某建筑公司总承包部综合管理部行政主管岗位说明书

一、岗位基本情况1.岗位名称：综合管理部行政主管2.所属部门：综合管理部3.管理层次：次中级管理人员二、工作关系1.直接领导：综合管理部经理；2.直接下属：综合管理部总经理秘书、行政助理、信息助理、前台、司机；3.协作关系：公司各部门、分公司和项目经理部有关人员；4.对外联络：政府对口部门、总公司有关部门或其他法人、社团等。三、岗位职责概述公司行政、后勤、信息管理岗位，负责组织开展公司行政、后勤、信息等管理工作。1.组织开展公司行政工作；2.组织开展公司后勤服务工作；3.组织开展公司档案管理工作；4.组织公司信息管理工作；5.组织开展公司内外部日常宣传工作；6.代表公司与总公司或政府有关部门进行工作接触、联系和沟通；7.指导综合管理部总经理秘书、行政助理、信息助理、前台、司机开展工作。四、岗位职责1.组织开展公司行政工作；1)建立健全公司行政管理制度，包括办公管理、收发文管理、印章管理等规章制度；2)协助部门经理组织公司本部日常办公，及时劝阻、制止、纠正违反公司办公制度的行为，协调各部门的工作关系，维护公司的良好办公秩序；3)保管和使用公司印章、营业执照，以及营业执照的变更、年检等事宜，协助经营主管申请办理、变更、升级公司资质证书；4)起草公司年度工作计划、总结和决定、报告等全局性文件，以及领导安排的阶段性工作总结、计划的起草工作，指导行政助理拟订公司行政公文，负责公文审核工作；5)协助部门经理筹备、组织公司级会议，起草会议主要文件，准备会议文件和资料，负责会议记录，会后整理会议纪要，以及各项决定事项的检查督办；6)指导总经理秘书作好公司每周经理办公会等有关会议的会议记录、会议纪要整理等工作，协助部门经理作好会议决定事项的检查督办工作；7)指导行政助理作好公司外来文件分类、批阅和处理等工作；8)负责办理领导交办的有关事宜。2.组织开展公司后勤服务工作；1)建立健全公司后勤管理制度，包括公司固定资产管理、电话管理、车辆管理等规章制度；2)固定资产管理；——编制公司固定资产、办公设备、设施购买计划，经批准后组织购买，指导行政助理作好公司固定资产的建帐、登记和管理等工作；——公司本部办公用房的租用、管理和维修等，以及物业管理工作；——统一管理公司所有现代办公设备，组织公司本部现代办公设备的维护、保养、修理、更新工作，保证公司本部现代办公设备的正常运转；——公司本部电话的日常维修、更新、申请和管理工作；——协助项目经理部配备施工现场所需的办公、交通等设施和设备。3)办公用品管理；——建立公司办公用品管理制度，统一管理公司本部办公用品；——审核公司各部门提出的办公用品购买申请，经批准后组织采购；——指导司机作好办公用品采购工作；——指导行政助理作好办公用品的登记、保管和分发工作。4)公司车辆管理；——建立健全公司车辆管理制度，统一管理公司车辆；——指导司机建立公司办公车辆档案，作好车辆购买、保险、税费交纳、保养、维修工作；——审核部门提出的派车申请，向司机签发派车单，安排好公司领导用车；——组织开展公司交通安全管理工作。5)接待服务工作；——指导前台作好来访客人接待工作；——协助接待项目业主到本部考察接待；——协助部门经理作好总公司或政府相关部门领导视察、检查接待工作。6)社会事务工作；——组织开展公司安全保卫工作；——组织开展计划生育、义务献血等工作；——组织开展义务植树、环境绿化等工作。7)负责作好其他后勤服务工作。3.组织开展公司行政档案管理工作；1)建立健全公司行政档案管理制度，组织公司行政档案的收集、整理、保管和统计等工作；2)组织行政档案的借阅工作，为有关部门工作查询提供及时有效的支持；3)协助和支持公司部门、分公司和项目经理部行政文件的立卷归档工作；4)负责公司图书资料阅览室的建立、健全和扩大。4.组织公司信息管理工作；1)协助主管总经理建立公司系统资源与信息共享领导小组，负责领导小组日常工作的开展，拟订公司信息发展规划，制定、组织实施公司信息管理制度；2)组织收集各种有益于公司发展和具有参考价值的信息，包括国家政策、招投标、物资供应信息等，经整理、筛选后，及时提供公司相关领导或部门参考或借鉴；3)配合相关部门建立健全公司各类资源和信息库，指导信息助理作好由书面资料向计算机数据库资料的转化工作；4)提出总承包系统内信息沟通和交流要求，协调公司与分公司、子公司之间的信息沟通交流，组织收集、整理分公司、子公司交流的相关信息；5)配合总公司科技开发部，作好公司内部局域网络的建设、维护，组织公司网络主页的制作、维护、更新工作。5.组织开展公司内外部日常宣传工作；1)组织收集、整理公司内部动态，指导信息助理定期或不定期编制、发放《总承包部通讯》，及时向公司内部及总公司系统发布和通报；2)组织开展公司日常宣传工作，与《中华建筑》报社、《中国建筑》杂志、《随园》杂志，以及其他社会新闻媒体进行联系，组织提供涉及公司经营、管理等各方面的新闻稿件，作好公司新闻宣传报道工作；3)协助企划主管进行公司重大公共关系活动、重大宣传活动的策划，以及具体组织实施。6.代表公司与总公司或政府有关部门进行工作接触、联系和沟通；1)代表公司与总公司有关部门的联系和沟通，及时上传下达，组织完成上级部门要求的工作；2)接待和组织安排总公司或政府相关部门到公司考察、调研和指导工作等活动；3)组织、协调公司有关部门或项目积极配合、支持总公司或政府主管部门的上述活动。指导综合管理部总经理秘书、行政助理、信息助理、前台、司机开展工作。