化繁为简的小方法

化繁為簡的小方法金利精密工業股份有限公司QA彙整傅勝東2004.04.29讓工作變簡單的10種方法•我到底在忙些什麼呢？•我從早忙到晚???????•但是沒有一件事情是完成的!!!殘念!!遺憾!•我這麼的拚命•結果卻是白忙一場,沒有什麼成果!!!!•你是否“”心有戚戚焉“”為何“忙”“盲”亂???•我到底在忙些什麼呢？•你的忙亂不是因為工作太多•而是因為沒有重點、目標不清楚•所以才讓工作變得愈來愈複雜•時間愈來愈不夠用。大家的一天都有1440分鐘•你ㄧ天中能完成多少的工作？•在資訊龐雜、速度加快的職場環境，我們必須在愈來愈少的時間內•完成愈來愈多的事情。•在如今愈趨複雜與緊湊的工作步調中•「保持簡單」是最好的應對原則。•「簡單」來自於清楚的目標與方向，•你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。追求簡單解決效率低落問題•現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是「缺乏焦點」。•因為不清楚目標，浪費時間重複做•同樣的事情或是不必要的事情；•遺漏了關鍵的訊息，•浪費太多時間在不重要的訊息上•抓不到重點，必須•反覆溝通同樣的一件事情。簡單工作的不二法門•少做一些，不是要你把事情推給別人•或是逃避責任，而是當你焦點集中、•很清楚自己該做哪些事情時，•自然就能花更少的力氣，得到更好的結果，」•換句話說:•目標清楚掌握重點•做好溝通•是簡單工作的不二法門10種最實用的簡單工作的方法•1.問清楚工作的目標與要求，可避免重複作業與減少錯誤的機會通常的情況是，你不知道自己應該做什麼這個目標對你的工作會有什麼樣的影響？這個目標對你的意義是什麼？當你釐清了問題後，再開始工作。你可以問：「我的工作目標應該做出哪些調整？是否有必要改變現在的工作式？」可否建議我，要從哪個地方開始？應該注意哪些事情，避免影響目標的達成有哪些可用的工具與資源10種最實用的簡單工作的方法•2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續1)拒絕別人的要求似乎是一件困難的事情，你總是擔心：‧會不會因此丟了工作？‧我和同事之間的友誼是否就此結束？‧老闆有可能接受嗎？拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責管理自己的時間與工作，不應讓別人的額外要求讓自己陷入忙亂的局面10種最實用的簡單工作的方法•2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續2)答應對方的要求時，應該先問問自己：「我想要做什麼？或是不想要做什麼？什麼對我才是最好的？」你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其他人？而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？10種最實用的簡單工作的方法•2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續3)對比較熟識的同事、朋友，或是完全不相的人最好是直接了當的說：「抱歉，幫不上忙，」或是「現在真的很忙，抽不出時間。」不要多費唇舌，不需要解釋一堆的理由，只要簡單的一兩句話就以而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應該花費在以下提到的另一種情況。10種最實用的簡單工作的方法•2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續4)是面對客戶或是比較不熟識的其他部門同事，就應該採取比較間接委婉的方法。要考慮的問題是：要如何回應才能維持更好的關係建立未來合作的基礎你要說明為何無法答應的原因，並表示你的歉意。最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法有沒有可能找到其他人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任是真的想幫助他解決問題。10種最實用的簡單工作的方法•2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續5)•這時候的回答不再是「是」與「否」而已•而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方而是與對方溝通解決的方法。•溝通的過程也讓對方瞭解你實際工作況而不會無緣無故的一再找上你請求你的幫忙。