公司物料与采购管理系统规定

公司物料与采购管理系统(一)材料分类编号1.原料、物料的划分2.常备料与非常备料划分3.编号原则设定(二)存量控制1.管理基准设定2.用料差异管理(三)请(采)购作业1.请购方式设定2.请购部门设定3.请购手续及权限4.请购进度控制5.供应厂商的选择与资料建立6.采购方式设定7.询价、议价及订购作业8.采购进度控制9.采购核决权限10.进口事务作业11.厂商交货异常处理(四)验收作业1.收料作业规定2.超短交料处理3.检验规范设定4.检验结果处理5.材料退货处理(五)仓储作业1.仓位规划2.料位及料品标示3.帐务处理4.盘点周期方式及异常处理5.仓库安全管理措施(六)领料、发料作业1.材料领用规定2.以旧换新规定3.材料退库作业4.外协加工料交运管理(七)成品仓储管理1.仓位规划2.缴库核点3.出货控制4.退货处理5.滞成品管理(八)滞料、废料管理1.滞料、废料定义2.滞料、废料的处理标准采购作业程序采购作业内容是从收到请购案件开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅厂商资料、采购记录及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：□采购作业程序及要点标准采购作业细则□请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下：(一)常备材料：生产管理部门(二)预备材料：物料管理部门(三)非常备材料：1.订货生产用料：生产管理部门2.其他用料：使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立、递送(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，请购单(内购)(外购)附请购案件寄送清单送采购部门。(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。(三)紧急请购时，由请购部门于请购单说明栏注明原因，并加盖紧急采购章，以急件卷宗递送。(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于请购单上注明试车检验及预定试车期限。(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制请购单提出请购。第三条免开请购单部分(一)下列总务性物品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1.贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2.招待用品：饮料、香烟等。3.书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4.打字、刻印、报表等。(二)零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限(壹)内购：1.原物料：(1)请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。(2)请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2.财产支出：(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。3.总务性用品：(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以财产支出核决权限呈核。(二)外购：1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条请购案件的撤销(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于请购单(内购)或请购单(外购)第一、二联加盖红色撤销的戳记及注明撤销原因。(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：1.采购部门于原请购单加盖撤销章后，送回原请购部门。2.原请购单已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。3.原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。□采购第一节一般规定第六条采购部门的划分(一)内购：由国内采购部门负责办理。(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。(三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议价(一)采购经办人员接获请购单(内购)后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于请购单上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单询价记录栏中注明，经主管签认后呈核。(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。(六)试车检验的采购条件，采购经办人员应于请购单注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条呈核及核决(一)采购经办人员询价完成后，于请购单详填询价或议价结果及拟订订购厂商交货期限与报价有效期限经主管审核，并依请购核决权限呈核。(二)采购核决权限：第十一条订购(一)采购经办人员接到经核决的请购单后应以订购单向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于送货单上注明请购单编号及包装方式。(二)若属分批交货者，采购经办人员应于请购单上加盖分批交货章以资识别。(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于请购单加盖暂借款采购章，以资识别。第十二条进度控制及事务联系(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以采购进度控制表控制采购作业进度。(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制进度异常反应单并注明异常原因及预定完成日期，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十三条整理付款(一)物料管理部门应按照已办妥收料的请购单连同材料检验报告表(其免填材料检验报告表部分，应于收料单加盖免填材料检验报告表章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，请购单(内购)的会计联须于第一批收料后送会计部门。(二)内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。(三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。第三节境外采购作业处理(含进口事务、关务第十四条询价、比价、议价(一)外购部门依请购单(外购)的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于请购单(外购)注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。(二)请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。第十五条呈核及核决(一)比价、议价完成后，外购部门应填制请购单(外购)，拟订订购厂商预定装船日期等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。(二)核决权限1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。(三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。第十六条订购与合同(一)请购单(外购)经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。(二)需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。第十七条进度控制及异常处理(一)外购部门应以请购单(外购)及采购控制表控制外购作业进度。(二)外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。(三)外购部门于外购案件装船日期有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十八条进口签证前(请购单(外购)核准后)的专案申请(一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证，申请函中并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。(二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条进口签证外购材料订购后，外购部门应即检具请购单(外购)及有关申请文件，以申请外汇处理单(需在一星期内办妥结汇时，加填紧急外购案件联络单)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向国贸局办理签证，并于输入许可证核准时通知外购部门。第二十条进口保险(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依请购单(外购)外购部门指示的保险范围办理进口保险。(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单(外购)上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条进口船务(一)FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获请购单(外购)时，应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于信用状开发申请书列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于请购单(外购)上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十二条进口结汇进口单位应依请购单(外购)标示的间发信用状日期办理结汇，并于信用状(L／C)开出后以开发L／C快报通知外购部门联络供应厂商。第二十三条税务(一)免货物税及工业用证明的申请1.进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于输入许可证核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。2.除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发信用状后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条输入许可证、信用状的修改供应商成本公司要求修改输入许可证或信用状时，外购部门应开立信用状、输入许可证修改申请书经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条装船通知及提货文件的提供(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制装船通知单分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具输入许可证及有关文件，以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书。(三)提货背书办妥后，外购部门