入职报到管理办法

入职报到管理办法HR-1-3-1第1页共18页入职报到管理办法文件编号：HR-1-3-1制定部门：行政人力资源部生效日期：年月日适用范围：报到手续办理以及相关文件资料的保管规定。审定记录：制定：审核：核准：告知方式：□张贴公告□会议传达□阅读证明□培训学习□其他：前言为了规范员工入职报到，确保入职程序流畅，特编写本办法。本办法由行政人力资源部提出、归档。本办法起草部门：行政人力资源部修订记录版本号修改章节更改内容简述生效日期1.0首次发布无说明：文件首次发布时，“修改章节”栏写“首次发布”，“更改内容”栏写“无”。入职报到管理办法HR-1-3-1第2页共18页入职报到管理办法1.录用通知1.1.审批同意录用的，行政人力资源部可以采用电话、邮件等多种方式，通知已录用人员办理入职报到手续，并发放《报到通知书》（附件一，文件编号：HR-1-3-1-B1）。1.2.《报到通知书》应注明以下事项：1)办理时间、地点、联系方式，以及交通指引；2)必须携带的资料清单；3)必要的用品；4)安全提示1.3.对于需要注明工资待遇和拟安排岗位情况的，应加注“具体工资待遇和工作安排，以双方签订的劳动合同约定为准”的声明内容。1.4.对于录用人员的咨询，应按上述规定的内容回答。1.5.录用人员凭上述通知书前来办理报到手续，并由行政人力资源部收回该通知书。2.报到手续2.1.行政人力资源部发给《报到手续清单》（附件二，文件编号：HR-1-3-1-B2），录用人员根据清单办理相关手续。2.2.报到手续应严格按照以下规定，依次逐项办理，并经行政人力资源部确认：2.2.1.审查身份资格1)要求出示有效身份证、学历证书及其它在《入职登记表》上填报的资格证书，或者相关文件。2)根据《入职登记表》和《报到通知书》的记录情况，确认入职资格。2.2.2.签署《录用告知书》（附件三，文件编号：HR-1-3-1-B3）。2.2.3.签订劳动合同书。1)必须由录用人员本人当场签署，禁止委托他人，或者带走签署后再交回的签署方式；2)在《劳动合同签订登记表》上签署确认；3)签署《劳动合同书发放证明》或在单位持有的劳动合同书上签收。2.2.4.提交规定的人事资料。2.2.5.以下人员应办理相关登记手续：1)女性或未成年人在《女员工／未成年工登记表》（附件四，文件编号：HR-1-3-1-B4）上填写规定的内容。2)特种岗位录用的人员在《特种工登记表》（附件五，文件编号：HR-1-3-1-B5）3)按照相关岗位要求，属于涉密员工的，则在《劳动合同签订登记表》注明签订保密协议的内容，并参照相关规定签订保密协议。2.2.6.签领《员工手册》或《入职须知》（附件六，文件编号：HR-1-3-1-B6）。1)HR发放《员工手册》，新员工阅读后，由本人签收。2)告知有关上班时间、规章制度培训学习等与新员工报到后开始工作有密切相关的事项。2.2.7.登记领取相关物品:工作证、考勤卡、办公用品等。2.2.8.填写《新员工入职单》（附件七，文件编号：HR-1-3-1-B7）入职报到管理办法HR-1-3-1第3页共18页2.3.完成上述手续后，行政人力资源部审查《报到手续清单》，确认无误后，签发《到岗通知书》（附件八，文件编号：HR-1-3-1-B8）。人力需求部门以此通知安排新员工的其他有关事项。3.人事资料3.1.新员工报到后，行政人力资源部部将设立员工档案，并及时收集保管相关资料。3.2.劳动合同书及《劳动合同书发放证明》、《录用告知书》等人事资料应在当日存档保管。4.