档案管理规定-上海新南洋股份有限公司

上海新南洋股份有限公司沪南总字（2010）第8号上海新南洋股份有限公司档案管理规定第一章总则第一条为加强公司档案规范管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二条本规定所称的档案是指公司总部（包括各职能部门及员工）从事业务、经营、管理、公关宣传等活动中所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的资料。第三条公司档案管理工作由行政部总体负责，按统一领导，分级保管、分级查阅的原则进行管理。第二章文件材料的收集、归档管理体制第四条各职能部门应指定专人为档案责任员，负责收集整理本部门形成的文件材料及其相关的档案，协助行政部的档案管理人员开展好公司的档案管理工作。若发生人员变动情况，相关职能部门应及时调整并报备公司行政部。第五条各职能部门档案责任员的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。2.认真执行日常档案归档制度，对本部门形成的文件资料应及时收集、立卷和归档。3.对本部门或外部相关人员需阅档、借用文件材料时，应积极做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第六条行政部档案管理员的职责1、认真学习中华人民共和国档案法，以及有关制度与档案工作理论和业务知识,掌握归档的基本方法，保证档案质量。2、收集整理立卷鉴定、保管公司的文书档案。3、积极开展档案的提供利用工作。4、档案鉴定。5、档案统计。6、保管部分科技档案。第七条若一项工作由几个职能部门共同参与办理，所形成的文件材料由指定的主办部门收集归卷。第八条公司各职能部门在经营管理活动中产生的所有档案（可参见附件《档案材料归档范围》）必须归档行政部管理，职能部门在工作中需要随时利用的档案可以在部门中留存复印件，原件必须归档行政部。公司各职能部门的档案责任员做好平时文件的预立卷工作，并于每季第一个月的前十日内将上季需归档的预立卷的文件整理后移交行政部保管。如确实因工作需要，由职能部门保管的档案须提出申请报各自部门分管领导同意后报总经理批准，可予以部门保管档案原件。属部门保管的档案原件，由本部门的档案责任员于每季第一个月前十日内将上一季度留存原件的预立卷材料的目录上报行政部，并于每年的二月十日前将部门所有原件档案总目录汇编成册交行政部。第九条行政部根据各职能部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期检查，完善公司及各部门档案的管理工作。第三章档案的归档与立卷第十条档案管理员接收档案时，应检查所归档的文件材料是否完整齐全，整理是否符合要求，发现问题应立即查明补正，移交和接受档案的手续必须清楚，凡属归档的文件必须为原始资料，纸张要规范，字迹要清楚，图纸要清晰，不能用圆珠笔、铅笔和彩笔书写。第十一条案卷质量要求：遵循文件的形成规律和特点保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。归档的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。第十二条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第十三条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开。第十四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；其他文件的立卷按照有关规定执行。第十五条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第十六条在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列。卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。第十七条案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。案卷标题要简明准确。整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。第十八条有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。第十九条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写。字迹要工整清晰。第二十条案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对损坏的文件材料应按裱糊技术要求修复、托裱字迹已扩散的，应复制并与原件一并立卷，案卷应依据实际情况采用三孔一线封底打活结的方法以及其他合理的方式装订。第二十一条案卷各部分应以软卷封面、卷内文件目录、文件、封底（含备考表）的格式排列，以案卷号排列次序装入资料盒，置于档案柜内保存。第四章档案的利用第二十二条公司总部各职能部门或所属各控股企业因业务需要查阅利用档案资料，须办理借阅手续。