系统集成项目变更管理论文

项目管理人员继续教育论文第1页共4页系统集成项目变更管理2020年6月5日摘要：本文主要是以我做过的一个大学整网线路改造以及电子阅览室系统开发项目为例，简单的谈一下我对系统集成项目变更管理的理解和看法。关键词：变更管理，随着社会发展快速提高，系统集成已经逐渐成为IT信息化建设的重中之重，在系统集成项目中，建设方与施工方的项目管理水平也在不断提高，那么在系统集成项目施工过程中，变更就变得不可避免，变更也成为系统工程监理工作中一项重要内容，一般来说变更是随着项目合同价格的调整以及实施进度的调整，往往成为双方利益的焦点，及时合理的处理项目变更，不但可以保证项目顺利实施还可以减少一些不必要的纷争。在项目的实施过程中实施过程和实施环境在不断地变化，客户需求以及合同范围内产品价格也是在不断地变化，所以项目实施的过程也是项目变化的过程。无论前期准备多么充分，细致，在实施过程中总会遇到无法预料的问题以及变化，那么如何将项目变更有效的管理，成为项目实施过程中的重点，一个项目的实施如果能有效的控制变更，那么项目会在不断变化的环境中得到最终成功。在一个项目中，项目范围计划可能会做的很好，但是如果想在这个项目范围中不出现任何改变是不可能的，那么我们应该有这样一个意识，变更并不是不对，很多情况下变更会让项目完成的更加出色，客户很多情况下并不能一开始就完全确定自己有什么需求，他们会随着时间的推移改变自己的需求，如果不能包容变更那么最终项目实施的结果可能会达不到所能应有的价值。反之如果变更失控，后果也会变得非常严重，会导致项目失败，根据权威调查公示，最容易造成系统集成项目失败的原因有三种：1，用户缺乏参与，不完整的要求和说明以及易变的要求和说明。这几个因素或多或少都与变更管理有关，因此，我们就必须要对变更进行管理，变更的管理不是控制变更的发生，而是对变更进行管理，使变更控制在可以接受的范围内，并要确保变更更加有序的进行。作为项目经理项目变更是经常会遇到的问题，如何管理好项目变更是项目经理重要职责，变更并不可怕，关键在于如何管理变更。项目管理人员继续教育论文第2页共4页在系统集成项目实施过程中项目变更是对于项目合同的部分或者全部性能、功能、进度、技术指标等方面进行改变，所以会引起项目的合同变更、投资变更、设计变更、进度变更、环境变更以及合同中没有包括的新需求，项目变更的范围非常广泛，如：因为过程中因为设计问题引起的设计改变，合同甲乙双方对工期的变更以及市场原因替换同类产品。当项目发生变更时，可以在项目组中成立变更小组，对项目变更作出评估，变更会对项目造成什么影响，以及影响的结果。项目变更的处理可以根据对项目影响的大小掌握变更的方法。规范的处理变更过程，制作变更确认书，甲乙双方项目负责人签字，并需要附在合同后。在变更结束后做好总结，最好记录下来以备以后类似项目进行参考。我公司在03年做过某大学整网线路改造以及电子阅览室系统开发项目，当时我被任命为项目经理，由于客户与我公司与客户属于长期合作关系，客户关系非常要好，公司客户经理在签合同时没有明确电子阅览室系统各模块界定以及没有明确项目的验收标准就签订了合同。当开发第一阶段结束后，进行评估与测试，此时我们与客户双方发生分歧，主要是客户认为第一阶段开发后电子阅览室系统缺少某些功能，而由于合同没有明确，我方觉得这些功能是合同之外的功能，如果要增加此功能就要做项目变更，重新核算后发现需要增加成本，此时双方各执一词，客户拒绝验收，而我们也无法回款。一波未平一波又起，在整网线路改造过程中客户提出新的需求，而客户原有网络设备也无法实现客户新需求，如果想要满足客户新的需求就需要采购大批网络设备对全网拓扑进行整体改造。项目无法继续进行，我们只好先解决问题。