供应部管理制度

富力地产集团供应部管理制度第1页共40页供应部管理制度以及相关文件1.供应部管理制度（采购一体化工作流程）2.供应中心编制及职责要求3.供应部采购员每周工作计划（附表）4.供应部关于文件、档案资料管理的若干规定5.供应部文员工作职责6.代理制规定7.大名单代理制（附表）8.监察中心对采购单的书写规范要求（附表）9.供应部采购程序及要求10.供应部招标流程材料11.采购流程12.具体采购流程以及采购业务操作指引（见一体化采购软件平台）13.结算流程见公司审批流程表富力地产集团供应部管理制度第2页共40页采购一体化工作流程（讨论稿）二零零八年三月富力地产集团供应部管理制度第3页共40页一、富力地产采购中心采购一体化工作制度1、关于材料供应商的确定2、关于样板的确认3、关于标装材料的选择4．关于价格的审核二、富力地产集团采购中心管理制度1、采购中心人员岗位管理架构2、采购中心部门职责3、采购中心职员职业道德4、采购中心材料采购管理制度5、采购中心合同办理管理制度6、采购中心支付管理制度7、采购中心招标采购管理制度三、采购中心有关工作管理流程1、采购中心定板管理流程2、采购中心支付管理流程3、采购中心材料采购流程4、采购中心材料（设备）招标采购流程5、采购中心合同办理流程四、采购中心有关工作表格：1、招标文件发出、收取登记表2、开标登记表富力地产集团供应部管理制度第4页共40页3、大宗材料、设备采购协作单4、供应部招标项目审批表5、报价单6、采购单（印刷件）7、用款申请报告8、供应部工作进度表9、发票登记表10、材料设备汇总表11、中标通知书12、工地材料到货确认表富力地产集团供应部管理制度第5页共40页一、富力地产采购中心采购一体化工作制度(一)关于材料供应商的确定1.所有材料供应商均须在公司大名单的范围之内。2.“一体化”材料供应商须与富力地产集团签订长期供货协议，明确有关价格，供货周期，产品质量，售后服务及资金垫付等方面的承诺。(二)关于样板的确认1.设计部门根据不同的装标及不同套餐的设计要求，在公司确认的供应商的产品系列中挑选相关产品作为供应部招标定价的设计依据，由供应部按照相关产品的设计要求和技术参数组织有关供应商送板初次报价。2.每个列入装标的产品系列送板厂家不应少于3－5家，由定板小组进行评估和确认。3.供应部对最终经确认定板的材料厂家进行公开招标，与中标厂家办理供货协议等相关手续。(三)关于标装材料的选择进入一体化装标的材料除应满足设计要求外，还应注意避免选择市场紧缺难以大批采购，材料品质难以控制，单一品种已被市场垄断的材料。（四）关于价格的审核富力地产集团得采购工作由采购中心统一协调。大宗材料及列富力地产集团供应部管理制度第6页共40页入一体化装修标准的材料价格统一由中心负责审核批准。各公司（含天力公司）采购单总价在30万元以下的由各分公司经理审核并报集团采购中心备案：30万元以上采购单须报集团采购中心审批。大宗周转材料及单价小但需经常性采购的材料，各公司须办理招标手续，确定半年标及年标，报集团采购中心审批。各地区分工公司应严格执行经集团采购中心定价的大宗材料价格。统一价格后地区差价及运费由各地区分公司自行审核批准。富力地产集团供应部管理制度第7页共40页二、富力地产集团采购中心管理制度1、采购中心人员岗位管理架构供应部副经理供应部副经理文员采购员采购员采购员采购员供应部经理采购总监富力地产集团供应部管理制度第8页共40页2、采购中心部门职责部门供应部上级主管主管副总、采购总监辖员人数定员人数部门职责1、奉行“质优价廉、确保供应”的宗旨，负责公司日常所需物资的采购工作，包括建筑材料、装修材料、机械设备、办公设备及物业公司物品所需等；2、严格控制生产成本，保证质量、及时、准确掌握市场行情；货比三家，确保按时、按质、按量供货；3、大宗材料、材料的招标采购工作；4、核定公司物资采购的价格，严格控制资金使用；5、审定地产项目的装修标准；富力地产集团供应部管理制