企业设备资产管理

1企业设备资产管理(EAM)的编码规则企业的设备资产编码在设备资产管理中有着至关重要的作用，是设备资产管理的基础。企业设备资产代码除了方便设备资产的日常运行维护和资产管理外，还是设备资产管理计算机化首要工作。多数企业的资产编码方案中会希望通过编码反应出设备资产的类别和重要的属性，但是不同企业的设备资产管理的角度不同，所以分类方法和属性重点对于企业制定编码规则十分重要。例如离散型制造企业重点在于设备资产清晰的分类和设备重要性的标示，而流程制造业则更关心设备的位置、主辅机之间的关系，对于同一企业不同的管理部门可能各自都有需求，因此编码方案可能会难以确定。一、设备资产的编码范围:主要范围是固定资产和非固定资产设备，有些价值低于2000元，但对生产管理很重要的工具、仪器仪表、计量器具，也需要进行编码管理。二、设备资产的编码原则1．设备资产编码必须唯一编码若不唯一，计算机系统将无法汇总其全寿命周期的数据。正泰EAM有编码自动判别功能，如新增数据编码出现重码现象，系统会自动提示。2．设备资产编码的位数尽量少通常企业设备编码要考虑设备类别和数量，但是为了便于管理所有编码时尽量全面考虑并减少编码位数。3．设备资产编码应具备可扩展性进行设备资产编码时要留有较相应的扩展余度。一是对设备类别的扩展；二是对设备数量的扩展。4．设备资产编码应考虑与其他系统的接口问题企业内部通常还有其他管理系统，如财务、采购、生产计划系统等，它们也可能对设备进行了编码。这些系统与设备信息系统可能接口，因此要事先了解其他系统的编码体系，在制定设备编码规则时应与其保持一定的统一，方便系统间进行数据时进行视图关联。总体上讲，通常设备资产的相关编码包括：资产类别、资产编号、标签编号。要根据管理内容确定设备编码范围。最好能对所有的设备一次性进行编码，便于保证编码的统一性，过于烦琐过多的编码会影响系统在企业中的应用。三、设备资产编码规则问题设备资产的编码大多都是企业按照自己的模式来进行组织编排，不过大多会遵循以下规则：1.按设备的组织归属编码的规则。2此类设备编码能体现设备资产的归属情况，可以通过设备代码看到其所属部门，但是此类编码缺乏稳定性，一旦企业机构调整、设备资产变动就失去原有的意义。2.按设备工艺位置编码的规则。此类编码可以体现设备与装置之间的关系，大多流程工业企业多采用此类编码，但是在编码过程中需要垮部门的人员配合，前期编码工作比较烦琐。3.按设备分类编码规则。此类编码可以清楚的看到设备的所属类别，设备资产的划分结合管理基准专业性强，较易管理。但是设备系统装置之间的关联性，以及所属部门通过编码无法识别，需要具备设备资产树的系统来进行树状结构的数据整理，才能实现良性管理。四、EAM系统中设备资产编码说明EAM系统中设备资产的编码大多采用五段式资产分类，第一段为“资产大类”段，此段与会计核算科目形成对应关系，同时体现按资产用途进行的分类（如通用测试、专用工艺）；第二段为“资产中类”段，是对资产大类的进一步细分；第三段为“资产小类”段，是对资产中类的进一步细分；第四段为“资产备用”，主要用于在已有分类不够细化时自行细化用；第五段为“序列号”，是对该类别设备资产按序列进行编码。EAM系统设备资产通常情况下设定单体设备（资产）的编码为11位，具体规则如下：××·××·××·××·×××大类·中类·小类·备用·序列号很多企业对于上述编码会有些调整，最常见的是加入设备资产所属部门和安装地点，会把编码扩至15位或更多，规则如下：××·××·××·××·××·××·×××部门·地点·大类·中类·小类·备用·序列号EAM系统设备资产编码通常用总部集中进行管理，各子公司或部门如有新增类别须报总部进行核准，并制定编码序号，特殊情况可以使用每个类别的其他类使用默认的编码99。设备资产编码不能出现重码，所有通常由总部或总公司进行设定，在编码中没有“部门编码”和“使用地点”的情况下，各部门如要自行设定新购置设备编码，为防止重码，也可以通过分配序列号号段的方式来进行编制。