公文写作与处理笔记

1公文写作与处理(1)公文概述公文，又称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。①公文的特点与功能。1公文的特点：⒈公文是各种组织交流信息的一种工具。⒉公文是社会组织职能活动的组成部分。⒊公文具有现行执行效用。⒋公文具有规范的体式。2公文的功能：为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事物的需要。公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具，这一功能主要表现在下述方面：(l)公文用于传达贯彻党和国家宾方针政策和各项指令。在公务活动中发挥领导和指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。(2)公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理。(3)公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。(4）公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。(5）公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。(6）公文是社会活动的真实纪录。它印证了公文作者的合法身份；记录了各项管理活动的性质、状态；因此，具有重要的凭证作用。②公文的种类。根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。③公文的格式与稿本。1公文的格式(参看公文的结构之外部格式结构)2公文的稿本（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。(2)写作基础知识①主题与材料。主题是指确定公文的主要意图,即每篇公文中明确的行文目的和基本思想观点和意图。主题决定着公文的效用，主题是公文的和性2和灵魂。公文主题表达力求：正确、鲜明、集中。材料是作者为了某一目的，从管理活动中搜集、摄取并写入公文的系列的事实、论据、道理和引语等。公文材料是公文写作的的物质基础，是提炼公文主旨的依据。选材的要求：广泛地收集材料；严格地筛选材料；恰当地加工材料。②结构、表达方式与语言。1公文的结构是指公文各个组成部分的搭配和排列，是对公文内容的恰当组成和安排。文章结构包括宏观整体上呈现出的外部格式结构、正文篇章之间的布局结构和正文信息内容逻辑表达的微观结构三个层次。其中，正文信息内容逻辑表达的微观结构是核心。⒈外部格式结构·国家行政机关公文格式公文版面的基本规范。公文中横向距离的长度单位是“字”。一个字指一个汉字所占的空间。公文中纵向的长度单位为“行”，以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmX297mm.公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为37mm+\-1mm,订口（左白边）为28mm+\-1mm,版心尺寸为156X225mm(不含页码)。未作特别说明公文中图文的颜色均为黑色。公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文应左侧装订，不掉页。·国家行政机关公文格式具体结构由两条红色反线分割成三个部分：眉首、主体、版记。Ⅰ/眉首A.公文份数序号：01-99，001-999B.保密等级和保密期限：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。C．紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。D．发文机关标识：用红色标识发文机关，以显示公文的权威性和郑重性。如：国家经贸委文件。E．发文字号：由发文机关代字、年份和发文序号组成。如“国办发[2001]45号”意为国务院办公厅在2001年第45号发文。即使为几个机关联合行文也只能标注一个机关的发文字号。F．签发人：发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人的姓名。其作用在于对公文的执法和内容负责。签发人中用于上报公文。在发文字号右侧标注签发人，签发人后加全冒号。Ⅱ/主体A.标题：对公文内容的概括与揭示。标题结构由作者（发文机关）、事由、公文名称三要素组成。命令、公告、通告等令知公文，其标题中可以省略“事由”要素。如“中华人民共和国主席令”、“中国人民银行通告”。但是任何情况下，都不能省略“公文名称”要素。B.主送机关：对公文负主办或者答复责任的机关。其位置应在标题下空1行顶格标明，其后加全角冒号。C.正文：公文的主体部分。D.附件：指附属于公文正件的其他公文、图表、名单等材料。其作用在于补充和完善公文正件的内容，与正文具有同等效力。附件应在正文下空1行左空2字标识，后标全角冒号与名称。例：“附件：1.XXXXX”。E.成文时间：指公文的成文日期，它表示公文生效的时间。例如：“二○○一年八月十日”。成文时间的位置根据印章的位置而定。F.公文生效标识：是指发文机关印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况：单一发文印章和联合行文发文印章。单一机关发文，单一发文在落款处不署机关名称，只标识成文时间，在正文下右空4字加盖印章，印章应端正居中下压成文时间；两个或两个以上机关联合行文的情况：成文时间左右各空7字居中排布，主办单位印章在前，两个单位的印章均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm。G.