Documentum电子档案管理解决方案

1©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.EMCDocumentum在电子档案管理领域的解决方案2©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.Agenda内容管理平台对档案管理系统的支撑内容管理平台对电子档案长期保存的支撑3©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.完整的内容管理平台StaticLowHighInformationCentricPolicyCentric传统的内容管理传统的档案管理Structure&Process协作库服务和工作流格式副本虚拟文档CMandRMsolvedifferentbutoverlappingproblemsTherealrequirementistomanagethecompletelifecycleofcontentIntegrationprovidesacompletesolutionandisarequiredaspectofECM时效性规划冻结保持审计追踪4©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.工作流链接管理格式转换格式副本XML管理内容发布内容库服务分类生命周期法规遵从Portal企业搜索企业应用协作空间RegulatoryPublishing记录管理员编辑工具集成记录管理时效性策略智能存储模板最佳实践流程发现建模模拟分析和优化表单设计队列管理系统集成流程执行活动监控变更控制审计和报告归档信息权限管理安全流程服务内容服务内容库服务Documentum在电子档案管理的应用电子签名CSForSharePoint访问控制加密审计追踪5©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.档案管理的核心问题真实性–指档案由当事人或当值设备在第一时间形成，符合形成者的意图，文件的内容真实可信，文件所反映的形成者、发送者身份属实，形成和发送时间符合实际。完整性–指档案的正文、附件、结构和背景信息是完整的、未被非法改动。有效性–指档案在经过格式转换、系统迁移等操作之后，依旧能够可被查找、检索、显现和理解。6©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.国际标准ISO15489信息与文献——文件管理ISO23081文件管理过程元数据标准ISO14721开放档案信息系统(OAIS)参考模型ISO17799电子信息的安全管理规范ISO19005-1PDF/A-1电子文件长期保存的格式标准ISO/TR18492-2005基于电子文件信息的长期保存标准ISO/DIS22938-2006电子内容/文件管理数据交换格式EMC参与了ISO15489和ISO14721的标准制定7©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.建设所参照的国内标准与规范《档案法》（1987，1996）《电子签名法》（2004）《电子文件管理暂行办法》（2009）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《信息与文献文件管理》（ISO15489－1：2001）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）……8©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.国际电子文件管理标准DoDcertifications–北美地区政府机构文档管理软件功能需求的事实标准–强调信息法律的遵从性–文件管理需求类型的多样化趋势–军事领域的专业性MoReq2–通用性–灵活性–一致性–可操作性–欧盟文件管理的重要指导性文件Vers–基于前沿理论、方法和技术,体现科学性和先进性–标准配套性好,操作性强–元数据集体系庞大,结构独特,具备灵活性和兼容性–电子文件具有多文档格式EMC参与了DoD5015.2要求的制定,是MoReq2待审核产品之一9©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.ISO15489－Document,Record,ArchiveDocument最宽泛的文件定义Record不可变更的法律凭证Archive长期或永久保存价值10©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.国外与国内文件、档案的对应DocumentRecordArchive文件归档文件档案记录文件档案国标:11©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.管理部门的对应综合档案馆文件管理部门ArchiveDocumentRecord档案室综合档案馆文件管理部门档案文件归档文件12©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.电子文件中心应用系统的定位业务系统接收档案室集中采集规范归档统一管理数据规范安全保密充分共享电子文件管理系统（ERMS）移交档案馆长期保存完整真实有效可信数字仓库（TDR）13©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.ERMS系统的建设内容软/硬件平台初步规划系统架构设计与集成系统测试和试运行平台扩展与运维ERMS系统建设管理组织和体系宣传和推广制定管理标准和技术规范规范各单位业务系统建设基础平台建设系统建设制度标准规范建设14©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.采用内容管理平台实现电子文件中心归档文件管理Recordsmanagement保管期限策略RetentionPolicy自动分类技术AutomaticClassification内容存储服务ContentStorage电子邮件归档EmailArchiveXML数据库XMLDatabase纸质档案采集基本内容服务信息权限管理统一搜索自动信息分类时效性保护记录管理打印控制邮件归档多媒体管理SAP归档访问控制生命周期管理数字签名业务流程XML支持15©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.采用内容管理的优势在多个国际、国内的标准和文献中，都建议在内容管理平台的基础上建设EDMS,ERMS和TDR系统成熟的内容管理平台已经包含了元数据管理、XML管理、格式转换、安全权限、文件处置、自动分类、保管期限、法规遵从等一系列模块优秀的内容管理平台已经符合了ISO15489,DoD5015.2,MoReq2等一系列国际标准采用内容管理平台，可以非常顺利的实现私有云的架构和SOA的架构16©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.基于DoD5015.2的实现FW:SECFilingUpdateFW:SECFilingUpdate17©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.采用内容管理的优势－性能保存5500万份记录每天新增2000万份电子档案，全国10,000人使用供比利时1000万公民使用10亿个电子文件每年新增数电子档案1200万份保存超过200万份劳动就业资料18©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.ERMS系统建设数据和业务基础数字化分类表案卷管理保管期限表全流程需求元数据安全管理审计追踪工作流系统管理法规遵从性能要求协同管理易用性形成与办理捕获登记存储与保管检索利用处置19©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.ERMS的核心功能－分类表管理基于目录的分类管理方式根据电子文件类型进行自动分类可以自动生成标准的分类目录允许用户灵活创建分类目录20©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.ERMS的核心功能－保管期限根据电子文件的类型定义不同的保管期限保管期限表具有独立的管理界面，保持安全性和稳定性保管期限到期后，可自动触发流程和生命周期21©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.完整的内容生命周期文件创建协作元数据工作流版本ObjectBecomesARecord作者控制RecordsManagement公司控制Store/TransferExpungeLegalRulesRegulatoryComplianceBusinessRulesAccessControl时效性处置DocumentumECMDocumentumRecordsManagerTimeActivityDeclareClassify22©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.物理记录管理CoreRecordsManagerComponents文件和时效性管理DocumentumPlatformWEB-BASEDCLIENTCONTENTSECURITYUNIFIEDARCHITECTUREDocumentumRetentionPolicyServices安全和访问控制通知WebServicesforRecords报表存储管理记录规划联邦式记录管理Certified23©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.ERMS的核心功能－电子文件管理流程Reviewed/DraftPendingReviewApprovedPendingApprovalApproved/Rejected/DraftIssuedSTART(create)editDraftEffectivereviewENDapproval(e-sig)issuemakeeffective(e-sig)trainingdecisiontrain(e-sig)IssuedTrainingCompleted/NotRequiredIssuedCreate/ChangeReviewApproveIssue(forTraining)MakeEffectiveObsolete基本的生命周期和任务:URS-0124©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.流程建模活动模板审计追踪25©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.流程模板26©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.ERMS的核心功能－元数据管理基于XML数据库，从底层支持对元数据的管理XMLSchema由系统自动管理，便于追溯元数据抽取由XML数据库实现，效率高EMC在全球有大量的案例，产品能够支持多个标准公文属性档案属性过程信息原文验证27©Copyright2009EMCCorporation.Allrightsreserved.ERMS的核心功能－保存格式与封装能够接收和管理各种格式的电子文件具有电子邮件的归档解决方案具有自动格式转换的组件在建行和上海电力公司有声像等多媒体电子档案管理的成功案例杭州市党政机关（EDMS）机关档案室（ERMS）杭州市档案馆（TDR）移交自动生成28©Copyright2009EMCCorporation.Allrig