监理文件资料和表格应用

LOGO主讲人：北京建工京精大房工程建设监理公司田成钢监理文件资料和表格应用《建设工程监理规范》一、监理文件资料的含义2术语：2.0.24监理文件资料工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件资料。【条文说明】监理文件资料从形式上可分为文字、图表、数据、声像、电子文档等文件资料，从来源上可分为监理工作依据性、记录性、编审性等文件资料，需要归档的监理文件资料，按照国家有关规定执行。【条文解析】本条是新增内容，明确了监理文件资料的来源。监理文件资料是监理工作的载体，是实施监理工作整个过程的真实反映，既是监理工作成效的根本体现，也是监理责任划分的重要依据。监理工作中的所想、所见、所做都能在监理资料中客观地记录，并按照工程建设的时间和相关要求形成并保存。1.依据性文件资料：政府及上级单位批复的有关工程建设的文件；与工程有关的合同类文件；图纸及设计说明；地质勘察报告；任命书及授权书；材料设备性能检测报告；地基基础及结构检测报告等等。2.记录性文件资料：监理工作记录（报验单及验收记录、会议纪要、试验检测记录、监理指令等。3.编审性文件资料：监理单位编写的文件资料包括：规划、细则、方案、月报、监理总结、质量评估报告、竣工移交证书等；施工单位编写后报项目监理机构审核的文件资料包括：施工组织设计、施工方案、专项方案、施工总结、工程竣工报告、竣工图、质量事故报告书等。二、监理文件资料管理新规范7.监理文件资料管理7.1一般规定7.1.1项目监理机构应建立完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。【条文说明】监理文件资料是实施监理过程的真实反映，既是监理工作成效的根本体现，也是工程质量、生产安全事故责任划分的重要依据，项目监理机构应做到“明确责任，专人负责”。【条文解析】本条对项目监理机构的文件资料管理制度、管理人员提出了明确要求。“明确责任”：1）监理单位技术负责人为监理单位监理档案的总负责人，负责组织本单位监理文件资料的全过程管理工作。2）监理单位档案资料管理部门负责监理资料管理工作的指导和检查，并对监理档案进行管理。2）总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人，并指定专职或兼职资料员负责所监项目监理文件资料的具体管理工作。3）监理工程师负责本专业监理文件资料的收集、整理，保证监理资料的完整性和准确性，定期将整理好的监理资料交项目监理部资料员汇总、保管。4）项目监理部资料员负责项目监理部监理文件资料的日常管理工作，分类别、分专业建立案卷盒，按规定编目、整理，进行日常保管和建档，做到分类有序，存放整齐，保管妥当，移交及时。(向监理单位和建设单位移交监理档案)“专人负责”：事实证明，有一个好的资料员，会给项目监理机构的工作增色不少；而项目监理机构资料管理杂乱无章，会给监理工作带来许多风险。因此，项目监理资料管理非常重要，应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。资料员上岗证的取得有多种渠道，主要是通过岗前培训，资料员上岗证的印章有中国建设教育协会建筑企业教育专业委员会、北京市城市建设档案馆、北京市住建委。7.1.2项目监理机构应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料。【条文说明】监理人员应及时分类整理自己负责的文件资料，并移交由总监理工程师指定的专人进行管理，监理文件资料应准确、完整。【条文解析】本条明确了项目监理机构对监理文件资料的管理环节及其要求。监理文件资料管理的工作原则：及时、准确、完整。7.1.3项目监理机构宜采用信息技术进行监理文件资料管理。【条文解析】本条为新增内容，明确了监理文件资料管理的手段。信息技术：是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。它主要是应用计算机科学和通信技术来设计、开发、安装和实施信息系统及应用软件，来生产、处理、交换和传播各种形式的信息。