印章、证照管理制度

印章、证照管理制度一、目的：为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，根据公司规范运营、防范风险的管理要求，有效地维护公司利益，特制订本制度。二、适用范围：本管理制度所指的印章包括：行政公章、合同专用章、财务专用章、法人章等具有法律效力的印章；证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证等合法证照。三、职责使用权限1、公司印章、证照由行政人事部进行管理。由总经理确定具体的印章、证照保管及使用责任人（以下简称为印章、证照专管员）。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；制定公司印章、证照管理的规章制度和监督、检查印章、证照管理制度的执行情况；。2、用印审批权限：（1）、总经理审批类：涉及金额较大的合同；（2）、分管副总审批类：一般销售合同、采购合同、房屋租赁合同；（3）、部门负责人审批类：参展合同、员工劳动合同及培训协议、员工在、离职证明、员工参停保及公积金参停；（4）、无需审批类：政府机关办事所需材料、投标文件、电费清单。3、印章外带、证照借用及外带，必须由各部门直属分管副总审批确认。4、公司各职能部门因工作需要使用行政公章、法定代表人章、合同专用章、公司其他业务专用章的，严格按照本制度的审批流程执行。审批人对用印后果承担责任。四、印章管理1、公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。2、公司各部门一律不得自行刻制公章。3、印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。4、印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，以明确责任，落实到人。5、公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章的，或公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，若为常规盖章事项，经办人在印章专管员处填写好《公司公章用印审批登记表》（附件1），由印章专管员对文件内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的即可盖章；若非常规盖章事项，需由制订审批人签字审批。6、财务专用章由财务部负责管理和使用；财务日常工作文件在单独使用法人章时，由财务总监审核后即可用印。7、未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。8、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《公章外借登记表》（附件2），经审批签字确认后，方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。9、印章使用完后，需到印章专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章专管员应对归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。五、证照管理1、公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。2、证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。3、公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写《证照借用、外带登记表》（附件3）；经审批人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回行政人事部进行销毁。4、公司各部门因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写《证照借用、外带登记表》（附件3）；经审批人和证照专管员签字确认后，方可外借使用。外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。5、证照使用完后，需到证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。六、罚则严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。七、其他本制度自发布之日起施行，由行政人事部解释并修改。附件1公司公章用印审批登记表日期内容分数申请人审批人董事长或总经理备注附件2公章外借登记表公章名称外借事由外借人员姓名批准人借出时间归还时间附件3证照借用、外带登记表日期证件名称所属公司使用人批准人归还日期