运用系统论-提升执行力—兼议办公室工作人员如何锤炼岗位技能

第1页共16页运用系统论提升执行力—兼议办公室工作人员如何锤炼岗位技能运用系统论提升执行力—兼议办公室工作人员如何锤炼岗位技能辩证唯物主义告诉我们，世界是普遍联系的。系统论更进一步指出，系统是事物的根本属性，无论是自然界还是社会，每一个表面看来相对独立的事物，其实都是作为一个系统而存在的，彼此之间互相联系，同时又互有区别。上述世界万物普遍联系，并且作为系统而相互依存的哲学原理启示我们：办事处世，时时处处都应放眼全局、着眼长远，在点上下足功夫，为面上做好文章。此也即我们古人所谓的善弈者，不仅谋子，更在谋势。道理是一脉相通的。所以，我们就常常听到不少领导同志这样要求办公室工作人员：既要善于抬头想事，也要善于埋头理事。笔者对此的理解是：所谓抬头想事，就是要站得高、看得远，从面的高度为领导做好参谋，不断增强各项工作的系统性；所谓埋头理事，就是要扑下身、沉下心，从点的细处为领导当好助手，不断提升贯彻和落实领导意图的执行力。美国通用电器公司原首席执行官杰克韦尔奇先生曾说，对企业而言，执行力就是竞争力。我国有学者曾套用这句话说，对地方党委和政府而言，执行力就是发展力。所以，201X年温家宝总理将执行力概念首次引入了《政府工作报告》：要加快推进行政管理体制改革，建立健全行政问责制，提高政府执行力和公信力。在此，笔者想套用韦尔奇先生的话说,对部门办公室而言，执行力就是战斗力。因为无论哪个部门、哪个层次的办公室，第2页共16页都是该部门为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，也就是具体牵头执行的机构。无论是办文、办会，还是办事，都是为了贯彻执行领导的决策意图。可以说，执行贯穿在办公室工作的方方面面。办公室执行力强不强，直接影响到领导决策能否落到实处，直接影响到整个部门工作效能的高低，通俗地说，也就是整个部门战斗力的强弱。笔者从近六年办公室工作实践中体会到，要想贯彻执行好领导决策意图，最起码有两个方面的要求：一是执行的速度快、力度大，说了定，定了办，雷厉风行、一抓到底。这里面主要是个态度的问题。二是执行的效果好，不走样子、不搞上有政策下有对策，并且富有创新、颇有建树。这里面主要是个方法和能力的问题。毫无疑问，在以上两个要求当中，执行效果好是最重要、最根本的，也是检验办公室工作人员执行力好坏的准绳。因此，办公室工作人员要想较好地执行领导的决策意图，为领导提供优质、高效的服务，就必须不断提升执行力；要想较快地提升执行力，就必须讲究方法，增强工作系统性，努力祈求能胜任任务的能力，而不要祈求能力所能胜任的任务（布什在成功竞选连任美国总统时的演讲），从而使自己真正成为推进领导决策落实的排头兵，成为勇于并善于执行的先锋队。系统论认为，任何表面看来独立存在的事物，其实都具有系统的整体性、层次型和开放性等特点。下面，笔者就按照系统论的主要观点，从提升执行力的角度，谈谈办公室工作人员如何锤炼胜任任务的岗位技能。一、把握整体性原则，坚持凡事计划在先以运筹全局不谋万世者,不足谋一时;不谋全局者,不足谋一域。清人陈澹然如是说。所谓万第3页共16页世和全局，无非一个是时间的概念，一个是空间的范畴，合在一起，也就是系统论整体性原则所要告诉我们的道理：做任何事情，都应该着眼长远、立足整体、做好计划，统筹各方。每一个机关的办公室，都是一个综合办事机构，都必须从整体利益出发，统筹安排好各项工作，防止顾此失彼。要做到这一点，坚持凡事计划在先是非常重要的。笔者经常听到这样的议论：办公室往往临时性的工作多，要做到计划在先是不太可能的。但实际上，由于办公室工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先一定要多做些准备。我们知道，计划，有心里想的，有见诸于文字的。作为必不可少的年度工作计划，是非形成文字不可的。至于月工作计划、周工作安排等等，笔者认为，也最好都应形成文字。除此之外，日工作计划对于办公室工作人员而言，也应该是必不可少的。