北京市现行地方标准《建筑工程资料管理规程》DB11/T695-2009中规定：3.013工程资料的形成、收集和整理应采用计算机管理。目前北京市工程资料的管理在计算机应用方面还仅停留在文档录入、打印，管理还跟不上。特别是分类、组卷还靠人工。因涉及到多方签字，表格的套打、签字、盖章功能未能实现，在传输上很受限制，因此信息技术上的应用还很不够。7.2监理文件资料内容7.2.1监理文件资料应包括下列主要内容：1勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件；2监理规划、监理实施细则；3设计交底和图纸会审会议纪要；4施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料；5分包单位资格报审文件资料；6施工控制测量成果报验文件资料；7总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工或复工报审文件资料；8工程材料、构配件、设备报验文件资料；9见证取样和平行检验文件资料；（见证取样2.0.16；平行检验2.0.15）10工程质量检查报验资料及工程有关验收资料；11工程变更、费用索赔及工程延期文件资料；12工程计量、工程款支付文件资料；13监理通知单、工作联系单与监理报告；14第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要；15监理月报、监理日志、旁站记录；16工程质量或生产安全事故处理文件资料；17工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料；18监理工作总结。与监理资料有关的规范标准：《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009《建筑工程资料管理规程》DB11/T695-2009《建设工程施工现场安全资料管理规程》DB11/383-2006与监理资料有关的规定和办法：《房屋建筑工程施工旁站监理管理办法（试行）》《危险性较大工程安全专项施工方案编制及专家论证审查办法》《房屋建筑工程和市政基础设施工程实行见证取样和送检的规定》（建建[2000]211号）【条文说明】合同文件、勘察设计文件是建设单位提供的监理工作依据。项目监理机构收集归档的监理文件资料应为原件，若为复印件，应加盖报送单位印章，并由经手人签字、注明日期。监理文件资料涉及的有关表格应采用本规范统一表式，签字盖章手续完备。【条文解析】本条明确了监理文件资料的主要组成内容。7.2.2监理日志应包括下列主要内容（见2.0.21）1、天气和施工环境情况；2、当日施工进展情况；3、当日监理工作情况，包括旁站、巡视、见证取样、平行检验等情况；4、当日存在的问题及协调解决情况；5、其他有关事项。【条文说明】总监理工程师应定期审阅监理日志，全面了解监理工作情况。【条文解析】本条为新增内容，明确了监理日志的主要内容。1、监理日志和监理日记的区别；2、监理日志编写中的几个注意事项：（1）专人负责，大家提供信息和资料；（2）宜固定格式，便于记录和查阅；（3）总监定期查阅、督促检查。7.2.3监理月报应包括下列主要内容（见2.0.22）1、本月工程实施情况；2、本月监理工作情况；3、本月施工中存在的问题及处理情况；4、下月监理工作重点。【条文说明】监理月报是项目监理机构定期编制并向建设单位和工程监理单位提交的重要文件。监理月报应包括以下具体内容：1、本月工程实施概况：1）工程进展情况，实际进度与计划进度的比较，施工单位人、机、料进场及使用情况，本期在施部位的工程照片；2）工程质量情况，分项分部工程验收情况，工程材料、设备、构配件进场检验情况，主要施工试验情况，本月工程质量分析；3）施工单位安全生产管理工作述评；4）已完工程量与已付工程款的统计及说明。2、本月监理工作情况：1）工程进度控制方面的工作情况；2）工程质量控制方面的工作情况；3）安全生产管理方面的工作情况；4）工程计量与工程款支付方面的工作情况；5）合同其他事项的管理工作情况；6）监理工作统计及工作照片。