北京大学《职业经理教材-企业行政管理学》(1)

市场经济条件下，高效率的行政管理能够创造有序的内部环境，为企业的发展提供强有力的支持。因此掌握一定的行政管理知识，也是经理人必备的技能之一。本书旨在帮助经理人全面掌握现阶段企业进行行政管理的相关内容，详细介绍了会议管理、文书管理、印章与档案管理、出差与礼仪管理、办公与环境管理，设备与物料管理、车辆...第一章会议管理技能点1如何了解会议的类型主题词行政管理·会议管理·会议类型适用情景当需要了解会议的类型及相关内容时，查看此技能。7技能描述会议的类型多种多样。不同的会议其内容与功能也大相径庭。选择不同的会议方式应根据会议的目的或目标而定。同时，不同的会议类型对会议召开的时间、地点的需要也有所不同。所以，在我们考虑采用何种会议程序时，应该首先明白所筹划的是什么样的会议。1．会议的类型下面是一些主要的会议类型：（1）董事会会议。由公司董事会成员出席，定期召开。一般在董事会专用的会议室由董事长召集或由董事长授权委托的人召集，讨论涉及企业发展的重大事项和战略、政策等。（2）公司股东年会。每年召开一次，由公司的股东就重大问题进行讨论，表决通过董事会提交的事项，形成股东大会决议。（3）管理人员会议。由公司经营决策层人员参加，讨论解决企业经营管理的具体问题。（4）研讨会议。这一类型的会议目的是收集信息并进行务虚，在进行过程中应尤其注重开放式、民主式的意见交流与意见反馈。（5）专业会议。在一定范围内就某一具体领域的具体问题进行专题讨论，一般规模较大。（6）员工大会。全体员工参加，一般由主发言人做主题报告。（7）销售会议。安排销售工作、布置销售任务、总结销售工作的专门会议。（8）产品、成果发布会。向消费者介绍及推广某种新产品，或对某项成果予以宣传、发布。（9）奖励、表彰会议。表彰、奖励工作出色的员工为主要内容的会议，是企业的一种重要的激励手段。（10）培训会议。培养提高员工素质的专门会议，这一类会议的时间往往不止一天，需要时间、地点、人员集中。有时在培训结束后还要进行一定的考核。（11）其他一些特殊会议。为了与企业员工建立良好的沟通方式，经常有一些茶话会、晚餐会及一些娱乐活动。这样的会议应注意选择适宜的环境和场所。2．常见例会类型一般来说，在企业的各个部门中，例会是昀为常见的，以下是15种昀常见的例会类型：（1）企业规划会议；（2）资金会议；（3）行政技术会议；（4）降低成本会议；（5）经营分析会议；（6）质量分析会议；（7）生产调度会议；（8）产品对策会议；（9）索赔会议；（10）IMC会议（经理人恳谈会）；（11）安全卫生管理会议；（12）科（部）长会议；（13）部门事务会议；（14）班组会议；（15）行政事务会议。总之，职业经理人针对不同的情况，可以采用不同的会议类型。但会议的大体程序和需要注意的问题是基本相同的和可以相互借鉴的，这就要求经理人充分把握会议的共性和个性，使二者有机地结合起来。9牢记要点会议的主要类型包括：_企业常见会议的类型_企业常见例会的类型.实践练习请您做下面的实践练习题：试列举出您身边几个不同类型的会议，指出每个会议的特点所在，并找出适宜的会议筹划管理方法。技能点2如何做好会前准备主题词行政管理·会议管理·会前准备适用情景当需要着手进行会议准备时，查看此技能。7技能描述会议管理作为一个过程管理，会前准备是其第一个步骤。通常，大型会议的准备往往需要按照严格的程序进行。一般来说，企业的会前准备有以下工作：1．确定与会者作为会议的主体，与会者的确定无疑是十分重要的。出于对会议成本的控制，应该控制与会者数量。但这种控制不以降低会议的目的和效果为代价。所以，确定与会者应该考虑以下因素：（1）与会者是不是必要成员；（2）与会者是否直接参与会后执行；（3）与会者是否有利于会议目标的实现；（4）与会者是否具有达成某项决议的能力；（5）与会者是否能全身心地投入；（6）与会者是否会对他人造成妨碍，从而影响会议的整体成效。2．选择开会的时间选择合适的开会时间，确保与会者可以按时出席，积极参与，从而取得好的效果。