企业进出口经营行为规范管理制度（试行）(doc 63页)

企业进出口经营行为规范浙江有限公司企业进出口经营行为规范管理制度（试行）浙江有限公司企业进出口经营行为规范浙江有限公司目录一、组织机构图二、岗位职责三、合同评审管理规定四、票据管理制度五、印章管理制度六、财务管理制度七、出入库管理制度八、进出品业务管理制度九、报关管理制度十、外汇核销管理制度十一、出口退税管理制度十二、单证议付管理规定十三、进出口业务单证档案管理制度十四、检验和试验控制制度十五、加工贸易管理规定十六、进料加工采购流程及操作规程十七、加工贸易手册管理流程及操作规程十八、加工贸易手册领用流程及操作规程十九、进料加工进口和出口报关流程及操作规程二十、进料加工自制生产与外发加工流程及操作规程二十一、进料加工车间作业流程及操作规程企业进出口经营行为规范浙江有限公司组织机构图总经理副总经理副总经理生产部质检部技术部供应部品管部财务部销售部金工车间装配车间地漏车间常务副总经理锻造车间铸造车间实验室行政部企划部管理者代表董事长物流部企业进出口经营行为规范浙江有限公司浙江有限公司岗位职责1董事长a、宣传贯彻党和政府的政策法规，包括质量和环境法规；b、制定公司的基本管理制度和总的经营方针、计划以及各项重大投资决策；c、决定公司的组织机构设置并确认相应职能，聘任或者解聘公司总经理，根据总经理提名聘任或者解聘公司其他高层管理人员；d、制订公司的利润分配和弥补亏损方案。2总经理a、负责贯彻国家和上级的质量政策、法规和标准。b、制订质量方针、确定质量目标，并传达、贯彻，使全员理解、执行。c、任命管理者代表，批准、发布质量手册。d、识别资源需求，建立组织机构，提供充分的资源。e、负责管理评审，对质量体系的适宜性、充分性、有效性负责，确定持续改进的方向。3管理者代表a、按标准要求负责建立、实施、保持和持续改进质量管理体系。b、组织内部质量审核。c、负责组织纠正和预防措施的实施。d、向总经理报告质量管理体系的运行情况。e、就质量管理体系的有关事宜与外部联络。4行政部a、在总经理、管理者代表的领导下，负责质量管理体系运行、实施的具体工作；企业进出口经营行为规范浙江有限公司b、负责人力资源、信息、企划、后勤保障等工作；c、负责人员招聘、培训、奖惩、考核工作；d、负责内外信息的收发工作，负责与政府机构和社区进行信息交流；e、负责公司质量管理类文件的编写、发放、更改、控制及维护管理工作；f、检查公司不符合项纠正预防措施的实施情况，督导、5S检查工作。5技术部a、负责技术文件的编制、控制和管理。b、负责生产过程工艺技术保证及技术性问题的纠正和预防措施的实施和验证工作。c、负责图样及技术文件的发放、更改。d、归口负责统计技术的实施和应用。e、负责编制企业标准及技术标准。6生产部a、负责编制生产计划及生产组织、调度工作，及时协调解决生产过程的各种问题。并对生产计划中的产品质量和交货准时率负责。b、负责生产全过程的安全工作。c、负责生产过程的标识、搬运、贮存、包装及防护工作。d、负责工艺装备的控制和管理。e、负责设备的控制和管理及生产过程环境控制。7销售部a、负责顾客要求的接收及合同评审。b、负责合同的实施、控制和更改、传递工作。c、负责顾客财产的控制和管理。企业进出口经营行为规范浙江有限公司d、负责产品的售前、售中及售后服务。e、负责收集顾客的反馈信息，汇总、分析，并向总经理报告。8供应部a．负责制定采购计划及采购计划的具体实施工作。b．负责供应商能力调查及参与评定。c．负责供应商业绩统计及供应商的管理。d．负责对供应商纠正措施和整改工作的联系、落实及验证。e．负责采购物料的市场信息收集和价格调查及评定。9品质部a、具体负责成品检验及检验状态的标识工作。b、负责成品及交付后不合格品的控制和管理。c、负责内部信息沟通及处理、传递。d、负责组织质量管理过程纠正和预防措施的原因与分析、制订措施、实施及跟踪验证工作。e、负责实验室的运行和管理10质检部a、负责进货、生产加工过程的质量检验。