度第9页共40页3、采购中心职员职业道德一、认真学习及贯彻国家及集团公司的有关政策法规、制度；二、认真履行个人岗位职责，对工作严肃认真、一丝不苟；三、努力钻研业务专业知识，不断提高工作水平；四、团结同事服从上级、接受监管部门的监督指导；五、做到“公开、公平、公正”的办事原则；六、不做损害公司利益的任何事情，不许泄漏工作秘密；七、严禁接受与供货方有关的任何吃请、礼物、现金及回扣；八、加强业务能力和价格评估水平，把好所购材料的质量价格关；九、坚决执行公司和部门领导的指示，不得以任何借口互相推诿或拒不执行。富力地产集团供应部管理制度第10页共40页4、采购中心材料采购管理制度一、用料部门填报用料申请，经主管领导审批后交供应部经理。各工程用料部门提出用料申请采购单的同时，须提供经集团总经理及核算室审批的材料采购预算总表。用料部门根据预算总表或总经理审批的采购单，向供应部提出采购申请，申请单须提供所需产品的型号、规格、数量、用途和到货时间，必要时须提供图纸或样品等技术资料。各楼盘配送的油烟机、煤气炉、消毒碗柜等物品的用料申请另须提供相应楼盘的装修标准表。各楼盘售楼部、大堂、样板房内的家私、饰品等物品购置须提供李生的批准预算。为确保有足够时间对用料申请进行市场询价、比价、和核价，办理相关审核和报批手续，同时预留材料供货商备料、制作及运输时间，保证供应的及时有效，一般材料应在供货时间的前七天、大宗或定做的材料应在要求供货时间前30天（或以上）提出采购申请单。二、供应部经理审核用料申请。确定用料申请是否有效，对不符合要求或资料不齐全的，供应部有权拒收。采购申请单中的型号、规格、数量等须与材料采购预算总表相符，技术参数、使用位置、要求送货时间、送货地点、收货人等要清晰。材料采购预算总表原则上不得涂改，如确需更改材料型号、规格的，在申请人作出更改签名后，由集团总经理及核算室签名确认。三、确定采购员跟单。四、确定是否需办理招标。五、实施采购按照先急后缓的原则进行货比三家，满足公司工程进度要求。定板按供应部选板流程进行（附选板流程）。采购总监确认价格及供货商。严格按照用料申请单上的型号、规格、数量、时间安排送货，如遇型号、规格与采购申请单有出入时，须与工程部或设计部门商定，如有更改，则由工程部或设计部门在原申请单上作出更改并签名确认。六、采购员通知供货商送货。富力地产集团供应部管理制度第11页共40页5、采购中心合同办理管理制度（一）合同格式和条款按公司有关规定进行。（二）合同签定按合同审批流程进行（附合同审批流程）。（三）普通采购可凭采购总监签字的合同或协议向供货商订购产品。（四）大宗材料采购由集团公司采购中心与相关厂家同意签署战略合作协议。具体单次供货合同由地区公司负责人负责签署和执行。富力地产集团供应部管理制度第12页共40页6、采购中心支付管理制度（一）供货商严格按供应部通知的材料型号、规格、质量、数量、时间送货，按公司规定办理入库或收料手续，经工地监理或使用部门签名确认后。提供发票及送货单、进场验收单。（二）供货商发票分别经工程部监理工程师、采购总监、总经理签名后送至财务。（三）需预付款的填写请款单办理请款手续。（四）用于办理结算手续的各部门分管负责人的签名，必须是亲笔签署。富力地产集团供应部管理制度第13页共40页7、采购中心招标采购管理制度1、凡单宗材料（设备）金额超过10万元的必须进行招标程序，招标分为邀请招标和议标。2、招标工作由供应部成立的招标小组进行。招标小组成员由采购中心总监、供应部经理和主管组成。3、由申请招标的部门提交招标项目表，该项目必须是甲方投资，且是项目总承包范围以外的项目。如果是配合相关部门招标，必须有相关公司领导审定同意。4、招标项目表必须填写详尽、清晰，按图招标的必须附上可用于招标的图纸，由部门主管签字确认。5、招标小组接收项目部送来的招标项目表必须做好全过程所有资料的登记。6、小组负责人审阅招标项目表并确定经办人（一般项目为一人，大项目为两人或以上）。