因此，选择开会时间应该考虑以下因素：（1）调查了解与会者方便的时间段，尽量不打乱与会者原来的时间计划安排；（2）注意选准会议中心人物的昀佳开会时间段，确保其能够集中精力，安心开会；（3）开会时间尽量不要与企业重要的经营活动发生冲突，避免打乱企业正常的运行秩序，影响效益；（4）尽量开短会，可以保证参会者精力旺盛，达到昀佳的开会效果。3．选择开会的地点会场的选择是否合适，会议地点的物质条件、环境氛围等都会对与会者的情绪产生影响。而且，选择会议地点还要考虑到硬件设施的条件。所以，应考虑：（1）会址与参会人员距离不宜太远；（2）会场的环境是安静的场所；（3）会场有足够的照明设施，并保持良好的通风及适宜的温度；（4）通讯联系方便，保证信息流通顺畅；（5）会场的空间必须合适，过于空旷和过于狭窄都会影响会议效果。4．会场布置作为会前准备的重要内容之一，会场布置应着重注意做好以下几方面的工作：（1）合理安排会场空间，既要便于与会者进出通畅，又要保持会场紧凑的格局；（2）认真细致地做好会议用品发放及设备的调试工作，登记清晰，管理统一。（3）按照会议的性质和领导的要求正确安排会议座次，做到方便沟通和讨论。其主要方式有以下三种：①单向传递信息会议的座位排列方式；②双向沟通交流会议的座位排列方式；③多向沟通交流会议的座位排列方式。5．拟订会议日程拟订会议日程，即拟订会议的程序表，是为了让与会者事先对会议有所了解，以便提前做好准备。一般来说，会议日程由会议筹备部门提出草案，经会议主席审定后确定，包括：会议内容、讨论事项、与会者姓名、会议的时间地点、会议事宜的时间分配等。会议的日程安排必须考虑以下因素：（1）优先安排重要或紧急的事项；（2）合理分配各项议案及事项的会议时间，为重要事项留出充足的时间；（3）会议议程不宜过于复杂，内容不宜过多；（4）提前把会议日程通知与会者，并发送相关的资料，以缩短会议做出决策的时间，提高会议效率。6．会议通知在确定了会议的议题、召开的时间、地点和场所等事宜后，应该及早印发会议通知。其内容应包括会议的时间、地点、出席人员、会议内容以及日程等，并且应提示与会者尽早给予明确答复，或返还出席会议的回执，以便于统计与会者名单。以上关于会议的相关介绍是职业经理人需要格外注意的，虽非常琐碎，却能保证会议的成功与有效。9牢记要点会前准备的工作事项有：_确定与会者_选择开会时间_选择开会地点_进行会场布置_拟订会议日程_发布会议通知.实践练习请您做下面的实践练习题：1．请您认真分析一下目前贵公司有哪些会议是必需的，哪些是可有可无的，哪些是对照上文可以取消的。2．请您总结一下自己身边的会议准备现状，看看其中还有哪些方面应该改进？技能点3如何做好会前检查主题词行政管理·会议管理·会前检查适用情景当需要对会议准备工作进行昀后检查时，查看此技能。7技能描述在会议的筹备阶段及准备工作结束后，必须做出全面的检查，以免出现疏漏，从而保证会议的质量和效果。所以，全面的会前检查是会议管理必不可少的一部分。它主要包括以下两个方面的检查：1．会议筹备期检查（1）会议目的：①本次会议是否确实需要召开？②开会的议题是否明确？（2）会议事项：①开会的时机、时间是否恰当？②开会的地点、环境是否合适？③会议邀请的对象是否合适？（3）会议通知：①与会者是否已经得到通知？②是否已经将会议的宗旨、议题通知与会者？③是否要求与会者事先准备有关资料？④与会者是否已经就议题做好准备？（4）会议准备：①是否已经拟订好会议议题的进行顺序及会议时间的分配？②准备工作是否已经完全就绪？③所准备的文件资料是否真实、准确？④是否已经安排好了会议记录？⑤是否需要使用相关设备？2．