信息部IT管理制度

网络信息部采购管理制度文件编号：生效日期：2016-08-05受控编号：密级：秘密版次：修改状态：C/0总页数9正文4附录3编制：审核：批准：XX集团有限公司(内部资料,注意保密)401文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期402一、目的为规范IT产品采购行为，加强对IT产品采购业务的管理，降低费用并规避采购风险，提高采购的竞争优势，特制定本管理制度。二、适用范围适用于集团各职能部门、各产业集团及下属分公司的IT产品采购。三、术语解释四、职责（一）网络信息部：1.日常IT采购管理。2.维护IT采购平台，依据市场变化情况随时调整价格信息。3.对申购单位提出的申购流程进行审批、询价、确定价格并通知供应商送货。4.对供应商提供商品质量、价格及服务能力进行监督。5.负责长期合作协议签订。6.负责大型项目IT类设备采购招标工作。7.负责采购管理制度、操作流程制定。（二）申购单位：1.计划内申购，经办人根据需求在ERP采购平台中发起申购流程。在流程中详细标明商品数量及其它要求。2.申购商品按照《IT设备配置制度》申购，不得超标申购。3.对供应商提供商品数量、质量进行验收，并监督及售后服务，并汇总问题，及时提交到采购部门。（三）申购部门财务：1.负责对申购计划审核。2.负责采购流程、报销流程审批。3.负责发票验收。4.负责月未与采购部门确认挂帐明细及未取得发票明细。5.负责供应商付款。五、制度主体（一）申购时间1.日常一般性采购，采购人员接收到采购流程后，一个工作日内完成商品采购。2.特殊产品（如：特殊配置的计算机等），需求部门需提前三天向网络部提交《IT产403品申购单（网络部）》，以便网络部根据需求进行调研，制定合理的配置方案后再执行采购。新型、大型项目采购或大型设备采购，需求部门需提前一个月向网络部提交《IT产品申购单（网络部）》，网络部进行市场询价，以确定以直接采购或招标的形式执行采购。（二）基本原则1.合同签订原则：网络信息部选择供应商必须与集团签订长期合作协议。2.报价原则：（1）每次采购必须两家以上供应商提供报价，采购人员根据产品质量、价格、供货时间、售后服务等因素进行综合评定，确定最终采购价格及供应商。（2）所有合作供应商在每月月初及月中要向采购人员传递盖有该单位公章的商品即时报价。（三）询价原则：1.网络信息部每月月初及月中指派专业工程师（采购人员除外），对市场价格进行抽样调研，每季度进行一次全部采购商品价格调研，每次调研结果要进行详细记录并备案。采购人员根据调研回来的价格变更采购平台商品价格。2.调研价格如果低于所有合作供应商报价，采购人员负责与合作商沟通协调价格，如合作商价格无法降低，采购人员需要提交《价格偏离审批表》，经网络信息总监及网络部长审批后，确定按合作商提供价格采购或取消供应商合作资格，并重新选定供应商。（四）资金计划汇总审核原则：1.集团职能部门及产业集团每月20日下班前上报本部门或集团下一个月的IT费用计划。2.网络部IT资产管理员每月21～24日负责汇总集团各职能部门、产业集团的下一个月的IT费用计划，审核后上报网络信息部长，网络信息部长签批后，资产管理员以纸价及电子文件两种方式传给计划财务部资金主管；（五）采购原则：1.IT资产管理员每月初将审批完成的本月资金计划传送给采购人员，采购人员根据本月资金计划，进行日常采购工作。2.职能部门、产业集团及下属公司相关人员每月20号前在采购平台中完成IT商品申购流程填写及审批，采购人员接收到该流程后执行采购工作。每月20号后提交或者20号以后到达的IT商品申购流程，采购人员将不予办理。3.网络部采购人员负责《费用报销单》、《IT固定资产增加单》、《IT低值易耗品增加单》的填写和提交审批。4044.如有计划外采购，需求部门自行提交《请示报告》流程，由集团总裁、财务部门审批后，网络信息部采购人员收到《请示报告》及《IT产品申购单（网络部）》流程后，执行采购。（六）入库原则：1.网络部对采购回来的产品进行验收，验收合格后交由需求部门使用，需求部门收到采购商品后，提交《验收入库单（网络部）》流程2.IT资产管理员负责《IT固定资产增加单》、《IT低值易耗品增加单》的归档。（七）报销原则：1.采购人员每月20-23号完成与供应商对帐，每月24-30号完成本月费用报销填写及审批。2.如遇特殊情况，本月无法报销，采购人员应及时与申购单位财务及供应商沟通，协商解决办法或者将该费用报到下一个月计划中。职责分离原则：原则上采购人员不得参与市场调研、商品验收。商品质量、数量、有无损坏等由网络信息部相关人员会同申购人员及供应商共同完成。六、监督与检查无七、奖励与惩罚申购人员及采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将给予相关责任人公告、记过、记大过、免职、辞退等行政处罚及相对应的经济处罚并挂网公示；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：（一）需求部门未按申购时间提交《IT产品申购单（网络部）》流程的，延误相关部门日常工作的。给予以公告批评并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示405（二）网络部采购人员未按《IT产品申购单（网络部）》流程采购，并且没有及时与申购人员沟通的。予以公告批评并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（三）网络部采购人员未按照第三条基本原则进行采购的。予以公告批评并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（四）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为。违反者予以公告批评并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（五）隐瞒供应商供应物资质量问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。