而且，以天为单位进行计划，比较适合办公室的工作特点。但这个日工作计划，倒不一定非要形成文字不可，多半是在脑海中留存的。笔者不太喜欢整天带个小本子记事，嫌其麻烦，因而对日工作的计划和安排，主要采取的是朝思暮想法：每天上班前，利用路上的时间，把今天要办的事、昨天遗留的事在脑子里过一下，排一下计划；而在下午下班时或晚上睡觉前，则把一天下来的所见、所闻、所干过一遍电影，想一想：今天办了哪些事，还有哪些事没有办完，有什么不周的地方要留到明天补办。经过这样前后两次的脑记，也基本上也能做到不忘事、有条理。当然，朝思暮想法，说起来简单，做起来并不容易，特别是每天坚持下来更不容易。要真正做到情不自禁的朝思暮想，是需要有点责任心的，在没有形成习惯之前，是必须强迫自己每天第4页共16页早晚想一想，时间久了，形成了潜意识，朝思暮想法的作用也就显露出来了，工作的条理性、系统性也就较易养成。二、根据开放性理念，坚持伸展思考触角以创新举措清代诗人赵翼曾这样写道：压滤机滤布厂家李杜诗篇万口传，至今已觉不新鲜。江山代有才人出，各领风骚数百年。这首诗阐述了一个哲学常识问题，即：任何事物都是处在一定的发生、发展和消亡的过程中，一成不变的事物是没有的。只有不断地推陈出新，开拓进取，才能不落后于时代。同样地，办公室的工作也总是处在不断变化和发展之中，所以人们常说：办公室工作无止境，创新无止境。办公室工作人员要提升执行力，抓好领导决策意图的贯彻执行，除了较强的原则性外，灵活、创新的意识也是必不可少的。公文起草是办公室文秘工作人员的一项经常性工作。众所周知，文秘人员起草公文，只是代领导立言而已，必须按照领导的意志和公文的固定格式进行，不能随心所欲地发表个人的意见。但是，就是这样一种有较多限制的工作，在遵守一定之规的基础上，仍然有文秘人员自我创见的发挥之处，仍然是需要创新的。因为公文起草前，领导一般只会有一个主要的意图、观点。至于这个观点需要用什么材料来论证、需要按什么逻辑来论述，需要有一个怎样的提法，都需要文秘人员根据领导的授意予以完善和深化，有时还必须补充、修正、创新领导原有的思想和观点。至于办文的流程、办事的技巧乃至办会的组织协调，就更有创新的舞台了。但是，由于办公室工作是直接为领导服务的，其形象关乎领导的形象，其工第5页共16页作影响全局的工作，所以，办公室工作人员的创新必须坚持正确的方向，把握必要的原则：第一，要服从和服务于领导的决策意图和工作需要。就拿文件起草中的创新来说，选择的材料必须与领导的观点相吻合、主要的提法必须与领导的本意相符合，否则，再好的创新都是白搭。第二，要遵守国家政策法规。制发公文、起草讲稿，以及信息、督查等工作，都具有很强的政策性，必须符合国家的政策法规。如果违背了这些政策法规，再好的标新立异都不能算是真正的创新，而是地道的坏主意、歪点子。第三，要注意按权限和程序办事。这是由机关工作的纪律性和办公室地位的从属性决定的。不遵守工作程序，背离办公室职能去搞所谓的创新，不但难以成功，而且容易违反纪律。第四，要有可操作性。办公室工作实践性很强，进行创新必须落到实处，而不空谈。因此，所有关于创新的意见、方案都要有较强的可行性和可操作性。只有真正有用、管用、能用的创新意见，才能被领导接受、支持与实施。三、立足层次型原理，坚持化被动为主动以服务到位根据系统论的层次型原理，笔者认为，不妨把机关分成三个层次：机关的领导集体处于最高层，也即决策层；办公室虽然与其他职能科室同处一个平等的序列，但在实际工作中，办公室则处在领导集体和其他职能科室之间，属中介层，直接辅助领导工作，直接联络协调各职能科室工作；其他职能科室则是具体的操作层，直接代表机关行使对外界的管理职能。也就是说，在一个机关中，办公室是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽和轴心。相对于领导决策层而言，办公室的工作是从属的、被动的；但第6页共16页相对于其他职能科室而言，办公室的服务又必须是主动的、积极的。因此，办公室工作人员必须善于化被动为主动，在被动的工作和服务中充分发挥主观能动性。