事务管理制度

文具用品管理办法1．总则1.1.制定目的将本公司内各种办公文具用品管理制度化、合理化，使文具用品的使用不产生浪费。1.2.适用范围隶属本公司内各部门职工领用之文具用品。1.3.权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。（3）总务部为本办法之管理单位。2．文具用品管理2.1.文具用品分类本公司文具用品的分为消耗品、管制消耗品、管制品等三种。（1）消耗品刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮盘、笔记本、复写纸、标贴、便用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等称之。（2）管制消耗品名片、签字笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、文件夹、美工刀、邮票、笔筒等称之。（3）管制品钉书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷尺等称之。2.2.文具用品领用区分文具用品之领用区分为个人领用及单位领用两种。（1）个人领用系个人使用保管之用品，如圆珠笔、橡皮檫、直尺等。（2）单位领用系单位内部共同使用之用品，如打孔机、大型钉书机、打码机等。2.3.管理原则2.3.1．管理原则依文具用品之分类不同而异（1）消耗品消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管制基准（如圆珠笔每人每月发一支）。（2）管制消耗品管制消耗品得限定人员使用，必要时可依部门或人员之工作状况调整发放。（3）管制品管制性文具应列入移交项目，如自然损坏无法修复时，应以旧品换新品，如遗失或使用不当则须由个人或单位赔偿。2.4.领用申请2.4.1．一般文具文具申请应于每月二十五日前，由各部门填写《文具领用申请单》，交总务部统一采购，次月五日放（新进人员或特殊用途文具之请领不受此限）。2.4.2．名片名片之申请须因公务实际需要并应填写《领用申请表》，注明印刷内容，经部门主管签认后，于需要日前七天送交总务部申购。2.4.3．印章公务用之各种人员、单位、公司印章均须事先提出申请单，经部门主管及管理部经理审核后，交总务部采购并登记、管理。2.4.4．到职离职人员新进人员到职时由该部门提出文具申请单，向总务部请领文具。人员离职时，应将剩余文具一并缴交所属部门交接人，总务部督办。2.5.文具采购原则文具用品由总务部统一向文具批发商采购，其必需品或采购不易或耗用量较大者，得酌予库存；特殊文具紧急需用时，可经总务部同意授权各部门自行采购。2.6.印刷品领用（1）一般印刷品（如名片、信封、便用笺、表格）的印刷、申购、保管均由总务部负责，各部门特殊用途之表单之印刷品则自行保管。（2）请领印刷品如属部门特殊专用表单，应填写《领用申请表》，在需求日前两周交总务部统一采购，如属代用，应填写《领用单》向总务部领取。3．附件【附件】BC01-1《文具领用申请单》【附件】BC01-2《领用申请表》【附件】BC01-1文具领用申请单部门：年月日类别项目合计上月库存采购数量单价金额合计金额合计管制品类剪刀美工刀钉书机打孔机米达尺管制消耗品类白板笔萤光笔补充液印台印泥右上弹簧夹中间弹簧夹右上强力夹中间强力夹消耗品类圆珠笔（蓝）圆珠笔（红）笔记本复写纸标签胶水胶带（厚）胶带（薄）大头针回文针订书针橡皮筋橡皮擦其他类总务部：部门主管：单位主管：制表人：【附件】BC01-2领用申请表□印章□名片□印刷品□其他年月日申请单位申请人品名：（印章、名片、印刷品附样本）申请数量前次申请数量需要日期前次申请日期部门主管单位日期申请人总务部主管供应商总务课经办人单价交货日印章管理办法1．总则1.1.制定目的（1）有效管理公司之各种印章，并保护公司法定权益。（2）促使公司内各部门印章管理工作统一化、制度化。1.2.适用范围隶属本公司内各种印章之雕刻、申请、使用、保管、销毁等，悉依本办法所规范的体制管理。1.3.权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4.