b、负责进货、生产加工过程不合格品控制。c、负责进货、生产加工过程检验状态标识工作。d、负责计量器具的检定和管理工作。e、负责质量检验记录和汇总、分析及向总经理报告质量统计信息。企业进出口经营行为规范浙江有限公司11财务部a、负责公司财务运行的总体控制及资金调度。b、为质量体系运行提供资金保证。c、负责公司应收账款及时收回，采购供应确保在合格供应商内实施。d、从财务资金的目标出发控制内、外部质量消耗成本。12物流部a、负责仓库物料的贮存、标识及维护管理。b、负责物料流转各环节的交接手续办理、数据统计。c、负责提供数据供财务等相关部门进行核算。d、负责仓库物料的定期盘点、清算。13生产车间a、负责本车间的生产组织工作，严格执行“三按”生产（按图样、按标准、按工艺）。b、负责实施控制生产过程及生产计划的实施工作。c、对本车间在制品、半成品及成品实施标识。d、负责车间生产装备的日常管理，确保所管装备提供满足生产要求的能力。e、规范车间生产秩序，落实其它有关质量活动。企业进出口经营行为规范浙江有限公司合同评审管理规定1目的准确识别与接收顾客要求，通过合同评审，使公司与顾客供需双方在合同签订前对要求能达成一致，确保合同的履行；同时通过跟单服务，保证生产与交付的正确履行，保证单证的正确性，确保客户顺利收货，确保公司安全收汇。2范围适用于顾客签订的所有销售合同或订单，以及合同或订单的售中和售后服务过程。3定义3.1合同：包括公司与顾客签订的所有销售合同和订单。3.1.1重大合同：符合下列条件之一即为重大合同。a、对产品质量或交货期等方面有特殊要求，且超出公司正常生产能力；b、新产品开发项目；c、一次性签订总金额在150万元人民币以上的合同。3.1.2除重大合同外，其余销售合同为一般合同。3.1.3跟单：对已下达的订单进行信息跟踪，单证处理，及时为客户提供信息服务。4职责4.1总经理负责重大合同评审的审批。企业进出口经营行为规范浙江有限公司4.2销售部负责顾客要求的识别与接收及合同评审的组织协调与管理。4.3技术部、生产部、供应部、财务部、品管部、质检部参加重大合同的会议评审，确认有关要求的内容。4.4销售部负责跟单服务过程的全部工作。4.5销售员负责制定并执行跟单服务计划。4.6技术部、生产部、供应部、财务部、品管部、质检部为销售部提供跟单服务工作的技术和信息支持。5工作程序5.1所有销售合同在签订前必须经过评审，且应达到如下要求：a、顾客的要求及公司对产品的规定已最终确定，并形成文字条款；b、公司与顾客双方对各项要求的内容已达成一致；c、公司有执行合同的能力和保证措施。5.2顾客要求的识别与接收5.2.1销售员了解到顾客明确表达订货意向，即使没有签订正式合同或订单时，应及时向部门经理报告，部门经理应根据公司生产状况、订单未尽事宜给销售员以明确指示，必要时征求总经理意见，确保客户顺利完成订货。5.2.2对顾客来电、来函的订货，销售人员获得信息后，应就产品的名称、规格、数量、价格、交货期、包装、交付方式、结算方法、质量要求与顾客确认，形成有效的合同或订单；销售员整理客户对产品的要求，并转换成产品生产要求，填写QG/SJ2702-1-2005《合同评审表》；重大合同以会议形式进行评审，会议内容汇总形成QG/SJ2702-5-2005《重大合同会议评审要求》，作为合同传递的附件内企业进出口经营行为规范浙江有限公司容。5.2.3顾客要求中所包括的对产品的相关法律、法规要求及公司内部对产品的规定也应纳入合同评审。5.3合同评审5.3.1一般合同由销售部负责人评审，评审时应核对有关要求，确认无误后，经其签字生效。5.3.2重大合同的评审由销售部负责人主持，技术部、生产部、供应部、财务部、品管部、质检部负责人参加的会议形式评审，销售部征集各部门意见，讨论确定后，形成QG/SJ2702-5-2005《重大合同会议评审要求》，经评审人员确认签字，并报总经理批准后生效，并传递至各相关部门。