予以记过处分并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示406（六）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。予以公记过处分并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示（七）其它违反集团制度并给公司造成严重损失的，予以记大过处分并处以对应罚款；根据情节严重程度追求其法律责任并辞退。处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注记大过500020001000800500须挂网公示八、附则（一）本制度由网络信息部起草并负责解释。（二）本制度中罚则部分不排除其它制度约束。（三）本制度自颁布之日起生效。九、附件（一）报价单（二）询价单（三）价格偏离表4079.1报价单网络信息部报价单报价日期：报价单位报价人：序号名称品牌规格本月单价备注123456789单位盖章：4089.2询价单网络信息部询价单询价日期：询价人：序号名称品牌规格单价公司报价人及备注12345678910114099.3价格偏离表网络信息部价格偏离表上报日期：上报人：合作合作合作调研调研调研名称品牌规格公司公司公司公司公司公司价格价格价格价格价格价格410QB/ZXX省XX集团有限公司企业标准QB/Z-××-2010IT设备报废制度文件编号：ZD/ZD-WL-03生效日期：2007-12-01受控编号：密级：秘密版次：Ver4.0修改状态：C/1总页数3正文1附录0编制：审核：批准：XX省XX集团有限公司(内部资料,注意保密)411文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期412一、目的为规范IT设备的报废行为，加强IT设备的管理，避免可用资源的浪费及流失，特制定本制度。二、适用范围适用于集团各职能部门及各经营单位的IT设备的报废及闲置。三、术语解释无四、职责（一）网络部负责对IT设备的故障做鉴定和维修，并出具鉴定报告，对鉴定结果负责；（二）申请部门负责填写《IT固定资产减损单》和《IT低值易耗品减损单》，并按照流程进行审批；（三）流程中各节点负责保管单据，定期送交档案室归档，以便日后备查；（四）网络部根据IT设备的报废情况，对报废设备做不定期处理，处理方案报总裁审批，所得款交财务部入帐。五、制度主体（一）基本原则最大程度上提高IT设备的使用年限，做到零件再利用，避免可用设备流失。（二）IT设备报废管理1.IT设备报废流程按《IT设备报废流程》执行；2.IT设备报废鉴定为人为原因的，按照《IT设备管理处罚规定》对相关责任人进行处罚；3.报废设备由网络部统一保管；4.废设备网络部不定期进行出售，由计划财务部、审计部负责监督。六、奖励与惩罚对于不按照配置制度申请IT设备或者自行调配IT设备的部门挂网批评，并对直接责任人和其直属上级处以公告批评和对应经济罚款。处罚结果挂网公示。处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050必须在公司或集团内挂网公示413七、附则（一）本制度由网络信息部起草并负责解释；（二）本制度自颁布之日起生效。414QB/ZXX省XX集团有限公司企业标准QB/Z-××-2010IT设备管理处罚规定文件编号：ZD/ZD-WL-04生效日期：2015-12-01受控编号：密级：秘密版次：Ver4.0修改状态：C/0总页数3正文1附录0编制：审核：批准：XX省XX集团有限公司(内部资料,注意保密)415文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期416一、目的为规范IT设备的管理，避免人为破坏使可用资源的浪费及流失，特制定本制度。二、适用范围适用于集团各职能部门及各经营单位的IT设备报废流程。三、术语解释四、制度主体（一）基本原则查明为人为原因造成设备损坏的，视情节予以处罚。五、惩罚（一）由于操作人员对IT设备误操作导致设备损坏的，视损坏程度，对其资产责任人处以警告处分和相对应经济罚款，对直接责任人处以公告批评和经济罚款并挂网公示，视情节严重程度追究上级领导责任；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注警告200100503020口头批评可不挂网公示公告批评100050020010050须挂网公示（二）由于操作人员故意对IT设备进行破坏的，视损坏程度，对其资产责任人处以公告批评和相对应的经济处罚并挂网公示，对直接责任人处以记大过处分和对应的经济处罚并挂网公示；对直接责任人的直属上级处以公告批评和对应层级的经济处罚；造成重要数据丢失的，直接或间接给公司带来巨大损失的，追究直接责任人的法律责任；处罚标准：417类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示记大过500020001000800500（三）对于资产责任人和直接责任人为同一人时，执行直接责任人处罚标准。（四）由于操作人员人为因素造成计算机、计算机外设、网络设备造成损坏的，对直接责任者除执行以上罚则外，并按原值或折旧价值进行赔偿。六、附则（一）本规定由网络信息部起草并负责解释；（二）本规定自颁布之日起生效。418QB/ZXX省XX集团有限公司企业标准QB/Z-××-2010IT项目立项管理制度文件编号：ZD/ZD-WL-05生效日期：2015-12-01受控编号：密级：秘密版次：Ver4.0修改状态：C/0总页数4正文2附录0编制：审核：批准：XX省XX集团有限公司(内部资料,注意保密)419文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期420一、目的为规范IT系统建设，使系统建设正规化、科学化、合理化，特制定本制度。二、适用范围适用于XX集团内的IT系统招标、采购、实施。三、术语解释无四、职责（一）IT系统的建立由网络部负责组织招标会、签订合同、项目实施；（二）建设部门提出立项报告申请，由网络信息部提供技术方案及投资方案；（三）IT系统立项必须