现代企业行政管理

第1讲现代企业行政管理的定位与特点一．企业行政的外延与内涵（一）行政词汇的解释首先，我们需要进一步认知行政的概念。目前，人们对企业行政的理解仍然比较模糊。大体上，人们对“行政”的认知有两种解释。第一种解释，也是最为中规中矩的解释就是“政令的执行”。对于“行政”最原始的理解是“权力”的概念，这在我国政府部门中得到很好的表现，例如我国关于政府公务员行政序列、行政职能、行政权力的交割等。又例如我们国家还专门成立了国家行政学院。其实“管理”这个词中把“理”字去掉，所有“管”的环节都有行政的概念在。因此，可以说行政无处不在。但是就目前企业的行政来讲，我们存在着认识上的误区，理解比较含混不清。那么,对一个企业来讲行政是不是就是权力的概念呢？其实，对于企业来讲“行政”是事务而非权力，它指的是事务性的工作。在企业做行政管理的人是一个直接参与事务性管理的人，主要的职能是管事，或者有一定的管理职务，透过人去管事。例如，凤凰卫视的老板刘长乐先生的名片上就印了“行政总裁刘长乐”，你认为这里的“行政”指的是权力还是事务呢？很显然是权力的代表。从组织结构上来看，在企业里事务性工作的最高职位是什么呢？可能谁也无法脱口而出，因为这个叫法极其混乱，也没有统一的标准。企业其他职能部门的叫法都比较统一，如“财务部”、“人力资源部”、“销售部”、“市场部”等都是特定职能部门的固定叫法，但只有行政这一块的叫法是五花八门的，有的企业叫“总裁办”，有的企业叫“办公室”，有的企业叫“行政人事部”，还有的企业叫“人事行政部”等。为什么有的是“人事”在前面，有的是“行政”在前面，这里面有什么区别吗？其实，说到底就是谁比谁厉害的问题。还有更有趣的叫“综合管理中心”、“不管部”等。二．现代企业行政管理的定位与特点｛案例：｝有位老师，有一次在北京讲课，有个同学与他交换了一张名片，他发现这个同学的名片上面写着“不管部”，当时吓了一跳，就问那位同学：“为什么有这个部门呢？”那位同学笑了笑说：“我们这个叫法比较特殊，意思就是其他部门都不管的事归我们管，所以叫‘不管部’。”由此可见，在企业中人们对行政的理解很混乱，而且组织结构可大可小，有的企业小到在人事部下面的两个人负责行政事务，大到集团下设四大中心，其中一个中心就叫“行政管理中心”，这已经是很大的“行政”概念了，基本上已经跳跃出了事务性的工作，参与了权力性的工作。（二）企业的生存模式说到行政管理，不能不说到企业的生存模式，其中的道理很简单，好比说到鱼就不能不提到水，说到鸟就不能不说高飞的问题一样。因为这是你的生存环境，企业的生存模式决定了做行政的人在企业里的工作模式。从管理的角度来看，企业族群的生存模式分成三个阶梯。第一个阶段的企业生存模式称其为“机会化生存”，这一类企业比较多见，尤其以中小型的民营企业为主。机会化生存类型企业的起步或完成原始的积累更多是由于偶然的因素导致的，如仅仅因为认识某一个人，或者得到一块地，或者拿到一笔贷款，或者掌握了一项专利技术等，然后这个企业开始成长、膨胀，完成了原始积累，形成了看起来像一个企业的组织。但是这类企业占到了企业总量的近70%左右，这些企业的平均寿命大概只有3年。当企业成长了以后它不满足于偶然机会的现状，于是开始参与市场竞争，占领市场份额，拼成本、比效益，逐渐形成管理制度基本面和独有的品牌等。这时候企业就已经脱壳了，离开了原始的机会化生存状态，进入了竞争的生存状态，成为速度化生存的企业，这是企业生存模式的第二阶段。它主要的核心竞争力不在于搞关系、挖掘机会，而在于实实在在地拼实力。这个层面的企业大概占到了企业总量的10%左右，这类企业的平均寿命大概在7年左右。还有一类企业很伟大，它在一个行业里面处于排头的位置，它不仅仅成为优秀的运动员，某种程度上还成为了改变游戏规则的教练，引领了一个行业的模式，甚至行业排行第二的企业也很难追上它。这类企业我们称其为模式化生存的企业，这是企业生存模式的第三个阶段。