公司差旅费管理办法

1公司文件〔2007〕40号公司差旅费管理办法1.目的为了保证出差人员工作和生活的需要，科学管理与使用差旅费用，明确差旅费报销标准、出差申请与报销程序，特制定本办法。2.制定依据和适用范围本办法根据公司《差旅费管理办法》,结合公司实际情况制定。3、定义3.1.差旅费：是指因公经批准到公司所在城市市区（公司2所在城市县）以外地区工作所需的交通费、住宿费、伙食补助费等。3.2.出差天数：指出发日到返回出发地的日历天数。3.3.住宿天数：指住宿费发票列示的天数，或定额发票折算的天数。3.4.差旅费报销总额：指凭单据报销部分、住地包干部分、其他补贴部分之和。3.4.1.凭单据报销部分：指城市间交通费（车、船、机票、机场建设费、人身保险费）；会议住宿费；会务费；招待客户费用；特批的的士费、通讯费等，购买了公差人员责任险的人员不再报销各类保险费。3.4.2.住地包干部分：指住宿费、住地市内交通费、伙食补贴之和。3.4.3.其他补贴部分：指按天数(或小时数)计算的其他补贴，包括：在途超过12小时的补贴、乘火车未坐卧铺补贴、夜间乘坐长途汽车或轮船统舱补贴等。3．5差旅费报销实行“差前控制、差后报销、全额包干、超支自负、节约归己”的办法。3．6出差地分为特殊地区（深圳、珠海、海南、厦门、上海、大连）、一般地区、当日能返回地区（公司所在城市周边城市群）三类。3．7关于出差人员在当日往返地区出差，因工作需要当日3确实不能返回，差旅费报销按一般地区标准报销。3．8请公司车辆外地出差，司机住宿费用按所在职位层级标准报销，费用由请车部门承担。3．9同一趟差有多个出差人员，由其中一人负责报销，分类分人粘贴单据；同一趟差需跨部门报销时，按费用归口部门分别报销。3.10同一趟差、同一地点只能选择一种报销方式报销。3.11出差途经或中转至特殊地区未发生住宿，差旅费报销按一般地区标准报销。3.12与本趟出差无关的费用另行报销。3.13出差外地的的士票原则上不予报销，特殊情况确需乘坐出租车时，的士费用需经部门负责人审核批准后予以报销，的士票上需部门负责人签字，并扣除当天的住地交通费补助。4．职责4.1.公司办公室负责差旅费管理办法的制订、修订，财务部负责监督各部门、各单位贯彻执行及本办法的执行检查。4.2.出差人员主管负责派遣出差人员，审查、约定《员工出差申请单》，根据本办法审签《差旅费报销单》。各单位、各级领导应坚持原则，严格审批和控制出差人数、地点、时间等，不得以任何名义和方式照顾无出差任务的人员出差，否则，一经发现，除扣回差旅费外，还要追究单位领导责任。4.3.出差人员依据本办法填制《员工出差申请单》、《差旅4费报销单》。4.5.各经办会计人员依据本办法负责审查、给付差费借款，审查、结算差旅费报销事项。5.具体条款：5.1.出差管理：5.1.1员工因公出差，应按照本办法要求填制《员工出差申请单》（见附件二），提报交通工具及行程、出差天数、预支款项与出差目的等事项，各主管人员应根据工作任务，依照本办法审查出差人员的出差申请，约定各项出差内容并予以签认；员工出差申请经批准后，方能凭出差申请单办理相关借款。部门员工出差需部门负责人批准；部门负责人以上人员出差需经总经理批准，特殊情况未及时填报出差申请单人员，出差前需电话征得相关责任领导同意，出差返回后补填申请单。5.1.2员工出差归来，应于一周内如实填写出差报销单，执行报销程序。5.2差旅费管理5.2.1.各部门在完成目标经营责任制的前提下，应按照预算实行总额控制。超额部份应向预算管理委员会申请调整预算，未获批准，财务部门不予报销。5.2.2.包干内容与包干标准按包干标准报销时，实行“差前控制、差后报销、全额包干、超支自负、节约归已”的原则。员工出差根据本人职务级别按5相应的地区享受不同的包干标准（见附件一），员工适用职务、级别和职称的报销标准时，按照就高不就低的原则执行。5.2.3.凭据报销项目与控制标准员工出差下列费用以事先请示凭据报销：5.2.3.1.城市间交通费报销：在下述控制标准之内凭据报销。交通工具控制标准档次人员火车轮船飞机1公司经营决策委员会人员软席二等舱位经济舱2其它人员硬席三等舱位乘坐火车，从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜4小时以上或连续乘车时间8小时，才能购同席卧铺票；特殊情况需事先征得分管领导同意，费用报销时需分管领导在卧铺上签字。出差若需乘坐飞机、软席或轮船头等舱，按公司总裁授权文件执行。5.2.3.2.会务费报销：凭会议通知据实报销。5.2.3.3.招待客户的票据报销：按规定程序批准后报销。5．2.4．特殊情况的补助5.2.4.1.