实施设备资产的计算机管理，设备资产编码是首要工作，因为在系统实施过程中，一旦编码规则发生变化，所有实施工作都必须重新开始。另外通过对设备资产编码规则的确定，不仅可以直接影响到项目的实施进度，而且在设备资产系统上线后的资产的管理模式也会受到相应影响，所以说在编码的制定过程要结合企业设备资产的管理实际情况统筹考虑，多部门协同提出整体方案，以此保证EAM系统的顺利实施。3SAP资产管理：管好资产生命周期价值链本文阐述了SAPEAM方案如何实现企业资产价值链和实物链的有机统一管理，并阐述了通过EAI实现集在企业资产管理的实务中，我们经常会遇到资产管理与设备管理脱节的情况。负责实物的工程/设备/运行部门和负责价值的财务部门之间缺少协作，造成资产帐物不符。其典型表现如:基建工程竣工阶段的转固业务和设备新增业务各自操作，固定资产卡片和设备清册不一致;在资产更新变迁时资产台帐与设备台帐不同步更新，价值虚增虚减。管理上脱节带来的最直接影响就是企业资产的损失。笔者曾见过在一个大型集团企业清产核资的报告上，固定资产盘亏的损失超过了3个亿。如果建立起资产会计和设备实物的有效管理体系，同时二者又能够集成协作，即使不能根除盘亏的现象，带来的效益也仍然是可观的。本文围绕该主题，阐述SAPEAM方案中的主要作法，希望能对企业管理实务有所裨益。在SAP的EAM解决方案中，资产实物管理的负责部分前期是项目管理(PS)模块，后期是设备维护(PM)模块，而价值管理的负责部分是资产会计(AM)模块。这三大部分都建立在SAP统一应用平台基础上，数据模型共享，业务流程无缝闭环集成，能最大限度的保证资产帐物相符。1.从基建开始在SAP的方案中，保证价值和实物统一的工作从基建项目就开始了。SAP的项目管理包含全面的项目计划和项目财务管理。设计阶段产生的设备清单会传入系统中，挂在项目的WBS结构下。每一设备的采购申请都会预先经过项目预算检查，然后形成设备采购订单。到货和已经安装的设备可以直接自动产生固定资产台帐，或者记入在建工程。工程部门或者财务部门根据规则创建好固定资产卡片，形成固定资产号，并建立设备清单和固定资产的映射关系。在项目从开始到结束的整个过程中，消耗的人、财、物等资源都按照工程结构和成本要素清楚分列。通过预先定义的结算规则进行自动结算，可以支持快速准确的转资，走出实现帐物相符的第一步。2.资产台帐和设备台帐的联动在SAPEAM解决方案中，和实际业务一样，针对同一资产，存在侧重价值的资产台帐和侧重实物的设备台帐，二者的管理细度和口径的不尽一致。当在系统中创建新增的设备纪录时(如工程竣工时)，需要同时指定固定资产号。为了避免因为分类口径不一致而导致无法映射，首先需要保证设备和资产的分类有着严格的对应关系。通过设备编号和固定资产号之间的关联，设备台帐和资产台帐的共享信息可以保持一致，如所属公司、负责人、成本中心、位置等。保持一致的方式可包括实时的同步更新，以及通过工作流实现的可控异步更新。这样实物新增或者变更时，就能够及时地反应到资产台帐上。3.维修项目/工单的结算设备的维护、修理和改造往往带来资产的价值变化，如果不能准确及时反映到资产台帐，就会造成价值的虚增虚减。SAPEAM系统中维修的主要管理工具是维修工单，对于复杂的大修技改，还需要应用项目管理模块。无论在维修工单还是维修项目中，系统都会详细计划并记录发生的物资消耗(载体为物料凭证)、投入的人力资源(载体为工票)以及所接收的外包服务(载体为服务确认单)，并在结算规则中指定对应的资产编码。一般情况下，在月末，4系统可以自动地将记载在维修项目/工单上的价值变化进行批量结算，产生对应的记账凭证，更新资产帐。当出现误操作或者发现原始数据有误时，如发现物资发料数量记错，还可以取消某笔更新动作，待原始数据调整后再更新资产帐4.折旧、退役和报废设备运行过程中需要记提折旧，折旧业务主要在资产会计模块中进行。