科技发展公司公文写作规范

公文写作规范第一章总则第一条为提高××××××科技发展有限公司(以下简称“本公司”)公文写作水平，规范公文格式，结合公司实际情况，特制定本规范。第二章公文种类第二条本公司适用的公文种类有以下几种：（一）请示向上级（指公司领导）请求指示、批准，用“请示”。（二）报告向上级汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问，用“报告”。（三）决定对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位或个人，变更或撤销下级单位不适当的决定事项，用“决定”。（四）批复答复下级单位请示事项，用“批复”。（五）通报传达重要精神或情况，表彰先进，批评错误，用“通报”。（六）通知传达公司领导会议决定，要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，发布规章制度、布置工作，干部任免和机构设置调整，用“通知”。（七）工作联系单平行单位或不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用“工作联系单”。（八）会议纪要记载、传达会议情况和议定事项，要求与会或有关单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。一般有两种方式：①以会议纪要名称为文头的可不盖章印发；②会议纪要为附件的以通知印发。（九）意见对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。第三章公文语言第三条公文语言要严谨周密、简明精练、庄重得体。办理公文要严格使用规范性用语，避免出现歧义，影响工作的开展。第四条公文写作常用规范性用语（一）称谓用语即指代发文者和受文者名称的用语。一般使用“本（公司）”、“我（公司）”、“你（单位）”、“贵（单位）”、“该（单位）”等。（二）经办用语即说明工作处理过程的已然时态，表明处理时间及经过情况的用语。一般使用“经（公司领导办公会研究决定）”、“已经公司领导办公会批准”、“兹经（调查）”等。（三）引叙用语即引叙来文时的用语。一般使用“前接（你部门来文）”、“近接（该部门《××报告》）”。（四）期请用语即表示发文者的某种期望和要求的用语。一般使用“希望遵照”、“请”、“拟请”、“希”等。（五）表态用语即表明发文者态度的用语。一般使用“照办”、“可行”、“不可行”、“同意”、“不同意”等。（六）征询用语即表示征求、询问受文者对有关事项的意见和态度的用语。一般使用“妥否，请批示。”等。（七）期复用语即表示发文者的某种期望和要求的用语。一般使用“恳请”、“切盼”、“请批示”、“请回复”等。期复用语也可以同征询用语一起使用，如“妥否，请批示”。（八）结尾用语大体分为两种情况：一是一般性结尾用语，如“为要”、“为盼”、“为荷”等；二是为某种公文文种所特有，如“特此通知”、“现予以公布”等。此外，在公文写作用语中，大量使用介词结构，如“为了”、“为”、“按照”、“对”、“对于”、“关于”、“在”、“根据”、“遵照”、“随着”等。第五条公文处理常用规范性用语（一）下级对上级：1、“请××阅示”：即对提交的材料表示意见，多用于处理外来工作联系单；2、“请××批示”：即对下级提出的意见、建议和请求表示意见；3、“请××审核”：即审查核定；4、“请××审批”：即审核并批示；5、“请××核签”：即表示在总经理签发之前，先由主管领导批准；6、“请××签发”：即表示在审核同意或核签后，签名正式发出。（二）上级对下级：1、“请××阅处”：即表示阅后进行处理；2、“请××研定”：即表示研究后做出决定；3、“请××阅研”：即表示了解并研究；4、“请××转发”：即表示按领导要求向下级转发文件；5、“请××阅转××办”：即表示××阅后，由另外的××办理；6、“请××阅转××阅”：即表示先由××阅，再由××阅；7、“请××商××阅处”：即表示主办部门在协商有关部门后进行处理。(三)平级之间：1、“请××会签”：即对公文主办部门提出的协商事件发表意见；2、“请××阅提意见”：即对公文提出事件发表意见。（四）通用用语：“请××阅”：即表示了解、知道。第四章公文格式第三条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、主题词、抄送单位、校对、打印份数、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及单位秘密的公文应当标明密级（分绝密、机密和秘密）和保密期限。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★隔开。（二）紧急公文应当根据紧急程度标识“特急”、“急件”。由办公室加盖“急件”印章。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号，一般包括：单位代字、年份、序号。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办单位的发文字号。公司及各部门发文字号如下：1、公司发文字号如下：发文部门公司发文文号办公室×××200×办〔〕号人力资源部×××200×人〔〕号财务部×××200×财〔〕号会议纪要×××200×纪要〔〕号2、部门发文字号如下：发文部门部门发文文号办公室办〔〕号开发部开发〔〕号财务部财务〔〕号材料部材料（）号工程部工程〔〕号市场营销部营销〔〕号注：“〔〕”表示年度，如〔2005〕。