证章管理制度

证章管理制度一、目的：为加强公司的证章管理工作，避免因管理不当造成损失，特制订本制度。二、范围：适用于公司的所有文件、证照和印章的管理。三、职责：1、人事行政中心负责印章的刻制、保管，检查各部门证章的保管和使用情况。2、各相关部门及指定人员负责使用保管证章，并及时填写《印章发放（备案）登记薄》。四、文件、证照、印章的定义：文件及证照公司的营业执照、组织机构代码证、资质证书等证照；公司合同、评估报告、章程、法人身份证明及文件；与公司有关的政府部门专门文件；公司其它重要文件；公司印章指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部门章、专用章等。公章指对外唯一代表公司形象的印章，代表企业权力、凭信和职责，是企业法人的象征。法人章公司法定代表人、总经理私人印章。部门章刻有公司部门名称的印章。专用章财务专用章、发票专用章、合同专用章等。其他印章质量章、收货专用章、业务章、出库专用章等。印鉴将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。五、文件及证照管理（一）文件及证照应统一存放于人事行政中心，实行专人管理，保证文件及证照的安全与完整。（二）各部门负责办理的公司文件及证照，在办理完毕后，应及时将原件交人事行政中心保存,并做好登记手续。（三）对文件及证照，人事行政中心需进行全程监管，对公司的重要文件及证照进行收集、归档。各部门应配合，将留存在本部门的重要文件和证照定期移交人事行政中心，相关证照年审工作交由人事行政中心负责。（四）借出文件和证照时，须在《文件、证照借出登记表》上注明用途，并经总经理或委托人签批后执行。（五）各部门因公借用公司文件或证照，在办完相关事务后应及时归还。如该部门仍需该文件或证照办理其它事务，应先退还人事行政中心登记后续借，避免在部门积压，同时让人事行政中心的保管人员了解档案或证照去向。（六）必须爱护所借用文件或证照，不得擅自转借，不能损坏或丢失。交还时必须当面交接清楚，保管人员如发现缺失或损坏，应及时报告有关领导。（七）对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失，全部由借用人员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。六、印章的管理（一）、指导思想：公司实行严格的印章管理制度，加盖印章应填写《印章使用申请表》，报总经理或授权人批准后方可加盖印章；（二）、印章使用范围1、以公司名义发出的文件应加盖公司公章。2、公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票，加盖公司公章、财务专用章及法人章。3、以公司名义签订的合同，在每页中缝加盖骑缝章，有校对的地方加盖校对章，落款处加盖公司公章，视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、纪要等。（三）、刻制、更换印章流程凡需要刻制或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》，经分管领导审批后，向人事行政中心提出申请，最终经总经理审批后，方可刻制或更换。(四)、公司印章的登记保管责任印章类别保管责任人保管和发放登记程序所有印章指定专人1、公司印章刻制好后，统一由人事行政中心制作印鉴；2、印章领取人在《印章发放（备案）登记簿》签字领用，存档备查；3、将印鉴归档保存。（五）、公司印章使用审批规定：印章类别审批流程公章合同专用章凡需使用公章、法人章、合同专用章，申请人必须填写《印章使用申请表》，随待批文件交总经理或委托人审批。财务专用章发票专用章法人章凡需使用财务专用章、发票专用章，需财务经理审批，由财务部自行保管及使用。部门章质量管理部印章，由部门经理审批使用。其他印章由公司指定人员负责保管使用，部门经理监管。例如：收货专用章、业务章、出库专用章、退货专用章、银行收讫章、现金收讫章等。1、所有需盖印章的文件，均须按规定审批，不得凭私人感情、讲情面使用印章。2、所有不属实文件均不得盖印章。3、所有合同在盖章前，均必须交总经理或授权人审批，否则不得盖印章。4、印章保管者外出或请假时，应将印章交部门经理或公司指定的代理人，以便他人使用。5、特殊情况需带印章外出时，需填写《文件、证照借出登记表》提出申请，部门经理审核，总经理或授权人批准后再到印章保管人处领取。要明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。6、不得私自动用印章，不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章。如对文件、资料错盖印章或多盖印章，应立即销毁。7、公章应盖在文件正面，重要文件和所有合同应盖骑缝章。（六）、公司印章保管的要求：1、印章应专人保管专柜存放，使用后应及时放回原位，确保安全，保管人在《印章使用申请表》用印时签字，并妥善按月进行保管。2、保管人员应对印章经常检查，经常清洁，以保证印章字体和图案清晰。3、盖印位置应恰当。若有固定或指定盖印处时，应在规定处盖印。4、盖印图案应清晰、字迹应端正。若文件需盖多个印章的，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，也不能盖出纸边。5、印章保管人员离职或工作调整，应及时移交印章，并填写《印章、证照移交记录表》。（由部门领导和人事行政监督落实）（七）、印章外借的规定：1、除特许情况（如办理证件,社会保险、银行业务等）外，原则上公章、财务专用章、发票专业章不予外借。2、如遇特殊情况需外借时，需填写《印章使用申请表》提出申请，部门经理审核，总经理或授权人批准后再到印章保管人处领取。要明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。3、公司证件如营业执照、税务登记证、机构代码证等证件的管理同印章的使用管理制度相同。（八）、除公章外的公司印章的停用和废止（公章则遵照有关法规规定）1、公司印章获准停用后，印章保管人应及时报告上级领导。2、按公司的规定和指示，做好公司印章的上缴、清退、存档或销毁工作。3、换新章时应发出书面通知，并做好印鉴预留工作。4、除特殊情况外，废止的公司印章统一交由人事行政部保存三年，然后在征得有关负责人的意见后再行处理。5、公司印章停用后，应由人事行政做好登记工作，要登记清楚停用时间、原因等情况，并留档以备核查。（九）、公司印章的遗失、损毁、被盗1、公司印章遗失、损毁、被盗时，保管人应及时向上级领导报告，特殊情况需交说明原因的报告书。2、对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失，全部由借用人员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。3、印章损坏后，应将旧章交人事行政确认处理后，方可申请刻制新章。4、印章遗失、被盗后，应及时发出旧章作废通知，并改刻新章。事后发现旧章时，应及时将其交上级确认并作废处理。5、公章则遵照有关法规处理。七、本文件解释权归公司人事行政中心。八、本规定自发文之日起施行。九、附件：附件一：《刻制印章申请表》附件二：《印章、证照移交记录表》附件三：《印章使用申请表》附件四：《印章发放（备案）登记簿》附件五：《文件、证照借出登记表》附件一：刻制印章申请表申请人时间申请部门印章名称材质形状刻制理由印章文字使用范围印章管理人部门意见：签字：年月日人事行政部意见：签字：年月日总经理（授权人）意见：签字：年月日附件二：印章、证照移交记录表移交项目名称移交原因（使用/停用）移交印模（内容）移交人签字接收人签字保管人签字监交人签字：移交时间接受时间附件三：公司印章使用申请表年月日申请部门经办人是否带出□是□否部门领导审核用印类别□公章□合同专用章用印数量式份申请事由审核部门领导审批备注：1、凡使用公司印章须填写此表；2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。公司印章使用申请表年月日申请部门经办人是否带出□是□否部门领导审核用印类别□公章□合同专用章用印数量式份申请事由审核部门领导审批备注：1、凡使用公司印章须填写此表；2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。附件四：印章发放（备案）登记簿序号日期印章字样领取部门领取人备注附件五：文件、证照借出登记表序号日期申请人借出原因借出时间归还时间部门经理经办人备注1.2.3.4.5.6.7.8.9.存档日期：