企业采购管理实务培训教材

《采购管理实务》——财经学院主讲：彭光辉2019/8/28任务2建立采购管理组织技能点1：如何组建采购部门技能点2：如何确定采购部门人员职责技能点3：如何针对不同物品选择采购制度技能点4：如何招聘采购人员技能点5：如何培训采购人员技能点6：如何组建优秀采购组织团队•1.识别采购管理组织的结构形式；•2.确定采购管理部门及其人员的岗位职责，配置适当人员；•3.识别并建立灵活的的商品采购管理制度；•4.了解采购人员的基本素质及招聘程序、培训开发工作，做好未来应聘准备；•5.组建优秀采购组织团队。学习目标核心能力•1.能根据企业的经济类型、运营模式的不同建立采购管理部门；•2.。能对企业的商品采购管理制度的优略进行比较，健全企业的采购管理制度。•核心术语•适用情景•技能描述•技能要点•技能诊断•任务2小结•任务2测试•课堂讨论•业务技能自测•案例分析组织与组织工作•组织的两种解释–名词意义的组织：为了到达某些特定的目标，在份工作协作的基础上构成的人的集合。（社会集体：按照一定的目标、任务和形式建立起来的）–动词意义的组织：通过组织机构的建立、运行和变革机制，以实现组织资源优化，完成组织任务和实现组织目标。（精心设计组织结构、明确岗位和职责、关系，在环境变化组织结构变化与适应，协调人、才、物使组织运行有效）•组织设计•组织运行•组织变革•人力资源管理•采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效地实施采购活动以及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门。采购组织设计的合理与否，直接关系到采购工作能否正常顺利开展；采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。然而在各个不同的企业中，采购部门的地位是不一样的，和其他部门之间的关系也是不相同的，连采购部门的职责也会因为行业的差异而产生区别。因此，企业采购工作的成败，在很大程度上取决于我们所组建的采购管理组织是否科学、系统、可行。•为了下面采购管理任务的顺利完成，请进入一个新的业务操作环节：建立采购管理组织。任务导入技能点1如何组建采购部门•核心术语组建采购部门，组织结构与人员•适用情景当为成功的完成采购任务要建立一个人平台时，查看此技能。•技能描述采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效的实施采购活动及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门，随着企业与市场的联系越来密切采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程和竞争优势，企业只有建立完善的组织结构才能有效完成其采购职能为了使我们所建立的采购管理科学有效具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购管理部门科学有效，具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购部门的组织结构形式那么如何建立一个精干高效的采购部门呢？企业采购组织的类型•分权制组织结构•集权制组织结构•混合制组织结构分权制的采购组织•总公司把采购权力下放到下属跟公司，各分公司把与采购相关的职责和工作再分别授予不同的部门来执行。•总公司不承担采购职能，下属各分公司设置采购部门承担采购，采购部门承担一部分采购事务，将另一部分职责分散到不同部门总公司ABC职能部门职能部门采购生产销售采购生产销售采购生产•有利因素–紧急采购可争取时间，机动配合生产，提供最佳服务–有利于地区物资的采购，仓储方面，占用库存少，占用资金少–采购手续简便，反馈迅速•不利因素–权责不清–目标冲突–浪费资源–权力分撒•分权式的采购组织适用的采购条件–小批量采购–采购价值低–市场资源丰富–距离离总部远–研发试验物品采购–临时采购、紧急采购集权式的采购组织•将与采购相关的职权集中于一个部门来执行•为了建设综合物流体系，因而设立一个管理职责用一元化的组织体系，主要完成生产管制和采购管理等事务•总公司把个分公司的采购权力集中起来，由总公司统一采购总公司A公司