7、经办人接表后作相应检查，如缺少必须随表提供的图纸等技术资料或是提供不全以至不能进行招标的，做好记录后退回申办人签收。凡材料、设备类5万元以上的项目，经办人接表后须填写招标工作进度情况日志，所有项目都必须在电脑上填报工作进度表。如预计不能按招标项目表所示的时间完成的，须向小组负责人说明，并列出可完成时间，并知会有关项目部门。一般的招标项目十三天内完成，如需工程部配合的十五天内完成；如在工作过程中发现难以按上述时富力地产集团供应部管理制度第14页共40页间完成的，须至少提前三天上报小组负责人，以便作出应对。8、经办人在两天内整理招标文件资料，并向资质符合要求的投标人发出招标邀请。招标文件须明确招标项目的内容、范围、报价要求、工期要求等，并规定收标期限。9、标的较大的项目，将按规定收集的投标文件，标书不得随意开封，在通知监察中心、核算中心、工程部们参加的情况下由不少于三人鉴证开标，做好登记并报小组负责人。10、对投标文件作对比分析，约见投标人进一步了解情况，进行相关确价谈判。将结果列表报小组负责人审阅。在招标工作中既要确保有足够数量合格的投标单位，又要注意适时引进合格的新单位，引进新单位必须做好考察工作，并形成考察报告；多一些市场公认诚信度高且有实力的单位，杜绝出现“价格联盟”；要多方设法了解市场行情信息，对投标文件以及在投标相关谈判中要加强分析调查研究，交叉对证，多管齐下，灵活应对，分化瓦解，有效地防止“围标”，破解“围标”。本部门人员要主动加强与各相关部门的联系沟通，及时请示各级领导，稳妥有效地完成招标工作。11、小组负责人根据实际情况判断须进行报价的次数和形式，以确定各投标单位的最终投标价。谈判确价的方式根据实际情况，可采用小组长、部门负责人逐级谈判的方式，也可采用联合会谈的方式。12、将最终报价列表，在符合技术质量、工期、服务等要求的前提下，一般以合理低价者为“建议中标单位”。对较大的项目可进行部门评议并提出建议，对小项目可采用逐级审批的方式进行。富力地产集团供应部管理制度第15页共40页13、招标小组负责人签署招标审批表后，经办人将该表按审批表流程送相关部门审批。14、如需核算室及其它部门协助核价的，同步将审批表连资料给核算部核价审批。15、工程部负责人审批同意后（须先提交采购总监审核），最后送周总审批。16、经办人两天内（从本部门收到中标通知书起）将中标通知书原件送交合同经办人签收，将其复印件交中标单位签收。富力地产集团供应部管理制度第16页共40页三、采购中心有关工作管理流程1、采购中心定板管理流程经办采购员供货商按采购单要求送定板小组定板负责人经办采购员开始通知3-5家厂家送板送板按采购单要求审核、评估确认、封板在选中板上签字按板采购通知相关厂家对板相关厂家对板采购流程暗标评审结束NoYes富力地产集团供应部管理制度第17页共40页2、采购中心支付管理流程供货商采购文员填请款单、附上有关单据采购总监主管工程负责人财务负责人张生开始提供支付依据请款审核审核审核提交审批No出支票1、合同、协议2、中标通知书3、发票、现场确认的送货单、验收单NoNo重新开始重新开始重新开始富力地产集团供应部管理制度第18页共40页财务、李生印章采购文员采购文员采购文员结束收支票支付登记交供货商富力地产集团供应部管理制度第19页共40页3、采购中心材料采购流程经办部门供应部经理供应部经理采购员采购员供货商采购员开始提交采购单、计划总表审查派工开始采购选择3-5家供货商超出计划或要求不详则退回超出计划总表需核算室确认报价超过5万元按招标流程进行需签合同的按合同办理流程进行比价、还价根据采购单的有关要求按保证质量前提下最低价原则富力地产集团供应部管理制度第20页共40页采购员填好报价单采购总监在报价单上签字采购员给供货商一份已审批的报价单结束支付管理流程初步确定供货商审批通知送货富力地产集团供应部管理制度第21页共40页4、采购中心材料（设备）招标采购流程经办部门供应部经理供应部经理采购员采购员供应部