年项目实施经验总结，总结出规范的目录结构。目录不仅能存放文件，其路径可以查看出该文件的重要分类或属性。且快速创建精确的权限控制。？访问访问访问访问文档功能1919专业的目录结构项目（Project）•装置（Plant）–管理类文档管理类专业（Discipline）–详细设计文档设计类专业（Discipline）–采购类文档采购文档大类–基础设计文档设计类专业（Discipline）–总体设计文档设计类专业（Discipline）–供货商文档Venders–交换类文档内部交换外部交换–参考类文档如何做标准规范文档大类文档功能2020通过相关配置而产生的文件夹—基础数据装置数据配置专业数据配置2121通过相关配置而产生的文件夹—目录结构2222通过相关配置而产生的文件夹—权限配置角色文件夹权限2323产品文档创建界面问题3：工程项目中，人员无法或难以统一快捷使用文档模板创建各种文档。解决：在文档创建的时候有文档功能模板过滤功能，可以选择已上传服务器的文档模板。文档功能2424问题4：项目文档需要人工填写各种属性，工作枯燥，强度大，且极容易出现错误。问题5：项目文档需要通过编码人工编号，无法自动生成文档编码，工作繁琐且极容易出现错误。解决：自动继承属性功能，免去大部分繁琐的属性填写工作。自动编码功能，根据编码规则，自动生成文档编码。文档功能2525文件编码配置不同文档类型编码规范公式电子文档编码规范制度文档功能2626文档创建界面-属性继承&自动编码只需填写四位流水号，自动生成编码：27812-PD-DW-13-XXXX属性继承2727问题6：工程项目进行中，工程人员无法一次方便的上传大量文档。解决：批量导入，大宗上传解决一次性上传大量文档问题。Server批量上传大宗上传文档功能2828批量上传界面文件批量导入大宗上传离线模板文档功能2929问题7：多人协作编辑同一个文档时候，会导致修改冲突问题8：工程项目中编辑文档无法或很难追溯历史版本。解决：签入、签出功能使文档在同一时间只能被唯一一个用户所编辑。版本功能解决文档升版问题，使文档的编辑可以被追溯。可以减少文档错误编辑所带来的损失。Version1.0Version1.1Version2.0Version1.2Version2.1文档功能3030文档应用--单个文档更新&版本升版3131问题9：工程项目进行中，寻找文档浪费时间的时间占整个工作时的相当比重。这是一个极大的浪费！解决：强大文档查询功能，不仅根据文档的各种属性查找文档（比如，文档类型，专业，大类，小类，等等），还可以根据文档的内容查找文档。文档功能3232文档查询基本查询高级查询文档功能3333问题10：由于工程文档格式不尽相同，客户端需要安装大量匹配的软件，以方便浏览。而只读用户将文档下至本地还有安全隐患。解决：在线阅览模块完成在线内容阅读协作功能，文档在线浏览，文档在线注释，文档的在线注释。使用简易，安全，且客户零安装。浏览器(e.g.IE,Firefox)各种图纸（流转换）应用服务器##服务器Documentum服务器适应各种图纸！132456文档功能3434在线阅览文档功能35351.文档功能2.流程功能3.计划功能三大要素之功能说明流程计划文档3636问题11：在工程项目中，流程有效控制和管理是项目进行中一直比较头疼的问题。解决：审批发布、对内分发、对外分发、归档、交付等模块，分别解决了审批，发布，内部的文档互提，对外发布等一系列工程档案的流程问题。让用户轻松和准确的实现对各类文档的流程操作。流程功能流程创建审批发布分发归档3737内部分发流程示意图设计人审核人内部分发1.将文档发送给审核人2.邮件提醒3.审核通过*3.审核未通过其他专业3其他专业2其他专业1流程功能3838审核发布操作选择审核人选择需要审核的文件流程功能3939邮件提醒流程应用举例–审核发布流程功能4040文档应用举例–文档状态，版本，版次文档产生，状态：草稿文档在系统中产生后，为私有文档，状态=草稿，版本=无，版次=1.0文档发布，状态：发布文档发布之后，为公共文档，状态=发布，版本=0、1、2……，版次=1.0、2.0……文档修改，状态：草稿文档修改之后，为私有文档，状态=草稿，版次=1.1、1.2……文档审核，状态：审核中文档在审核发布过程中，状态=审核中4141流程应用举例–内部分发内部分发选项选中文档，并启动内部分发。选择内部分发种类4242文件内部分发流程应用举例–内部分发点击编码，产生编码生成页面下一步4343文件接收提醒内部分发-文件接收提醒4444设计条件通知单内部分发-设计条件通知单4545外部分发流程申请人审核人业主1.将文档发送给审核人2.邮件提醒3.审核通过3.审核未通过文控内部外部流程功能4646流程应用举例-外部分发外部发布审核文控传送单4747流程应用举例-外部分发流程功能4848外部接收-供货商文档管理接收登记内部处理文控回执供应商列表供应商1PO1PO列表PO1供货商文件1供应商2PO2PO2供货商文件1配置管理供应商文档按照供应商，PO，供货商文件的文件结构管理。4949问题12：在工程项目中，结果性文档需要归档。而归档一直是一个比较复杂和繁琐，且耗时较长的工作。解决：自动归档功能帮助用户快捷，轻松的归档。计划管理员、文档管理员所有文档归档文档分卷/分册本地目录其它档案系统自动归档流程功能5050文档的交付管理提取文件保存文件待交付文档交付目录文件属性表文件ftp过程中交付最终交付保存方式业主流程功能5151文档的归档管理提取文件保存文件归档库其它来源外部电子文档批量导入文件夹对应关系待归档文件流程功能5252提交归档申请申请人审核人档案管理员邮件通知审核通过邮件通知不满足归档要求邮件通知流程功能5353文档的归档管理－－外部文档归档归档文档信息准备档案编号归档日期保管期限档案密级卷册号卷册描述外部文档一般属性归档属性批量上传归档库流程功能54541.文档功能2.流程功能3.计划功能三大要素之功能说明流程计划文档5555问题13：在工程项目中，需要做各种文档的统计而了解项目的进行情况。而这是个繁琐耗时耗力的事情。解决：进度跟踪模块，可以在项目进行中，随时根据需要生成各种统计报表。统计计划功能5656生成通用清单界面计划功能5757内部交换传送单列表计划功能5858内部交换状态跟踪表计划功能5959外部交换传送单列表计划功能6060外部交换状态跟踪表计划功能6161内部交换文件统计表计划功能6262发出外部交换文件统计表计划功能6363问题14：在工程项目中，需要文档工作进行任务分解，制定计划，而计划的执行状况需要被掌握。解决：文档计划管理模块，可以在项目进行中，制定修改计