模式化生存的企业发现了自己独有的模式、市场和独特的核心竞争力，因而成为了伟大的企业。我国改革开放只有30年，这类企业的平均寿命就达到了23年。这类企业在国际上更为多见，而且它的生存模式更完整，如微软、迪士尼、麦当劳、英特尔等。为什么我们没有列举国内企业的例子？因为经过研究发现，国内这样的企业往往拥有一种原始的国有垄断性质。因此，严格来说这些企业不完全具备市场经济典型性。（三）不同生存模式下的行政要素分析这三种企业的生存模式可以帮助判断自己的企业现在所处的状态，不同的阶段所对应的行政模式是有区别的。1.机会化生存的企业行政要素在一个机会化生存的企业里，企业对行政管理者所要求的素质要素有以下四个方面：发现机会企业从上到下都在搞关系、发现机会，行政人员当然也不例外。不但要搞，而且还要成为搞关系、挖机会的主力军。整合资源这个时候自己的力量是有限的，更多是借助他人之力才能整合内部和外部的市场资源，做好工作。因此，这个阶段是“借力”比“努力”还重要的阶段。大胆果断邓小平同志讲过“摸着石头过河”，企业在机会化生存阶段发现前面没有太多的参照标准和范例，自身的制度基本面也不健全。所以需要大胆果断地摸索，直到成为后来人参照的标准。艰苦创业在机会化生存的一类企业里做行政的人一定非常痛苦，这种痛苦其实更多的是艰苦，做行政的人头衔都比较好听，类似“行政副总”、“行政总监”的称呼，仔细一看才发现秘书、司机都是他的工作。这个时候，企业没有形成基本的团队，辛苦是很正常的，行政人员要认清自己的企业的发展模式，才能在这样的企业中生存下来。管理学往往没有唯一答案，最合适的才是最正确的，要找准自己合适的定位。2.速度化生存的企业行政要素速度化生存的企业已经开始形成自己了的管理架构，这时候对行政人员要求的要素将发生改变。主要变为以下几个方面：快速学习为什么我们把学习的问题提得这么高？因为今天在企业里做行政的人都有一个误解，包括老板的心中也会有这样的误解，觉得行政工作没有技术瓶颈，只要这个人的工作能力不错，对企业忠诚就可以了。事实上，行政管理有很多的技术瓶颈，与传统的HR管理方式有很多不同，具备很多特点。有很多人对行政岗位的描述是“屁股决定脑子的岗位”，很多做这行的人几乎都不是科班出身，到现在为止我国一流的学院和大学还没有专门针对企业行政开设的专业和课程，在一些二级学院里面可能已经有了这样的课程。所谓的行政更多的是行政序列、权力的概念，而非企业事务的概念。所以才说是“屁股决定脑子”、“在其位谋其政”。脑子不好用怎么办呢？很多人就想出一个聪明的做法，到社会上获得各种证书，给自己戴上一顶漂亮的帽子，所以现在的MBA满天飞。全世界都研究MBA，就行政工作而言，怎样才能够把这样的管理技术深入运用到工具上，结合企业的实操才是对企业的贡献。做企业行政的人要注意转换学习的模式。传统的学习模式是一种累加的模式，我们的大脑像书柜一样，从小学、中学到大学，学习一本放进来一本，不断往里面加书、加知识形成自己的知识体系。但是这样的学习方法有问题，特别是做行政的人采用这样的学习方式更加有问题。今天，中国企业的职场环境比较险恶。为什么用“险恶”这个词来形容呢？并不是说中国人的素质低，也不是说中国企业发展速度有多慢、多落后，而是说中国人的内心是复杂的。在历史上，在世界民族之林里中国人是一个多疑的民族，这是毋庸置疑的。这个多疑的民族恰好又处在了一个信仰真空的时段，多疑的属性尤其被凸显出来。这导致的一个基本结果是内心复杂，其实就是心眼儿多、想的事比较多。｛案例：｝小丁在英国学习的时候，他所在的大学与很多大的企业有科研的往来。当时导师派小丁和另外一个同学到一家企业里面做调研，他们因此与这个企业的一个行政主管Peter和他手下一个人混得很熟了。小丁发现在他们公司一楼的大堂有一个打卡钟，专门记录员工的迟到、早退。他仔细观察了一下，这个打卡钟的周围没有任何监控设备，英国的监控设备叫CCTV。此外，他也没有看到有人在那儿盯着。相反，打卡机旁边还有一些植物遮挡着。这家公司的非常自觉地打卡上班、下班。