（五）常用主送单位对照表主送单位指向单位公司所属各部门公司所有部门（六）上行文件应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（七）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章制度加书名号外，一般不使用标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时给予省略外，其他文种可保留一级。如“转发××的通知”；转发的文种是通知时，为“转发××的通知”。标题在文头反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当。（九）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。（十）公文正文用小四号仿宋体字标识，一般可采取固定行距或1.5倍间距调整，可根据在成文日期上盖公章的页面调整行距。用印页面必须有正文，公章位置上不压正文，下骑年盖月，印章加盖应清晰、端正。（十一）公文如有附件，应在正文下一行左空2字用小4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号，附件如有序号使用阿拉伯数字码(如：“附件：1、×××”)，附件名称后不加标点符号。（十二）公文除会议纪要外，一律加盖印章。联合发文(指两个及以上单位)，所有发文单位都应当加盖印章。（十三）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写成“○”。（十四）成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间。（十五）公文应根据内容标注主题词，一般不超过5个词汇。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。（十六）公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；如有两个以上的抄送单位，用逗号分隔，在最后一个抄送单位后标句号。（十七）校对和印制份数在抄送之下（无抄送单位在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字。校对左空1字，印发份数右空1字。（十八）印发单位和印发时间在最下行，用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。（十九）公文用纸一律采用国际化标准A4型（210mm×297mm），单面印刷，左侧装订。第四章行文规则第四条行文应贯彻精简原则，凡能当面请示、报告、商洽的事项，或可用电话、现场办公、直接协商对话解决的问题，一般不要行文，但重大事项要有书面材料，以备后查。第五条各部门应根据自己的隶属关系和职权范围行文。凡跨多个部门的事项须确定一个主办部门，进行行文。第六条“请示”应遵照“一文一事”的原则。一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。第七条“报告”中不得夹带请示事项。第八条除上级单位领导人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“报告”、“意见”。第九条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，凡部门之间未对有关问题协商一致，一律不得各自向上或向下行文。第十条平行单位可以联合发文，上级和下级单位不能联合发文，联合发文应明确主办单位。第十一条向下级单位转发公文如无补充内容，不必抄报原发文机关，如有补充，必要时只抄报补充部分；转发多单位转发来的公文，如各转发单位没有补充内容，应只转发原始发文单位的公文。第十二条领导在重要会议上的讲话，一般不单独发文，而是作为“会议纪要”的附件，一并制发。第十三条发布制度，应采用公文形式办理。第十四条草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定，情况属实、观点明确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。第十五条人名、地点、数字、引文要准确。日期应写明具体的年月日。引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加括号。第十六条文内使用非规范化简称时，应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第十七条一般公文结构层次为：“一、”、“（一）”、“l、”、“（1）”。规章、制度、办法或规定的结构层次为：“第一章”，“第一条”，“（一）”，“1、”，“（1）”。第十八条公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十九条公文中应使用国家法定计量单位。第五章附则第二十条本规范解释权属本公司办公室。第二十一条本规范自发布之日实行。附件：公司公文格式〔2005〕×号附件：公司公文格式××××××科技发展有限公司文件主题词：××××通知校对：共印份×××科技发展有限公司办公室2005年月日印发××××××科技发展有限公司关于××的请示主题词：××××请示校对：××共印份×××科技发展有限公司办公室2005年月日印发×××纪要〔2005〕××号时间:地点：出席：主持人：记录人：会议议题：（内容如下）主题词：会议纪要抄送：校对：共印份×××科技发展公司办公室2005年月日印发××××××科技发展有限公司会议纪要