印章的种类（1）公章：公司面向主管机关的公司印章或指定业务专用的公司印章、财务专用印章、发票专用印章。（2）职章：刻有公司董事长或总经理职称的印章。（3）部门章：刻有公司部门名称的印章。（4）职衔签字章：刻有公司经理及总经理职衔及签名的印章。2．管理办法2.1.印章雕刻2.1.1．公章发包雕刻，凡本公司所属各部门对内对外需使用具代表性之印章，均统一由总公司总务部门发包雕刻（公司公章、财务专用章、发票专用章均须由公安局指定的刻印处雕刻）。2.1.2．印章之形式、字样、材质各部门印章之形式、字样、材质等，由总务部门统一规定办理。2.1.3．雕刻之规定总务部门雕刻之中文印章，依下列规定办理：（1）印章之雕刻字体应明显易辨，且应以考证之字体方可使用。（2）公司公章、财务专用章、发票专用章均应向公安局申请，并在其指定的刻印处雕刻。（3）印章发包雕刻手续，应指定专人负责联络，不得由他人代理。（4）雕刻完成之印章，如不尽理想，需要重刻时，依本办法之销毁规定办理。2.2.印章之申领手续文具用品之领用区分为个人领用及单位领用两种。2.2.1．填具申请表申领印章时，得依文具用品管理办法之规定填具《领用申请表》申请，经核准后交总务部办理。2.2.2．发包雕刻总务部门接到申请表后，得依有关规定交刻印社雕刻，并要求交货期限。2.2.3．印章管理核发印章前，总务部门须先将该印章编号，并编入《印章管理簿》内管理。2.2.4．印章之领用印章应由部门主管以上之人员领用，并须在《印章管理簿》上签认领用。2.2.5．印章之补发与加发（1）已经申请核发印章之部门，如无正当理由，不得要求补发。（2）印章之核发应以每部门一枚印章为原则，如因业务事实需要，须经总经理核准后才可加发。2.3.印章使用2.3.1．印章使用用途（1）对公司经营决策权有重大关连，以公司名义对政府机关、银行机构行文或对其他公司发证明文件，盖公司及总经理职衔章。（2）公司各类规章的核决等由总经理署名及加盖总经理职衔章。（3）以部门名义于授权范围内对厂商客户及内部规章典范行文的核决由经理署名并加盖部门章及总经理职衔章。2.3.2．印章使用规定（1）凡已领用保管印章之部门，须设置《印章使用登记簿》，除例行文件（例：须使用橡皮制刻之印章）外，其余用印均应登记。（2）凡因业务需要用印章时，申请人须填具《印章使用申请单》，由印章管理人审查核准。（3）未经印章管理人核准而擅自使用印章，或实际使用之印章内容与所申请使用之内容不符者，一经查觉，除依公司相关规定惩处外，情节重大者，送司法机关查办。（4）各部门之《印章使用申请单》须依使用先后顺序编号列册，连同《印章使用登记簿》定期呈总经理核示。（5）印章管理人、施印人等施印人在准备盖印之前，要从印章管理人处取出，用毕迅速归还。2.4.印章保管印章名称印章管理人施印人公章秘书长秘书存款专用章部长处长部门职章、部门职衔签字章部长秘书个人私章印章本人存款专用章必须单独保管。（1）各部门印章保管人应细心使用印章，并随时注意保养。（2）印章应旋转固定安全处，不得随意放置。（3）印章保管人请假公出期间，应将印章呈代理人代为保管。2.5.印章报废2.5.1．印章如有下列情况时，应准予报废：（1）保管遗失时。（2）使用次数过多而损毁时。（3）字迹不明或脱落时。（4）因业务或工作需要换新时。2.5.2．印章报废申请单凡印章因上述原因须报呈销毁时，应由保管人填具《印章报呈销毁申请单》，呈主管核准后连同印章送总务部办理。2.5.3．注意事项（1）因报呈销毁须重发印章时，得依本办法有关规定办理。（2）印章销毁时应会同总务部经理以上主管办理。（3）印章报呈销毁理由不实或有虚假时，一经查觉，除依公司相关规定惩处外，情节重大者，将送司法机关办理。车辆管理办法1．总则1.1.制定目的为使公司车辆统一合同管理及有效使用，特制定本办法。1.2.适用范围公司轿车、货车、客车等之使用、购置、保养、修理、油料、事故处理及保险事项、年检、均适用本办法。1.3.权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4.本公司总经理、董事长配备专车，其管理办法另行规定。2．车辆管理办法2.1.车辆购置（1）购置各类车辆以坚固耐用、省油、价格合理为原则。