当设备到了生命周期的后期，需要退役和报废时，可以先在设备维护模块中将设备置于退役或者报废状态，或者转移到报废区。这些调整动作可以作为事件触发预定义的后续工作流，启动资产报废的帐务处理，为资产帐物相管理画上一个圆满的句号。5.不实际的EAI策略往往我们看到一家企业里面，设备维护系统和资产会计系统是独立的。这是因为传统EAM，包括目前市场上很多主流的EAM厂商，都不包含资产价值管理。针对这种情况，有些企业希望通过EAI集成平台来实现数据和流程的集成，而不采用统一应用平台的内嵌集成方式。从技术上来看，EAI集成是一种可行的方法，但实际操作性往往却不好。因为要做到实物和价值的真正一致，工作量和成本都会远远超出想象的规模。如果读者去那些宣传为实现了独立设备维护系统和财务系统无缝集成的个例看看，多半会觉得失望。根据SAP统计，设备维护和固定资产管理的接口点会有数十个，如系统逻辑名、法人结构、维护部门、工作班组、设备资产分类、台帐记录、凭证类型、科目映射等等。而且每一接口对象，都必须考虑到创建、更改、删除、撤销、更新失败等多种数据交换模式。从长期来看，不同系统的每一次升级都会带来接口调整甚至重做的风险。即使从成本角度考虑接口也不是一个可行的方案，美国的一个统计说明，一个接口的开发成本约为1万6到3万2美元，加上每年约4千到8千美元的维护成本。10个接口5年的成本最低为36万美元，已经是一笔可观的数目了。对于尚未部署EAM的公司来说，一定要从投入和效果角度分析清楚之后，再慎重的作出采用何种方式集成的决定。1、设备管理能实现对设备的综合管理功能，并详细记录设备所有历史情况，方便设备管理人员进行设备性能分析和处理决策。主要功能要求：记录设备台帐的基础信息：要求能记录设备台帐基础信息，如设备名称、型号、类型、使用年限、折旧年限，设备和物资管理的对应关系。对于设备特性，还需进行特性参数记录，能实现设备铭牌的管理如电动机设备的马力、转速，车床设备的模型传输时间、最大长度；对于设备一些维修相关历史记录，能进行记录，如设备事故管理，能实现对设备的折旧管理。设备体系结构管理：公司设备是由地理位置、系统和设备组成，要求能有能力进行设备的体系结构管理，方便维修人员在设备维护时不必进行设备编码的记忆，只要按照熟悉的设备体系结构就可快速找到设备，进行维修工作安排和记录。同时可按照设备体系结构进行维修成本的统计、维护成本的计算，方便进行设备管理成本分析。设备的备件结构管理：所有设备都有其备件结构，要求库房进行相应备件储备，能建立设备备件结构，方便在维修工作安排时对备件的快速寻找（只在和该设备相关备件中进行挑选，而不是在整个备件库中去寻找）；同时在备件进行储备时，可方便知道该备件用途，5以便及时、合理储存备件。设备的档案管理：能实现对设备的技术资料管理、维护手册、操作手册、安装过程资料管理、设备验收资料管理、安全文件管理和相关图形、影视文档、设备购买合同等。同时也可对设备维修过程中的一些记录文件进行管理；方便维修时直接查询这些文件，找到所需信息，快速解决问题。设备历史管理*履历册：设备所有操作、维修历史都可在设备管理中直接查询，方便设备维修分析、故障分析、移动跟踪、设备处理或者报废时提供全面评估信息。清楚设备历史维修成本结构，成本趋势，方便决定设备最终处理决策。了解设备及设备类型的整体状况，能对设备及类型进行完好率计算，知道设备目前性能状况；能计算设备故障率，了解设备运行状况，决定维修策略；能计算设备利用率，知道企业资金投入的有效产出。设备的保修管理：要求记录设备保修信息，记录详细保修条款，紧急维修中的设备如在保修中进行维修提示，记录在保修下的维修成本，进行索赔管理、记录设备保修索赔历史。2维修管理维修管理要求能实现对设备多种维修方式的管理支持，如紧急维修、计划维修、预防性维修、预测性维修、状态检修；对于大型维修活动包括大修、项修、技术改造、安装等能按照项目进行管理。主要要求如下：（1）维修基础管理维修的工作分类、项目分类。建立企业内部部门信息，方便后期维修工作管