附注：指对公文内容或者有关事项、要求的注释与说明。附注的位置在成文日期和印章之下空1行、右空2字加圆括号标识。Ⅲ/版记A.主题词：用以揭示公文主要内容的规范化的词或者词组。主题词居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字最末一词后无标点。顺序：类别词-类属词-类型词。B.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。主题词下一行，左空1格标识，后用全角冒号；抄送机关之间顿号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，句后标注句号。C.印发机关和印发时间：用于标识公文承制部门名称、实发日期、印刷份数、联系人等，是对公文制发情况的介绍和解说。其位置在抄送机关下一行，印发机关左空一字，印发时间右空一字，印发时间以公文复印日期为准，用阿拉伯数字标识。D.页码：页码用阿拉伯数字标识，在版心下边缘一行，页码左右各放一条4号一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页不标识页码。3后记：其中主体部分的标题、主送机关、正文、成文时间、文件生效标志是公文必备的数据项目。⒉正文布局结构正文整体结构/开头和结尾/层次和段落/过渡与照应/详略安排⒊内容逻辑结构思维活动顺序/类别顺序/时间顺序/空间顺序/混合排序＊应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明。2表达方式与语言文章常用的表达方法有记叙、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②演绎推理；③因果归纳法。语言运用的基本要求：庄重、准确、简练、平实。③常用文体的写作。(3)公文写作要则公文的写作要求、行文规则、语言、写作过程。①公文的写作要求公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性，因此，要写好公文，除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外，还必须遵循下列一些基本要求：(l）符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性。(2）实事求是、讲求实效。(3）主题明确、结构完整、格式规范。(4）用语庄重严谨、简明通顺、平实得体。*一份规范公文的文面应符合如下要求：⒈公文用纸规定使用国际通行公文用纸A4型，尺寸为210x297mm，双面排版，一般每面排22行，每行排28个汉字。⒉图文颜色，除发文机关名称和反线为红色外，图文颜色均为黑色。⒊标题：大小标题均应居中排列，需转行时不得将完整的词分置于两侧。⒋段落：每行起首空两格，回行顶格。⒌序号：文中层次序号一般按层级依次为：第一层为：“一、”，第二层为：“（一）”，第三层为：“⒈”，第四层为：“（1）”。⒍页码：凡有图文的均需依次用阿拉伯数字标注连续页码，位置符合规范。⒎注释与引文：简短注释用“夹注”，解释词语的语句应加圆括号“（）”；复杂注释用“尾注”，在。注释栏中标注。⒏公式：应居中书写。公式的序号标于公式右侧，外加圆括号（）。较长的公式应选在运算符号加、减、乘、除等符号处转行，转行的行首出现加、减、乘、除等符号。⒐字体、字号：公文中常用字体是黑色、宋体、小标宋体字和仿宋体。三号黑体字一般用于密级、紧急程度、主题词（词目用于三号小标宋体字）、标记字符或其他重点字句；发文机关标识用小标宋体；二号小标宋体字用于标题；三号仿宋体一般用于正文、发文字号、签发人（其姓名用于三号楷体字）、附件、附注。⒑法定的计量单位，如表示长度使用“米”、“公里（1公里=1000米）”重量使用“千克（公斤）”等。⒒标点符号：标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。注意：两个相关名词构成一个意义单位的，用字母与阿拉伯数字表示产品型号的，用间用连接号“—”，如“秦岭—淮河以北”、“TPC—4海底光缆”等；表示数字范围的，用浪纹线“~”，如“2000~5000千米”。句号、逗号、顿号、分号和冒号均占一个字的位置，不出现在一行之首；引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。②公文的行文规则41．遵守行文规则的客观必要性。为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，国家有关部门制定了控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。遵守行文规则的客观必要性在于：加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序。防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。2．行文规则的基本内容。(1）根据机关之间的工作关系准确行文。(2）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。(3）正确选择主送机关与抄送机关。(4）坚持“党政分开”的原则。党政机关应在各自的系统内制发文件。行政机关不能逸向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义逞向党的组织报告工作或请示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。(5）联合行文时，作者应是“同级机关”。因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行