B公司C公司采购部门职能部门财务生产销售财务生产财务生产•有利因素–集中采购，减少采购成本，增强与供应商的谈判能力，容易获得价格优惠和优质服务，形成规模经济–采购功能集中，有利于专业分工、有利于提高效率、培养专业人才–易于稳定供应商，长期合作–公开采购，减少暗箱操作•不利因素–采购流程长、手续复杂、耗时长–不利于紧急情况和临时采购–采购绩效难以评价•适用情况–大宗货物和批量采购–价值较高的物品–技术性的零件部件–涉及保密的物件–质量容易出现问题的物品–向外国采购的物品混合式采购组织总公司A公司B公司采购职能采购市场采购市场•◆按物品类别建立•◆按采购区域建立•◆按顾客属性建立•◆按采购物料的价值或重要性建立•◆按采购过程建立•◆综合结构式1.确定采购部门的组织形式按采购产品设计组织采购部门采购一科采购二科采购三科原材料机器设备办公用品维护保养按采购地区设计组织采购部门国内采购国际采购西南地区采购东部地区采购中部采购欧洲采购美洲采购按客户属性采购部门采购一科采购二科A类客户采购B类客户采购C类客户采购D类客户采购按采购物品价值或影响度大小物品价值次数承办人员A70%10%经理B20%30%科长C10%60%职员项目类型利润影响度供应风险度采购承办人战略品项高高总监瓶颈品项低高经理杠杆品项高低主管日常品项低低职员ABC分类管理法供应定位管理按采购功能设计采购部门开发资源议价招标稽催履约决定中标比价议标综合结构采购部内购科外购科材料组备件、办公品组原料组设备组2.比较采购部门组织形式优劣一贯作业：分段作业：•◆一贯作业•优点：–一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明；–符合规模经济的原则；–与供应商的关系良好；–由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。•缺点：–一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精；–采购案件从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端；–采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。•◆分段作业•优点：–每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率；–一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，不易勾串；–采购过程每一阶段均由专业人员负责，可提升采购作业的品质。•缺点：–采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效；–各自为政，无人负责；–且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难；–采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权2.比较采购部门组织形式优劣3.设立采购部门岗位，配置适当人员•◆设立采购部门岗位–采购经理–采购科长–助理–采购人员•◆确定采购部门人员的数量总经理采购部财务部销售部采购一科采购二科采购员采购员科长助理科长助理采购员采购员采购员会计科核算科市场科调研科总裁/副总裁采购经理采购科长科长助理•◆采购部门的设置应同组织的性质和规模相适应–高校与企业–制造型企业与商贸企业–大型企业与小型企业–特殊行业与一般行业•◆采购部门的设置应同企业采购目标，方针相适应–降低成本–提高产品或服务质量–快速响应–提升竞争力4.设置采购部门应遵循的原则•◆采购部门的设置应同企业的管理水平相适应–组织管理–技术能力（信息管理水平）–计划、预测能力–决策能力–控制能力•◆采购部门的设置也要符合现代管理原则–指挥统一原则–分工合理原则–权责相符原则–幅度科学原则采购经理材料科长备件科长采购员张三采购员李四采购员王五采购员陈六权力责任利益能力权力大而责任小，乱决策权力小而责任大，不积极管理幅度（管理跨度）•管理幅度定义：有效的直接领导的下属数量。•幅度的选择：在每个机构中必须决定一个管理人员能管理多少个下属人员。