3、本月工程实施的主要问题分析及处理情况：1）工程进度控制方面的主要问题分析及处理情况；2）工程质量控制方面的主要问题分析及处理情况；3）施工单位安全生产管理方面的主要问题分析及处理情况；4）工程计量与工程款支付方面的主要问题分析及处理情况；5）合同其他事项管理方面的主要问题分析及处理情况。4、下月监理工作重点：1）在工程管理方面的监理工作重点；2）在项目监理机构内部管理方面的工作重点。【条文解析】本条明确了监理月报的主要内容。项目监理机构应及时向建设单位报送编制完成的监理月报。几点说明：1、相关服务和刚进场及项目收尾等特殊阶段的“监理简报”；应征得建设单位同意；2、由总监组织，指定专人编写，项目部各专业人员负责提供本专业情况和资料、数据；3、规范化要求：参建各方的名称应统一，章节编排要有序、分层次，数字尽量用阿拉伯数字，内容应由监理单位统一制定，报送日期、签认要符合相关要求。7.2.4监理工作总结应包括下列主要内容：1、工程概况；2、项目监理机构；3、建设工程监理合同履行情况；4、监理工作成效；5、监理工作中发现的问题及其处理情况；6、说明和建议。【条文说明】监理工作总结经总监理工程师签字后报工程监理单位。【条文解析】本条明确了监理工作总结的主要内容。项目竣工后，项目监理机构应对监理工作进行总结，监理工作总结经总监理工程师签字并加盖工程监理单位公章后报送建设单位。监理工作总结是向城建档案馆移交的监理档案中重要文件之一。按北京市建筑工程资料管理规程的要求，共有规划、细则、质量事故报告及处理资料、工程质量评估报告和竣工移交证书、监理工作总结等六项文件。要装订成册，由建设单位移交。举例：验收情况、保修期工作的建议7.3监理文件资料归档7.3.1项目监理机构应及时整理、分类汇总监理文件资料，并应按规定组卷，形成监理档案。【条文说明】监理文件资料的组卷及归档应符合相关规定。【条文解析】本条明确了项目监理机构对监理文件资料组卷、归档的要求。7.3.2工程监理单位应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。【条文说明】工程监理单位应按合同约定向建设单位移交监理档案。工程监理单位自行保存的监理档案保存期可分为永久、长期、短期三种。【条文解析】本条明确了监理档案保存和移交的具体要求。几点说明：1、监理文件资料与监理档案的区别；2、各监理单位应制定监理档案的内容和组卷、移交、借阅、保存的相关制度。见《手册》第98页三、表格应用说明（1）基本表式分A、B、C三类。A类表为工程监理单位用表，由工程监理单位或项目监理机构签发；B类表为施工单位报审、报验用表，由施工单位或施工项目经理部填写后报送工程建设相关方；C类表为通用表，是工程建设相关方工作联系的通用表。（2）各类表的签发、报送、回复应当依照合同文件、法律、法规、规范标准等规定的程序和时限进行。（3）各类表应按有关规定，采用碳素墨水、蓝黑墨水书写或黑色碳素印墨打印，不得使用易褪色的书写材料。（4）各类表中“□”表示可选择项，以“√”表示被选中项。（5）填写各类表应使用规范语言，法定计量单位，公历年、月、日。各类表中相关人员的签字栏均须由本人签署。由施工单位提供附件的，应在附件上加盖骑缝章。（6）各类表在实际使用中，应分类建立统一编码体系，各类表式的编号应连续编号，不得重号、跳号。（7）各类表中施工项目经理部用章的样章应在项目监理机构和建设单位备案，项目监理机构用章的样章应在建设单位和施工单位备案。（8）下列表式中，应由总监理工程师签字并加盖执业印章：1）A.0.2工程开工令2）A.0.5工程暂停令3）A.0.7工程复工令4）A.0.8工程款支付证书5）B.0.1施工组织设计或（专项）施工方案报审表6）B.0.2工程开工报审表7）B.0.10单位工程竣工验收报审表8）B.0.11工程款支付报审表9）B.0.13费用索赔报审表10）B.0.14工程临时或最终延期报审表（9）“A.0.1总监理工程师任命书”必须由工程监理单位法人代表签字，并加盖工程监理单位公章。（10）“B.0.2工程开工报审表”、“B.0.10单位工程竣工验收报审表”必须由项目经理签字并加盖施工单位公章。（11）各类表中，“施工项目经理部”是指施工单位在施工现场设立的项目管理机构。（12）对于各类表中所涉及的有关工程质量方面的附表