使用表单使用表单编号表单名称记录保存责任者表单连接保存期限到期处理方式记录形式电子、文本HR-1-3-1-B1报到通知书表单连接电子或文本HR-1-3-1-B2报到手续清单表单连接电子或文本HR-1-3-1-B3录用告知书HR-1-3-1-B4女员工/未成年工名册表单连接电子或文本HR-1-3-1-B5特种工登记表表单连接电子或文本HR-1-3-1-B6入职须知表单连接电子或文本HR-1-3-1-B7新员工入职单表单连接电子或文本HR-1-3-1-B8到岗通知书表单连接电子或文本入职报到管理办法HR-1-3-1第4页共18页附件一：《报到通知书》（文件编号：HR-1-3-1-B1）报到通知书致：先生（女士）恭喜您顺利通过了本组织的录用考核，本组织同意录用您，现将有关办理入职报到的事项通知如下：一、办理入职报到的日期：年月日（至月日）。二、录用岗位：。（因本组织管理情况及岗位名称的描述习惯，该岗位名称可能存在不同含义，应以劳动合同的相关约定为准。）三、入职报到手续如下：1．您必须提供给本组织查验的原件资料：1)有效身份证件、社保卡；入职日前一个月内的区级以上公立医院的健康检查资料、婚况计划生育资料；2)与您在本组织《入职登记表》中填报一致的学历学位证书，以及学历学位证书的验证资料（验证资料可到人才交流中心办理）；与应聘岗位有关的专业技术、技能证书；3)其他资料：如驾驶证。2．您必须提交给本组织的资料：1)上述资料复印件各1份；一寸彩色蓝底照片3张，及电子照片；2)与您身份证一致的银行存折（卡）复印件，并签名确认；3)离职证明（原单位离职证明，必须为原件）；4)其他资料：。3．您必须签署或签收的文件：1)签署《入职告知书》，和《员工手册》或《入职须知》；2)签订并签收劳动合同；3)本组织规定的其他文件。四、重要提示：1．如有以下情形，本组织有权撤消录用决定：（1）未经同意不在上述指的日期前来办理入职手续；（2）不能按上述规定提供，或提供的资料无效、虚假的；（3）被查证存在隐瞒、欺诈行为的；（4）办理手续时不服从本组织有关人员安排的；（5）严重违反本组织相关规章制度的其他行为的。2．上述通知事项如有变更或与具体入职报到事项有差异的，应以本组织规定并实际安排确定的为准，届时将向您另行书面告知。3．联系人：联系电话：年月日入职报到管理办法HR-1-3-1第5页共18页附件二：《报到手续清单》（文件编号：HR-1-3-1-B2）报到手续清单编号：姓名：岗位/职位：报到日期：类别项次事项/手续确认签署备注查验事项1身份证、社保卡2学历证及证书验证资料（毕业证、学位证）3未婚证明或结婚证、计划生育资料4身体健康证明资料（入职日前一个月内）5其他资料（驾照等）提交事项6第1-5项资料的复印件7照片3张（一寸彩色蓝底）8离职证明（注：必须提供原件）9银行帐号签署/签收事项10签署《入职告知书》11签订并签收劳动合同12签收《员工手册》或《入职须知》13考勤卡（门禁卡）14领取办公用品、通讯录等其他事项15工作牌、工作邮箱16购买短期健康保险17购买社会保险（入职一个月后）18饭卡证明完成记录完成情况核准意见□未完成第项次手续。□已全部完成上述手续。核准：填写说明：一、本表由行政人力资源部根据《报到通知书》发给办理报到手续的新员工。二、办理顺序可以根据本表的“项次”为序，逐项办理，并经本组织的各相关经办人在“确认签署”栏签署确认。三、根据入职报到手续的办理情况，本组织可以撤消录用决定。四、根据录用员工的有关部门情况，本组织可以调整本表的办理事项或手续。入职报到管理办法HR-1-3-1第6页共18页附件三：《录用告知书》（文件编号：HR-1-3-1-B3）录用告知书编号：致：先生（或女士）经审查决定，本组织同意录用您，现告知有关情况如下：一、工作情况（一）工作内容您的工作内容是（岗位或工种），因本组织的经营特点、管理情况以及名称、定义不同，可能形成对工作岗位、工种的描述存在差异，但与招聘广告注明的工作内容是一致的，录用条件依照该工作内容而设定。工作内容应以劳动合同的约定为准。（二）工作条件本组织为您提供的工作条件符合法律规定。根据员工的工作情况，本组织将提供不同的劳动保障条件和福利待遇。对于依法招用的已满十六周岁不满十八周岁的未成年工和女员工，本组织将按照法律规定，为其提供特殊保护和工作条件。（三）工作地点您的工作地点是市。