归档文件整理规则

1归档文件整理规则第一节《归档文件整理规则》出台的背景和意义一、《归档文件整理规则》出台的背景2000年国家档案局发布了《归档文件整理规则（DA/T22－2000）》，《规则》在充分调研国内稳步归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。原《规则》10多年以来，对规范化和加强单位档案整理、促进档案工作更好服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，信息化在档案管理的作用越来越大，原《规则》的一些内容经过实践证明可以进一步规范统一。因此2014年起国家档案局组织力量对原《规则》进行修订，于2015年10月25日正式对外发布。二、《归档文件整理规则》出台的意义一是在遵循文件整理工作基本规律的基础上，简化整理步骤，提高文件整理效率；二是适应档案管理现代化需要，尤其是信息化在档案中的作用越来越大，归档文件整理要适应计算机存储、利用档案的需要；三是在实践的基础上，进一步规范统一归档文件整理，更有2利于档案信息资源共享。三、新《归档文件整理规则》与原《规则》相比内容的变化1、扩大适用范围2、优化整理流程，细化操作指引3、增加档号内容4、明确装订要求5、统一馆编、室编件号6、增加页码编制要求第二节《归档文件整理规则》内容一、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。二、整理将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。新《规则》将纸质文件和电子文件的整理统一起来，同时把纸质文件和电子文件特有的整理要求单位列出，做到总分结合、条理清晰。三、件与档号31、件的定义：件是指归档文件的整理单位。2、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。四、归档文件整理原则1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。五、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。（一）文件材料齐全完整的含义文件材料齐全完整，就一个机关而言，是指归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌，通过查看立档单位的全部档案，就能了解该单位的整个历史。（二）帐外文件的收集4即“白头文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。（2）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。（3）合同、协议、出版物原稿。（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词等材料。六、归档范围确定归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。（《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；54、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。七、一般要求：（一）组件件的构成：归档文件一般每份文件为一件，规则所指的件，是单份文件。实际工作中对于一些关联性强，通常需要相互查证的归档文件，允许将两份或多份文件装订在一起，作为一件，我们称之为“组合件”，这类情况有以下几种：1、正文和附件为一件。62、文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件。3、转发与被转发件为一件。4、原件与复印件为一件。5、正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；６、报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；7、简报、周报等材料一期为一件；8、会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；9、来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。10、有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。11、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。（二）件内文件排序归档文件排序时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。重要法规性文件的历次修改稿依次7排列在定稿之后；出版期刊，样本在前，定稿在后。八、归档文件的分类《规则》中所述的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。分类是归档文件整理的一个重要环节，一个单位的归档文件必须先分类，立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用年度――机构（问题）――保管期限、年度――保管期限――机构（问题）等方法进行三级分类。（一）按年度分类分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件，归入会议闭幕年。跨年度办法的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。（二）、按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用，采用机构分类的，应8根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门的归档文件上，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件所反映的问题对归档文件进行分类。1、机构分类法组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。如，办公室、机关处、企业处、法规处、科教处就是五个类名。2、问题分类法问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。一个单位按问题进行分类时，可将文件材料分为两大类，一为通用类，二为专用类（职能类）。通用类：a综合类；b党群类；c人劳类；d行政管理类（三）、保管期限分类法保管期限分类法就是给文件划分保管期限，根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。根据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限为永久和定期两种。9永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为10年和30年两种。一、永久保管的文书档案主要包括：1、本机关制定的法规政策性文件材料；2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5、本机关机构演变、人事任免等材料；6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；8、同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。二、定期保管的文书档案主要包括：1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本机关一般性事务管理文件材料5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；106、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。规模较小或公务办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度――保管期限等方法进行两级分类。（四）复式分类法《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类法，可以组合成多种复式分类法。三分的次序可灵活掌握，其中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须具备，即任何机关整理归档文件时都必须分年度、分保管期限。基层单位或小机关，每年形成的文件数量少，这种情况下无须再按机构（问题）进一步分。1、年度――机构――保管期限即先将归档文件按年度分开，每个年度下按机构分开，再在第个机构下按保管期限分类。2011年：办公室……永久、定期综合处……永久、定期法规处……永久、定期112012年：办公室……永久、定期综合处……永久、定期法规处……永久、定期2013年：……年度――保管期限――机构分类法与此类似。2、年度——问题——保管期限分类法即先将归档文件按年度分开，每个年度下按问题分开，再在问题下按保管期限分类。2011年：党群类……永久、定期综合类……永久、定期行政类……永久、定期2012年：党群类……永久、定期综合类……永久、定期行政类……永久、定期2013年：……年度――保管期限――问题分类法与此类似。3、年度――保管期限即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内容机构设置简单的基层单位或小机关。2011年：永久、定期2012年：永久、定期12九、排列文件排列文件，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。3、会议文件统计报表等成套性文件可集中排列。在实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规定时间移交档案部门归档。对于这些零散文件，应视不同情况进行处理。进行归档文件上整理工作时，尽可能收集齐全完整，杜绝零散文件归档的现象。在难以避免的情况下，针对零散文件可以采取以下补救措施：（1）将零散文件排列在同一年度、同一保管期限归档文件的最后，并在备注栏中注明。（2）将零散文件与所属事由