此时我们成立项目变更小组，对项目变更进行评估，确定变更对项目以及项目工期整体影响，重新进行核算，经过慎重研究后决定对客户觉得电子阅览室系统缺少的功能加派人手进行免费开发，对网络线路改造新需求重新设计方案并报价，同时确定项目范围并对合同中不明确的模块界定和验收标准进行重新描述，并且由双方项目负责人确认签字，编制变更文档并附在合同后面，由于我和客户关系一直处的很好，客户觉得我们不但免费开发了电子原来是缺少的功能而且还满足了整网线路改造的新需求，对项目实施非常满意，而我们也将回款拿回，在整网线路改造需求中我们不但将客户觉得电子阅览室系统缺少的功能开发费用填补上，而且还获得了丰厚的利润。在上个案例中可以看到，项目变更管理在项目实施过程中占有举足轻重的地项目管理人员继续教育论文第3页共4页位。项目变更无非是增加，减少，变换三种形式，无论是那种变更，基本都会对项目的进度，风险，合同，成本发生影响。在系统集成项目中，硬件和软件是最主要的部件，项目变更在软件中的体现一般是软件内容的变更和技术的变更，而软件变更的难度在于技术和新功能的需求，在硬件中，市场价格的变化，不满足需求是造成硬件变更的主要原因。系统集成项目实施过程中，变化很常见，但是并不是所有的变化都要进行变更，但是所有的变更都是由于变化引起的，一般来说变更都是有前兆的，所以我们应该时刻对项目变更做好预先判断并做好准备，以达到对变更进行事先控制。进行项目变更以前，需要做好项目变更的策划工作，项目组需要对变更进行评估，评估变更的代价以及对项目的影响程度，需要让客户了解清楚如果变更可能会出现的问题，一起来决定是否要真的进行变更。还要对变更影响大小灵活掌握，影响小的变更可以免费为客户做，但是从公司的角度和立场来说需要让客户知道是我们做出了让步，牺牲了应有的利润。需要让客户知道我们做的工作，免得工作白做。但是对于影响较大的变更我们一定要坚持重新谈判，重新制定项目完成时间以及预算和成本。软件增加功能时可能看上去是提高了项目质量，但实际上是很不容易完成的。所以在增加功能时需要认真评估增加新功能的可操作性，避免影响到项目的期限和后续的验收，收款工作。当项目经理和项目组已经确定变更时，需要制作变更确认书，并需要双方老总和项目负责人签字，附在合同后，合同书需要明确写出如涉及项目变更需要以项目变更书为准，有利于日后回款工作。项目变更一定会涉及到时间进度和成本的重新核算，需要交予客户签字确认。对于项目组成员来说，一旦涉及到项目变更时切忌要避免随便答应，需要上报到项目经理处决定是否变更，最好要从上到下签字确认，禁止口头协议。项目组成员也要养成变更管理意识，明确认识到变更确认书的重要性。项目经理也应当在于项目组成员交流或者会议中时刻交流和关注关于变更的问题，一旦发现变更问题就需要及时处理。防范于未然。并尽量减少关于我方的变更。对于客户的变更要做好充分的评估工作和重新谈判。项目结束后应将各种变更原因，办更方法以及经验教训整理成文档，把这些文档变成历史记录，以便于为今后的项目提供有效的参考价值。在项目实施的过程中沟通也显得尤为重要，在项目发生变更时需要项目经理充分体现沟通的技巧。与客户良好的沟通融洽的关系往往是项目出现变更时的润滑油。项目经理需要掌握的基础本领就是项目管理人员继续教育论文第4页共4页管理与客户之间的关系，项目经理需要以专业的角度给客户于专业的说辞，对于客户的类似于镀金（GoldenPlating）的变更需求，在大多数情况下通过沟通也能让客户取消变更需求，需要让客户认识到变更带来的工作量增加项目实施反复时项目延期完工的主要原因。项目经理需要学会对变更进行控制，需要变更事前的信息获知，变更策划和有效的沟通。有人说变更是一种态度，在项目实施过程中变更是难免的，变更管理的重要性的意识并不是只需要项目经理拥有，而是应该存在于每个项目组成员的脑海中。系统集成项目变更风险在于实施中不同的环节，于是更应该建立变更管理机制，使得项目实施能更加有效的控制。--------------------参考文献：《系统集成项目管理案例分析教程》，《系统集成项目管理工程师全程指导》，《计算机信息系统集成项目管理浅析》，《系统集成项目管理案例分析教程》，《系统集成与项目管理》。