5.3.3所有销售合同评审后方可与顾客签订正式合同，顾客签署的合同草稿经评审后公司代表方可签字确认。5.3.4如销售人员异地或订货会、展销会签订合同时，对一般合同销售部负责人可以授权委托销售人员自行评审，对合同的有关内容应用电话或传真等方式与销售部负责人联络。对重大合同可先签订意向书，待评审后再正式签订合同。5.3.5合同和合同评审表由销售部统一编号，并建立QG/SJ2702-3-2005《合同台帐》，由销售部经理负责记录和管理。a、销售员接到客户的订单后，向销售部经理申请合同编号，由销售部经理在QG/SJ2702-3-2005《合同台帐》登记合同编号，并通知销售员；b、合同正式传递前，销售员把合同的各项明细登入QG/SJ2702-6-2005《合同明细表》；c、合同更改后，销售员应及时更新QG/SJ2702-6-2005《合同明细表》的内容，保持合同明细的内容为最新状态；合同发生撤销后，销售人员应及时删除明细内企业进出口经营行为规范浙江有限公司容。5.4合同的实施及更改5.4.1合同履行过程中，销售部应利用电话、传真及其它信息传递的方法加强与顾客的联系和沟通，利用电话、传真及其它信息传递的方法，并按《顾客对产品要求的登记》填写有关内容。5.4.2合同生效后，由销售部按订单合同内容编制QG/SJ2702-2-2005《合同传递单》发生产部、技术部、供应部、财务部、质检部、品管部组织生产。5.4.3合同执行过程中，顾客提出更改/撤销合同时，可要求其出具书面文件。5.4.4如公司原因要求更改/撤销合同时，应征得顾客同意。5.4.5合同更改/撤销应填写QG/SJ2702-4-2005《合同更改/撤销通知单》。5.4.6必要时，由销售部负责人决定，在合同更改前按本程序5.3.1及5.3.2条的要求进行评审。5.4.7合同更改撤销后，销售员应及时登记QG/SJ2702-7-2005《合同更改/撤销记录》，并更新QG/SJ2702-6-2005《合同明细表》的内容5.5合同的更改/撤销5.5.1合同更改/撤销生效后，由销售部以《合同更改/撤销通知单》的复印件的形式发有关部门执行，或直接修改《合同传递单》。合同更改后，在原合同上注明更改内容或写明“撤销”字样，标明日期及经办人签字,同时应更新QG/SJ2702-3-2005《合同台帐》、QG/SJ2702-7-2005《合同更改/撤销记录》及QG/SJ2702-6-2005《合同明细表》企业进出口经营行为规范浙江有限公司5.6跟单服务5.6.1所有销售合同在下达的同时并须制定文件编号：QG/SJ2702-8-2005《跟单服务计划单》，且应达到如下要求：a、跟单计划制定的目的：保证跟单工作按计划、正确执行；b、合同涉及的重要项目必须列入跟单计划，并执行相应跟踪；c、计划日期必须明确规划，并按期执行；d、合同发生更改之后，《跟单服务计划单》必须得到及时的、相应的更新；e、销售员应及时记录计划的进度；d、当计划的执行无法进行，甚至严重威胁到订单的履行时，销售人员应主动与部门经理或总经理汇报。企业进出口经营行为规范浙江有限公司票据管理规定1目的规范票据行为，保障票据活动中当事人的合法权益，根据《中华人民共和国票据法》结合本公司实际，特制订本规定。2支票的管理2.1空白支票和支票印鉴，必须分别设专人负责管理，支票必须随签发、随盖章，不得事先盖章备用，杜绝支票遗失和被盗。2.2出纳人员负责支票的购买及使用，并建立支票登记本，按照支票号码逐一进行登记。对签发出的支票要及时催注销，度定期核对，做到心中有数。发现丢失短少，必须及时查找，同时向领导汇报。2.3签发支票时，支票用途内容要填写真实、齐全，字迹要清晰，不得更改大小写金额。为避免签发空头支票，财会人员应准确在控制银行存款余额，及时正确地记载账薄，及时与银行对账单进行核对，发现问题及时解决。2.4严格结算方法，必须做到：A、不签发空头支票或空期支票；B、不准将支票出租、出借或转让其他单位和个人使用；C、不准将支票做抵押；D、不准签发印鉴不