有一次，小丁问Peter：“Peter，如果我是你的员工，假设今天我可能会迟到，我会在路上立刻给一个特别好的同事打电话，让他帮忙给我打卡，这样的问题怎么解决呢？”小丁以为英国是发达国家，Peter能给他一个很“发达”的回应。结果Peter使劲想了半天，把脸都憋红了才告诉小丁一句话：“人怎么能这么坏呢？”由此，我们可以发现西方发达国家的社会发达，不代表他们比咱们更聪明，而是他们的社会系统建立得比较好。只要是一个智力基本正常的人在这样的系统模式下会自觉遵守的，这个国家会高速运转。所以，根本区别就在于中国人内心的基本假设是非常复杂的，在这样一个复杂的环境中险恶就自然存在了。累加式的学习，说得简单一点就是栽一跟头才知道那儿有一个坑。其实，在今天的职场中累加式的学习非常危险，如果人在职场上摔一个跟头才知道那儿有一个坑的话，基本上这个人未到中年就被折磨而死了。正确的做法是“看别人吃一堑，自己要长三智”，这才能混下去。有一些古语已经把这个道理说得很透彻了，“读万卷书不如行万里路”，有人给这句话的后面加了一句“行万里路不如阅人无数”，进一步表明不但实践重要，跟人打交道的职场历练对人的成长更为重要。后来，有人给了一句“阅人无数不如踏着成功者的脚步”，这种说法更加智慧。在实践当中要更多地借鉴别人的成功经验，这说明了不断反思和借鉴的重要性。还有人继续加了一句“踏着成功者的脚步不如拆解成功者的路数”，意思是你不但要借鉴人家的成功模式，还要完成自己的创新，争取比他更大的成功。换一句话应该叫做名师指路，其实人生的成功有很多要素，我们从小受到的教育都是“人要努力才能成功”，但是这基本上属于空谈。努力是成功最基本的一个条件，如果一个人一努力就能成功的话，这个世界上成功的人就太多了。看一看今天中国最发达的三个经济带珠三角、长三角、京津环渤海地区，你发现来自全国各地的打工者何止千万？大家缺少努力吗？谁都知道努力工作，但是为什么最后只有20%的人成功了？80%的人只是芸芸众生的一个？其实道理很简单，努力的基础之上还要加上选择、思考、指引才有希望成功。多数人的每一步都是这样走过的，可能是来自于父母、师长、朋友、亲人的指引，有的时候甚至来自于自己。（人要努力才能成功，并不是说努力就一定成功，作者的理解有误，行文中有矛盾的地方）今天我们在面对学习这个问题的时候，其实面对的是很复杂的问题。你是否还能在企业行政这个岗位上有所发展，把它作为你终生的职业或者是一个长期的发展路径？首先需要回答的问题就是，你是否具备快速高效的学习能力？做行政管理者的人往往都不是专家，好的行政管理者往往都是杂家。杂家就是什么都懂，很多方面的知识都会涉猎一部分。｛案例：｝某讲师在上海讲课，讲课用的投影仪比较暗，他随口说了一句：“这投影仪的灯管该换了。”下面立刻有个行政主管说：“老师，这东西不用换。在这种情况下把对比度调一下再用半年也没问题。”他当时觉得这个人太厉害了，连投影仪的使用原理都知道。行政人员真的是要样样通，但是人必须要有自己的一技之长。从行政系列当中提炼出来的典型问题有一千多种，在这一千多种典型问题里必须要有几个是你最拿手解决的，你不能再像传统的管理一样完全借力成为一个领导。沟通协调在速度化阶段的企业，你已经不再是一个人了，而是已经建立起一个制度基本面和团队。在一个企业里，行政管理沟通的成本极高，如何降低行政沟通成本也是非常重要的。建立规则在制度的形成过程中，实践非常重要，通过实践建立企业的规则才能保证企业的行政工作顺利开展下去。激励团队行政人员也要思考怎样让这伙人好好干，行政人员手中没有太多关于薪酬的权柄，不能随便给一个人涨工资、发奖金。在这样一个外部刺激条件不变的前提下如何让这伙人好好干，发挥他们的价值也是行政管理者做好工作的一部分要素。三.行政管理者在最高境界生存企业中需要具备的素质当企业生存到更高境界的时候，对行政人员的要素要求又发生改变了，可以总结为以下几点：高效学习在这个阶段你不但要学习，而且还要高效地学习，最重要的是要知