会议活动细节检查（1）活动的宗旨；（2）活动的范围；（3）预算；（4）招待对象的层次；（5）总人数（查会议通知的回执）；（6）活动的日期及时间（注意避免与其他同业的活动冲突）；（7）活动天数；（8）筹备单位；（9）活动负责人；（10）各项活动的明细分工表；（11）会场的预定；（12）制作来宾名册（姓名、地址、公司名称、电话、职衔等）；（13）会议活动邀请函（应在活动日期的2~3个星期前寄达给对方）；（14）纪念品；（15）交通工具；（16）酬谢费；（17）会场布置；（18）宴会的形式；（19）饮料供应；（20）烟酒；（21）菜单的印刷；（22）花饰布置；（23）园景制作；（24）看板及标示板；（25）拍照及摄像；（26）会议桌的选择；（27）座位顺序（是否突出主宾、是否便于会议交流）；（28）胸章及名牌；（29）服务员的着装；（30）新闻报道（文字及摄影）；（31）资料的收发；（32）住宿安排；（33）特设专用柜台；（34）费用支付（住宿、餐饮、电话费等）；（35）用餐安排；（36）服务柜台的工作；（37）节目表演的总预算；（38）新的工厂、公司落成的庆祝喜宴；（39）展览展示；（40）全部活动费用。总之，会前检查作为行政管理的重要一环，是职业经理人义不容辞的工作内容，对其应予以充分地关注，并在相关工作中切实予以贯彻落实。9牢记要点会前检查包括：_会议筹备期检查_会议活动细节检查.实践练习请检查您的会前检查状况如何：1．您是否认识到会前检查的重要性？请结合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中体现出来的？2．您在进行会前检查时是否首先考虑到会议的必要性和目的性？如果您还没有养成这样的思考习惯，请您予以改进。昀好能结合某次具体会议，看看会前检查对您开好会议是否有极大的帮助。3．您所做的会前检查是否全面、实际？请您就已做的检查内容再次予以反思，看看有没有更好的检查方式？技能点4如何处理好会中事务主题词行政管理·会议管理·会中事务处理适用情景当需要了解会议中的相关事务及处理方法时，查看此技能。7技能描述在会议进行的过程中，往往有许多会务工作需要处理。而这些会务工作的质量高低，会直接影响到会议的进程和效率。可以说，处理好会中事务是会议管理的昀重要环节，它为会议的成功进行提供了条件和保证。一般来说，会务工作包括以下几个方面：1．会议签到会议签到是为了准确及时统计会议的出席人数。一般来说，与会者进入会场都要签到。并且，有些会议只有在达到规定的人数后才能召开。而准确及时的人数统计也为会议工作的有序安排提供了方便。会议签到一般形式有：（1）簿式签到。簿式签到是指与会者在专门准备好的签到簿上签名，表示到会。一般来说，签到簿应包含姓名、职务、单位等内容。采用簿式签到的方法，名单容易保存，方便查找，可广泛应用于小型会议。而对于大型的会议来说，签到的人数众多，容易拥挤，簿式签到则不太方便。（2）卡式签到。卡式签到是指工作人员事先把签到卡分发给每位与会者，与会者在卡上写好自己的名字，在进入会场时交给工作人员，表示到会。一般来说，签到卡应注明会议名称、时间、地点、座位号等内容。卡式签到较为方便，不会造成签到时的拥挤，但是，往往不方便查找人员。一般多用于大中型会议。（3）电脑签到。随着科技的发展，电脑签到这一先进手段更多地被应用。采用这种方式，与会者只需在到场时将特制的卡片放入签到机内，电脑就会将与会者的姓名、号码等信息传到会场的主机，即刻完成签到。同时，将签到卡退还本人。电脑签到有着准确、快速的优点，已更多地被一些大型会议所采用。此外，还有一些签到方式，大多根据会议的实际需要而运用。总之，会议签到是为了精确统计会议人数，保证会议能够顺利进行，必须予以重视。2．会场服务会场服务的好坏直接关系到会议能否有序进行，好的会场服务是会议顺利进行及圆满结束的必要条件。会场服务工作的内容比较多，主要包括以下几点：（1）引导座位。大多数会议的与会者座位都是事先安排好的，要求与会者对号入座。同时，工作人员要引导对会场不熟悉的与会者入座。一般情况下，为了方便管理与交流，往往安排以部门为单位集中就座。在一些大型会议中，由于会场较大，与会者人数较多，为了做好座位引导工作，可以在会场设置指示标记，或印制会议的座次表。以便引导与会者快捷、方便地入座。