如何才能化被动为主动呢？笔者认为，把握好以下两个方面是非常重要的。第一，服务决策层，必须在共振合拍中适度超前。有这样一句话给笔者留下了难以磨灭的印象：秘书的脑袋应该是领导脑袋的扩张，秘书的手脚应该是领导手脚的延长。推而广之，也就是说，办公室工作人员，首先必须想领导所想、急领导所急、办领导所需，在思想上与领导共振，能准确理解领导的本意；在行动上与领导合拍，能贯彻执行好领导的意图。其次，还必须在共振合拍的基础上，养成适度超前的思想意识和行动快半拍的行事风格，既能脑袋扩张，还能手脚延长；既能做好规定动作，还应做好优选动作。比如说，在信息工作中，不能仅满足于将信息收集、整理、上报后就万事大吉，还应站在领导的角度考虑：这条信息会引起什么反映，产生什么效果，信息的背后还有什么更有价值的信息可以挖掘。再比如说，收到一封上级来文后，不能简单地拟一个领导阅示意见就呈领导，还应拟定一个具体承办建议供领导参考，遇有需要转发的文件，最好将转发的文稿一并呈送领导。只有这样适度超前，领导才会感到虑事周全、服务及时到位。第二，服务操作层，必须在精细管理中换位思考。办公室工作从宏观到微观兼而有之，大到领导决策的形成、执行与反馈，中到办文、办会、办事，小到笔墨纸张、吃喝拉杂睡等事务性服务。在这样纷繁复杂、琐碎具体的工作中，办公室工作人员必须建章立制抓规范，必须坚决按制度、按程序、按规定办事，必须实行精细化管理。唯有如此，方第7页共16页能保证机关各项工作正常运转，方能保证领导的决策能有条不紊地得到贯彻落实。但是，办公室工作人员在服务处于同一序列的职能科室时，千万不能以机关总管自居，实行硬梆梆的刚性管理，而应经常地换位思考，树立强烈的大局意识和服务意识，在不违背原则的基础上灵活机动地为职能科室提供优质服务。比如说，在办公文具、交通工具等后勤供给上优先保障，在推荐先进、评先评优等激励考核上适当倾斜。总之，在平时工作中，办公室工作人员应主动与职能科室协商通气，主动为职能科室解决后顾之忧，主动给职能科室拾遗补缺。附送：运用质量管理体系深化三级公开工作情况汇报运用质量管理体系深化三级公开工作情况汇报借鉴模式，深化三级公开将厂务公开工作向规范化、制度化、程序化方向推进热电厂是集团公司的自备电厂，下设个生产车间，个经营实体以及部分职能科室。职工工作性质以运行、设备检修和对外经营为主，属于技术、人员、资金密集型企业。××年月份，集团公司将我厂确定为运用推进厂务公开的试点单位，近段时期以来，我厂在运用推进厂务公开工作中，主要做了以下几个方面的工作：一、成立运用推进厂务公开工作领导小组，编写了厂务公开的控制程序××年月，我厂下发了《关于运用质量管理模式深化厂务公开工作的通知》的文件。该文件对我厂、车间（科室、实体）、班组第8页共16页三级公开怎样推进以及怎样编写厂务公开控制程序提出了具体要求。之后，成立了由党委书记和厂长任组长，由副厂长任副组长，由职能部门负责人任成员的运用质量管理模式推进厂务公开工作领导小组。主要负责厂务公开的领导、总结、诊断、推进工作。还成立了由党委书记任组长，工会副主席任副组长，职工代表组长、厂专职内审员、工会主管厂务公开工作的干事任组员的厂务公开内审小组。主要负责对厂务公开的推进工作进行监督、服务、督促、考核。并且，每年年底对我厂厂务公开工作进行一次内审。××年月日至月日，我厂举行了一次了运用深化厂务公开的推进月活动。在推进月里，我们组织开展了广播宣传周，政务公开和班务公开的自检自查，为车间、科室、实体统一配备政务公开栏、班务公开栏，政务、班务上墙公示以及厂务公开职工三级抱怨指数的公示等活动。通过运用厂务公开栏、广播、局域网和各种会议向广大干部和职工进行了运用推进厂务公开的广泛宣传。另外我厂还召开了有厂领导、各职能部门和职工代表参加的厂务公开座谈会，共同就厂务公开的内容、形式、公开途径等问题进行探讨，作为起草编写《厂务公开控制程序》的主要依据。在对我厂的生产经营情况以及职工思想动态进行了认真的调研和分析后，借鉴武铁“江岸车辆段《段务公开控制程序》”的有关内容，整合