10種最實用的簡單工作的方法•3.主動提醒老闆排定優先順序可大幅減輕工作負擔(續1)「手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆的工作，實在是沒道理。」有沒有可能問題是出在你自己身上？有沒有適當的反應真實的情況？如果你不說出來，老闆會以為你有時間做這麼多的事情。他也有可能早就忘記之前已經交待你很多的工作。老闆其實是需要被提醒的。10種最實用的簡單工作的方法•3.主動提醒老闆排定優先順序可大幅減輕工作負擔(續2)主動的幫助老闆訂出工作的優先順序。你不是不做，凡事有先有後。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來最大的效益，必須優先處理。然後列出手中有哪些工作正在進行需要哪些支援才能在期限內完成。10種最實用的簡單工作的方法•3.主動提醒老闆排定優先順序可大幅減輕工作負擔(續3)可以問:「未來幾天或幾星期內須先達成哪些目標？」或是直接告訴他：「我已經先排定未來幾天應該要優先完成的工作項目，想聽聽他的建議？」把短期內應該先完成、你有能力完成的工作項目確定下來這樣不僅可以減少自己的工作負擔也可以提醒老闆讓他瞭解你的工作量,最後提醒一點討論的過程中必須時時站在主管的立場思考體諒他所面臨的壓力。你該做的是協助主管解決問題而不是把問題推給主管。更不應該只談自己所承受的問題。10種最實用的簡單工作的方法•4.報告時要有自己的觀點只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意(續1)太多的資訊會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對於老闆一點幫助也沒有。「內容精簡、切中要點，最重要的是能夠幫助老闆快速的做決策，」10種最實用的簡單工作的方法•4.報告時要有自己的觀點只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意(續2)你要做的是利用重要的資訊或是數據提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模稜兩可的描述。如果你是老闆的話，你會做出什麼樣的決定???向老闆報告時，要能精準的掌控時間報告的過程中可能會被打斷10種最實用的簡單工作的方法•4.報告時要有自己的觀點只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意(續3)老闆可能提出一些問題，必須花時間作說明與討論。所以，如果你有30分鐘的時間只要準備10分鐘的報告內容不僅可以避免超出時間，而且可以替老闆省下更多的時間更能顯現出你的工作效率。10種最實用的簡單工作的方法•4.報告時要有自己的觀點只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意(續4)若報告的主題是關於長期的規劃要記住：過去以及未來的90天是最重要的如果你要製作10頁的?綜合報告未來一年的年度規劃未來90天的計劃應該佔9頁的內容，需要詳細的說明，至於其餘的部分只要1頁就可以。此外，如果你希望得到老闆的支持，必須清楚、直接、而且是簡明扼要。不要讓老闆覺得你只是想偷懶，把責任推給老闆。舉例來說，如果你希望老闆支持你的提案你應該條列已經完成的工作項目而後提出未來30到60天之內需要老闆協助的事項例如，他可能要參加哪些會議、與會的人員有哪些、他需要公開向所有員工宣佈哪些事項等等。10種最實用的簡單工作的方法•5.簡報時增加互動的機會可縮短簡報的內容與報告的時間(續1)一份好的簡報，必須能產生影響力改變對方的決定。在製作簡報時我們時常忘了聽眾的存在真正成功的簡報在於清楚而正確的傳達訊息創造溝通與對話的機會進而讓對方因為你的簡報內容而改變思維,決策或是行動因此，重點不在於簡報，而是溝通的品質你不只是「報告」，而是要引發雙向的對話試圖影響對方。10種最實用的簡單工作的方法•5.簡報時增加互動的機會可縮短簡報的內容與報告的時間(續2)•在做任何簡報之前，你必須思考以下三點原則：‧你希望聽眾聽完簡報之後記得哪些重點？‧聽眾會有什麼樣的感受？‧你希望他們聽完簡報之後有什麼樣的決定？接下來就是實際的製作問題了10種最實用的簡單工作的方法•5.簡報時增加互動的機會可縮短簡報的內容與報告的時間(續3)•最好的開始方式，是把聽眾想知道的重點轉換為問題•這樣可以立即吸引聽眾的注意力，更可大幅減輕工作負擔•簡報的過程不應只有你一個人在說話，提出問題•可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來•50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容•其餘的時間應該是與聽眾互動的時間。