（2）车辆超过规定的使用年限，由管理部提出报废，并提出专案购置申请。经管理部主管确认，并呈总经理、董事长核准后，指定专人选购。2.2.车辆使用（1）每车辆由管理部指定专门的司机负责驾驶，非公司司机不得驾驶公司车辆。（2）因公务需要用车，应填写《车辆使用申请单》（若载有物品，需随附物品放行单），经部门主管核准后交管理部统一调度（填写《派车单》）。未依规定申请者，不得用车。（3）公务车辆应设置《车辆行使记录表》，派车人应登记行驶里程、时间、地点、用途，管理部每月抽查一次。（4）车辆使用前应对车辆作基本核查，如有故障、失窃或损坏等，应立即报备管理部一同处理。（5）公务车辆不得作非公务事务用。（6）原则上公务车每天应返回公司（派车远途出差例外），将车停放于指定位置，并做好安全防范工作，如未按规定失职所造成之损失，应由责任人赔偿。（7）公务车不得擅自借给他人使用。2.3.保养（1）各类车辆由管理部安排专人每周最少擦洗一次，如遇雨天，则每日须汪洗，以防生锈。（2）车辆各项零件设备之保养，由该车辆驾驶人负责，须保持完整并注意是否被损。2.4.修理（1）凡公司车辆，除紧急状况外，应事先向管理部主管报备核准，由该车辆司机送公司指定维修厂维修。（2）公务车行驶途中，发生故障紧急送修，应先报备管理部主管核准。（3）由于驾驶人或派车人使用不录或疏忽保养导致的车辆或机件故障所需之修理费，由驾驶人或派车人负担。2.5.油料（1）油料油票由管理部统一购买，由驾驶司机填写领油申请表获准后领用。（2）每月管理部主管应将耗油量及行驶路程抽程抽查一次，以防浪费。2.6.事故处理（1）公司各类车辆因公务行驶违反交通规则时，如属个人过失，其罚款由当事人自行负担，如属车辆本身不可抗力造成之罚款由公司负责。（2）车辆公务途中遇不可抗力发生车祸，应及时向附近交警报案，并即刻与公司部门主管联络，公司部门主管应派人前往现场协助处理。（3）车祸后有关的保险理赔作业，应由当事人配合管理负责处理。（4）未经公司许可擅自使用公车，其事故责任概与公司无关，一切由当事人自行负责。2.7.保险、年检（1）本公司各类车辆之投保作业统一由管理部负责。（2）车辆年度检验应由管理部会同责任司机负责。3．附件【附件】BC03-1《车辆使用申请单》【附件】BC03-2《车辆行驶记录》【附件】BC03-1车辆使用申请单日期：车号司机姓名发车时间发车地点到达时间到达地点行使公里备注合计：小时分公里加油状况油别加油量（公升）其他报告事项经理：课长：司机：【附件】BC03-2车辆行驶记录日期：事由乘车人用车时间自月日时分至月日时分拟往地点批准审核申请人车号驾驶人主管：派车人：电话管理办法1．总则1.1.制定目的（1）将电话管理予以合理化以利业务进行。（2）充分发挥电话的最大效力，节省成本。1.2.适用范围凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事），依本办法所规范的体制管理。1.3.权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2．管理办法2.1.电话总机（话务员）管理办法（1）总机话务员接转应迅速、准确，用语简练、清晰、礼貌、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。（2）总机接听外线电话的基准用语为“您好，××公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请稍等”；如分机占线，说“对不起，电话占线，请稍后再打。”（3）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。（4）话务员上班时间不得与人在电话中闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。（5）不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。（6）凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。2.2.挂接电话