借阅档案（包括文件资料）必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅。秘密级以上的档案文件须由公司总经理批准方能借阅。第二十三条借阅档案只限在行政部查阅，不能带出。必须带出行政部查阅的要经过行政部经理批准并作好记录。第二十四条一般档案的借阅时间最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。第二十五条借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。不得在文件上圈点画线和涂改，未经批准不得复印档案。第二十六条借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件需经行政部经理批准并作好记录。第二十七条借阅的档案交还时必须当面点收清楚。如发现遗失或损坏按《档案法》有关条款处理。第二十八条公司外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离行政部。第二十九条外单位摘抄卷内档案应经总经理同意。行政部应对摘抄的材料进行审查签章。第五章档案的保密与鉴定第三十条档案工作人员对保管的档案，必须严格保密，严格遵守档案工作规则，做到手续清楚，保证不发生差错和文件的遗失；除档案资料必须严格执行保密安全制度以外，有关案卷目录，登记、档案资料存放位置等也应对外保密；对泄密、涂改、损坏档案的，依据《档案法》有关条款处理。第三十一条行政部每年定期安排档案的鉴定工作。在分管领导安排下，由行政部会同有关部门和专业人员对公司档案库库存档案进行鉴定。参加鉴定的人员必须对所鉴定的档案、材料逐卷进行审查，对其内容、价值、保管期限、密级程度等等提出鉴定意见。经鉴定提出销毁的档案，必须编制销毁清册，由鉴定人员会签，并经分管领导批准后，由档案员销毁。销毁人员和鉴定人员必须在销毁清册上签字，销毁清册存档备查。第六章附则第三十二条本条例的附件有《档案材料归档范围》。《档案材料归档范围》将由行政部将依据实际情况进行增补。第三十三条本条例自发布之日起实施。第三十四条本条例由行政部负责解释和修订。上海新南洋股份有限公司2010年4月29日附件：档案材料归档范围（一）党组织文件资料1.上级党组织颁发的有关党务、纪检、组织等方面的指示、规定、工作计划及通报、通告；2.公司党委的请示、报告及上级党委的批复；3.公司党委下发的文件和基层党组织的调整、改选、任命、分工情况；4.公司党委的工作计划、年度总结、会议记录及有关党员情况统计年报等；5.有关案件的调查材料、调查结果、报告和处理决定等；6.人民来信来访及处理意见的有关材料；7.其他。（二）工会文件资料1.上级工会工作的重要文件；2.公司工会工作的总结、会议记录及资料；3.公司工会的请示、报告及上级的批复；4.公司工会的改选、任命及分工情况；5.公司年度先进集体、个人的有关事迹及照片等资料；6.职工民主管理、会员管理及各项工作、活动等重要材料；7.其他。（三）行政文件资料1.公司发文及相关外来文件；2.公司行政工作阶段性计划及总结；3.经营班子会议及办公会议记录；4.公司大事记、南洋报及重要活动的报导、照片、音像等资料；5.公司获得的各类荣誉、奖励证书、资料；6.其他。（四）董事会/监事会文件资料1.董事会、监事会会议文件、记录、决议；2.董事会各专业委员会会议文件、记录；3.公司从事投资者关系管理的有关文件资料；4.董、监事推荐函、承诺书；5.公司临时公告；6.公司年报、半年报、季报；7.股东大会决议等会议资料；8.公司上报证交所、证券事务管理部门的各类资料；9.公司流通股股东名册；10.公司股权分置改革、资产重组、配股、定向增发等各类资产运作活动的资料及文件；11.公司法律事务性工作的重要材料；12.其他。（五）人力资源管理文件资料1.上级有关人事、劳资工作的重要文件；2.公司人事工作的计划、总结、制度、报表、员工名册；3.干部任免的报批材料和技术职称评审材料；4.员工的人事档案及招聘、录用、调动、奖惩、辞退、退休、劳务输出、死亡、抚恤等材料；5.公司员工劳动工资、奖金、四金年报表及公司员工在册人数年报表；6.公司组织员工内外参观、考察、培训、学习的计划、申请、报告、批复与总结；7.公司员工违法犯罪、错误行为的处理决定和复查结论；8.其他。（六）企业管理文件资料1.企业管理工作的计划、总结以及各控股企业各项基础管理的重要材料；2.公司组织机构的设置及变更情况；3.公司工商变更情况；4.所属控股企业及参股企业股权变更、工商变更等的相关资料；5.所属控股企业年度计划、总结、考核情况等资料；6.所属控股企业召开的董、监事会会议资料。（七）投资与管理发展文件资料1.公司中长期发展规划和发展战略报告；2.项目的申报材料、可行性调研报告、计划、总结、报表等。3.其他（八）财务管理文件资料1.公司财会制度、财务工作的计划、总结、制度以及有关经济活动分析和有关财务指标、资金、成本、价格、利润、税收等方面的财务管理材料；2.公司与银行的资金借贷合同及相关资料；3.公司各类会计证书、文件、证明材料等档案；4.公司受让、出让股权、清理企业形成的所有会计档案；5.其他。（九）审计文件资料1.公司内部审计报告；2.公司各种审计、审价、评估的报告、资料；3.其他。（十）经济合同文件资料1.公司与外单位签订的合同、协议；2.公司与各控股企业签订的合同、协议等；3.项目签订的协议、合同等重要材料；4.其他。