•舉例來說，在解釋產品策略時•不是滔滔不絕的解釋策略的第一點、第二點、第三點…•而是提出問題：你希望我們的產品對你們有什麼好處？•可以為你的部門帶來哪些幫助？10種最實用的簡單工作的方法•5.簡報時增加互動的機會可縮短簡報的內容與報告的時間(續4)每一次的簡報都必須有一頁的內容摘要不是要列出報告的重點，而是簡要敘述這份報告所要傳達的最重要訊息。此外，一頁一個重點，這樣才能讓他們印象深刻而且真正的去思考你所說的內容過多的訊息，只會讓聽眾?感覺無聊，甚至記不得你說了些什麼，等於是一次失敗的簡報。10種最實用的簡單工作的方法•6.有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的訊息上(續1)正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。第二步開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容除非信件內容是有關近期內（例如2星期內）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25％的信件。前兩個步驟所花費的時間不應超過10分鐘。現在你的信箱應該只剩下25％的信件但是並不表示你必須全部保留剩下來25％的信件10種最實用的簡單工作的方法•6.有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的訊息上(續2)你必須判斷這封信件：‧是否與你現在的工作內容有關‧是否有提到你必須完成哪些事‧是否有說明應達成什麼樣的目標‧是否有列出可使用的資源如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回覆給寄件人請求對方盡快回覆以上的問題。經過以上三個階段的步驟你應該可以成功的刪除90％的信件。10種最實用的簡單工作的方法•7.郵件內容盡量精簡節省寫信的時間並增加對方回應的機會(續1)每一個人的時間與注意力是有限的，電子郵件的內容愈精簡愈好，不僅可以節省自己的時間，更能吸引收件人的注意，提高回應的機率，否則你的電子郵件就會成為對方90％的刪除名單之中。你必須利用最小的空間、最少的文字傳遞最多、最重要的訊息而且必須更容易閱讀，節省對方的時間。10種最實用的簡單工作的方法•7.郵件內容盡量精簡節省寫信的時間並增加對方回應的機會(續2)信件的文字必須限制在3×5英吋的空間範圍內大約是一張照片的大小。對於接收訊息的人來說，這樣的空間可以讓他們在2到3秒鐘的時間迅速瀏覽全部的內容不需要捲動畫面。如何利用這有限空間寫電子郵件的內容？每封電子郵件的內容大約在8到12句的範圍內。超過20個字就換行。如果超過3行必須空行。10種最實用的簡單工作的方法8.沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變(續1)主管對於A的意見通常會有以下5種可能的回答：完全同意：「我完全同意你的看法，也會全力的支持你。」同意：「我並不是完全同意，但是我相信你的判斷。不置可否：「我不同意你的看法，原因是……不過很謝謝你的意見。」不同意：「就照我的方法做。」完全不同意：「我絕不允許有這樣的想法更不允許其他人有這樣的想法。」10種最實用的簡單工作的方法•8.沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變(續2)•如果你發現，在溝通的過程中，主管的回答多半是前三種情況，就表示這個主管是可以溝通的，願意接受別人的想法。如果多半屬於最後兩種的情況，就代表他是不容易溝通的人。總是聽不進別人的意見、衝動做出決策、不願意反省、只為了個人的利益或權力……不論你提出什麼樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。10種最實用的簡單工作的方法•9.取得信任，不需要反覆的溝通同樣可爭取到你要的資源(續1)老闆對你的信任來自於你解決問題的能力所以你必須從不同的角度去思考：什麼是讓你的老闆感到最頭痛的問題？‧無法依照原定計劃完成。‧無法掌控情況，對於未來感到不確定。‧希望員工能夠做得更多，減少更多的成本。當你在爭取預算時，必須先想清楚老闆可能擔心的問題作為你的說服理由，這是最有效的。10種最實用的簡單工作的方法•9.取得信任，不需要反覆的溝通同樣可爭取到你要的資源(續2)不要只強調你的單位或是部門的需求，你爭