本组织因为经营需要，可能改变上述地点，但变更工作地点时，将按照法律规定与员工进行协商。（四）职业危害本组织已经按照法律规定建立健全了预防、控制和消除职业危害的各项规章制度，并采取了相应的有效措施。为保障您的劳动权益，本组织仍应预先告知与工作岗位相关的，可能的职业危害是。（五）安全本组织在安全方面，也已经根据法律规定建立健全了各项规章制度，设置了安全管理部门并配备了安全管理人员和安全设备设施。（六）劳动报酬本组织的工资分配制度符合法律规定。根据工作情况和员工表现，本组织实行绩效竞争机制下的劳动报酬和其他待遇标准。实际工资及其他劳动报酬以劳动合同的约定为准。二、录用条件录用条件是指，根据经营的情况，由本组织依工作内容设定的工作能力、工作经验、知识水平及其他要求的考核标准。您应符合的录用条件如下，或如附件《招聘广告》第条的设定。１学历：２工作经历：３专业知识水平：４设施、设备的操作技术能力：５其他工作技能：三、本告知书是本组织根据法律规定，或者本组织规定和情况，对您告知有关的事实和情况，并不表示任何承诺。深圳年月日本人已阅读并知晓上述内容。本人签署：签署日期年月日入职报到管理办法HR-1-3-1第7页共18页附件四：《女员工／未成年工名册》（文件编号：HR-1-3-1-B4）女员工／未成年工名册序号姓名工号部门性别出生年月女员工登记栏未成年工登记栏是否怀孕是否在哺乳期禁忌岗位√/×体检时间（1）体检时间（2）体检时间（3）禁忌岗位√/×备注√/×孕期√/×婴儿月龄填写说明：一、女性员工和已满16周岁未满18周岁的未成年工，在办理入职报到手续时必须如实登记本表的相关内容，不登记或隐瞒事实登记的，应按照《奖惩管理制度》的规定，给予记大过以上的处分。二、女性未成年工必须在“女员工登记栏”和“未成年工登记栏”都登记。三、“体检时间”按照规定填写计划时间。入职报到管理办法HR-1-3-1第8页共18页附件五：《特种工登记表》（文件编号：HR-1-3-1-B5）特种工登记表序号姓名性别工号部门出生年月特种岗位名称资格证书培训安排1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435填写说明：一、属于特种作业的员工，在办理入职报到手续时，应在本表中登记。二、“资格证书”是指是否取得政府有关部门颁发的特种作业操作资格证书，未取得该证书的，不得安排在属于特种作业的岗位。三、“培训安排”指特种作业员工上岗培训的安排时间。入职报到管理办法HR-1-3-1第9页共18页附件六：《入职须知》（文件编号：HR-1-3-1-B6）1入职须知重要提示：1．本《入职须知》的内容属于本组织依法制定的部分规章制度，员工应认真阅读，并保证严格遵守。2．因经营管理需要，本组织可以根据依法制定的有关规章制度，修改本《入职须知》的内容，未及修改或与本组织现行规章制度不相符合的，应以规章制度为准。3．本《入职须知》共计八页。欢迎您加入本组织！为使您尽快了解本组织，本组织特编写本《入职须知》，以指导您在本组织的工作与生活，帮助您成为本组织的团队一员，与本组织共同努力，共同成长，共创辉煌！本组织注重每一位员工的价值，尊重并维护您的合法权益，保证守法经营，为您提供良好的工作与生活环境。请您认真阅读本《入职须知》的内容，明确您的权利与义务。2008年月日一、入职报到1.在应聘时必须如实填写《入职登记表》，并按本组织规定提供本人真实、有效的身份证、学历证书及其他有关证件或证明材料。2.录用人员必须按照本组织通知的日期，按规定办理入职报到手续。3.入职报到手续包括签订书面劳动合同，签署《录用告知书》和本《入职须知》等相关手续。4.新员工必须接受本组织安排的规章制度方面的教育培训。二、离职规定1.任何情形离职，员工都必须按照本组织的离职规定办理离职交接手续，否则将承担相应的不利后果。2.员工在试用期的，提出辞职应提前三日，其他员工辞职，必须提前三十日向所在部门提交《辞职申请书》，本组织将在规定时间内决定是否同意并安排