管理学者发现：高层管理人员通常管理4-8人；而较低层管理人员，则为8-15人。影响管理幅度的因素工作能力工作内容和性质工作条件工作环境表：影响管理幅度的因素表影响管理幅度的因素窄幅度（需要同下属一起花很多时间）与以下因素有关宽幅度（只需同下属花很少的时间）与以下因素有关1很少或没有经过培训2不适当或不明确的授权3对不需重复的计划没有明确的目标4无法考核的目标或标准5内外部考核的目标或标准6交流方法不当或欠缺，包括指令的含糊不清7上下级间无实效的联系8无实效的会议9中低层存在较多的专业问题管理人员能力不够或未经过培训11复杂的工作12下属不愿意承担责任或合理的风险13不成熟的下属1下属人员的培训2明确授权，承担明确的任务3重复的计划目标明确4可以考核的目标或标准5内外部环境的缓慢变化6恰当的方法运用，如合适的书面与口头的交流7上下级之间有效的联系8有效的会议9在较高层存在较多的专业问题（最高层管理人员关注外部环境）10管理人员能力强或经过培训11下属愿意承担责任或合理的风险12成熟老练的下属•某大型公司由于业务的发展需要，决定在华北地区建立一个采购部门，总部设在北京。于是，总裁找到小张委以重任，并允许公司内部人员可在本人同意的情况下由小张调用，如还不满足要求需要可以进行外部招聘。小张在明确了任务后，开始着手建立采购部门。问题：小张应如何建立采购部门？采购感言水无定形法无定法，不同的采购组织结构本身并没什么优劣，关键的是要与企业、公司总体管理等相配套，不同的角色要职责分明，切记生搬硬套。•技能要点组建采购部门需要考虑以下几点：•确定采购部门的组织结构•选择采购部门的人员•确定采购部门人员的数量•设置采购部门应遵循的原则•技能判断组建一个采购部门主要执行哪几个步骤?技能点2如何明确采购部门人员职责•核心术语采购部门·隶属关系·部门职责·人员职责•适用情景当对采购部门及其人员职责不明确时，查看此技能。•技能描述确定部门及其人员职责是企业管理的一个重要环节，对采购部门来说，同样如此。采购部门及其人员的职责不明确常常会造成企业的管理混乱、资源浪费，因此有必要对其部门人员的职责进行明确划分。一般来讲，采购部门的职责与其在企业中的隶属关系有关，采购部门人员的职责与其在企业中所处的岗位必然相关，不同职位层次具有不同的职责。•◆采购部门隶属于生产部•◆采购部门隶属于行政部•◆采购部门隶属于高级管理层•◆采购部门隶属于资财部1.识别采购部门在企业中的隶属关系•采购部门隶属生产部总经理行政副总生产副总营销副总仓储生产采购制造产品管理•采购部门隶属于行政部总经理行政副总生产副总营销副总采购办公室人事仓储制造•采购部门隶属于总经理总经理行政副总生产副总营销副总采购副总/采购部仓储制造质量•采购部门隶属于资财部总经理资财副总生产副总营销副总采购财务采购部门职责的方针目标视角•战略层面的采购•战术层面的采购•运作层面的采购•战略：–制定、发布采购方针政策、管理运作程序与指南及任务描述，为采购部门提供相应的权力–对采购运作及表现进行审核以衡量采购绩效并促使采购不断改造–主要投资决策（厂房、设备、信息技术等）–主要零件部件自制与对外协商决策–供应商市场定位及供应体系定位及供应商关系定位–供应商合作决策，如是否想向供应商投资–供应商的内部价位优势•战术–对供应商进行审核、选择及认可–确定供应商合作的协议，订立采购合同或年度改进目标协议等–制定供应商改进计划或采购改进项目–制定实施供应商考评、考核、奖励措施–实施供应体系优化，实施供应商共同开发产品或工艺等合作项目•运作–按采购供应合同与协议及生产计划、物料需求计划的需要开具订单、签单落单–跟进供应商的交货及周转包装材料的使用–衔接收货验货过程，按有关规定计决策处理安排不合格材料的退货等–跟进供应商表现，向供应商知会有关考评结果促进其改进–跟进发票及借款等事宜根据采购部门层次看其职责•采购经理•采购科长•采购员•采购助理•采购经理–拟定采购部门的工作目标–负责主要原材料与物料的采购–编制年度采购计划与预算–签订、审核订单与合约–采购制度的建立与完善–撰写部门周报与月报–主持采购人员的教育培训–建立与供应商良好的伙伴关系•采购科长–分派采购人员及助理的日常工作–负责次要物料或原材料的采购–协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货时间等–采购进度跟踪–保险、公证、索赔督导–审