未使用卧铺补助费：员工出差连续乘车时间超过十二小时或夜间连续乘坐挂有营运卧铺的列车（指晚八时至次6日晨七时之间）超过六小时（含六小时），全程未使用卧铺的，发给未使用卧铺补助费。其标准为：乘坐火车慢车或直快列车的，分别按慢车或直快列车硬席座位票价的60%发给；乘坐特快车的按特快车硬席座位票价的50%发给；乘坐新型空调特快列车和新型空调直达特快列车的，分别按新型空调特快列车和新型直达特快列车硬席座位票价的30%发给。5.2.4.2．夜间乘坐长途汽车、轮船最低一级舱位（统舱）超过六小时的，另行发给补助费，补助标准：每人每夜一般地区20元，特殊地区25元。5.2.5.到周边地区出差，当天往返，不需住宿者，可免填出差申请单，每天补助20元。5.2.6.外地出差若由公司安排车辆当日往返，如已经报销应酬餐费的，或有会议、客户等统一安排就餐的所有司乘人员，包括司机不再报销任何费用；如误餐且未报销应酬餐费的，按每人每餐10元标准报误餐费，不再报销任何差旅费。5.2.7.请公司车辆外地出差，司机住宿费用按所在职位层级标准报销，费用由请车部门负责；其他人员按包干标准中扣减交通费补贴（特殊地区20元/天，一般地区10元/天）报销。5.2.8.员工到外地参加学习班、训练班、助勤以及各种工作队、讲师团或会议，若统一安排食宿，则差旅费开支标准参照当天能返回地报销标准报销。5.2.9.员工乘出差之便，事先未经出差批准人批准私自回7家探亲或办理私事的，一切费用由自己承担，并扣除相应包干补助；在出差期间，因游览或非工作需要（如参观等）所发生的费用，均由个人自理，出差批准人和财务部严格控制超预算费用。5.2.10.员工因工作需要，较长时间出差在公司所设立的办事处或公司所确定的工作地点工作，住宿由公司依据就近原则解决，房屋租赁费由公司报销，出差人员差旅费报销按下列标准执行：员工职级差旅费补贴标准A60B50C40D、E305.3.差旅费借支、报销、结算：5.3.1.差旅费借支5.3.1.1.员工出差，凭批准的两联出差申请单可到各单位财务部门办理借款。经办会计受理后，凭一联填制付款凭证，经审核，出纳再给付借款。另一联留作借支卡片并作报销依据。出差申请单填写不清楚的，经办会计人员可不予受理。5.3.1.2.借支额度：员工出差，除主要交通费用以外，特8殊地区按每天250元、一般地区按每天200元标准借支；超过标准的，需要特别说明，按以下程序审批后方可借支。职能管理部门员工借支3000元以上，需经所在部门负责人审核，分管领导批准；各事业部员工借支需按内部授权流程审批后方可借支。5.3.2.差旅费报销、审核、结算：5.3.2.1.报销差旅费程序：职工出差回公司后，应在一周内以书面、电子邮件等形式向主管领导汇报出差过程、出差实际期限、出差效果及任务完成情况，如实填制差旅费报销单，经主管领导审批后连同出差申请单（未借支者），向财务部门申请报销、结算。报销单据要按主要交通凭证、住宿证明发票（指按标准报销者）、业务招待费、和其他可据实报销凭证（如特批的住宿发票、的士票、通讯费发票、会议费发票、培训费发票等）等类别分类分单据粘贴整齐，由本人计算票据张数和总金额，并签字，交财务预审在原始单据上加盖了核销章后，按授权要求执行审批程序，再到财务报销；未按照要求粘贴的，经办会计人员可以不予受理。结算后多借、补支差旅费要在三个工作日内到财务部门清算完。前帐未清，后帐不借。5.3.2.2.城市间交通费核报：员工出差，乘火车、轮船、长途汽车、飞机票、机场建设费、人身安全保险费（购买公差责任险的人员不再报销保险费9用）按批准的出差申请单（第二联）载明的约定内容，凭据核报。未经批准自行改变交通工具、行程路线的超支费用自理。5.3.2.3.招待客户费用核报：出差期间招待客户的费用，应按公司授权规定，报经有权批准人审核批准，才能凭发票给予报销。出差期间招待客户的发票，应与出差期间其他单据一起报销。5.3.2.4.其余住宿费、住地交通费、伙食费按包干标准报销。5．3．3．差旅费不按包干标准报销程序：5.3.3.1.住宿费核报：员工出差住宿费，按批准的出差申请单载明的时间，凭住宿发票载明的住宿天数，依据本办法确定的各类人员住宿标准审核结算，住宿费标准=包干标准—交通费标准—伙食费标准（见附件一）；住宿发票必须载明住宿发票性质、住宿地点、住宿时间、旅馆签章、等内容，对没有填写完整齐全的发票，财务部门不予受理。特殊情况，升格住房的经批准凭发票据实报销；未经批准的，超标部分自理。经批准升格住房的住宿发票不超过以下标准报销：决策委员会常委会成员360元/天；决策委员会除常委会外其他成员、工会主席、副总工程师、资深顾问、资深工程师320元/天；业务单元正副职、职能部门正副职或主任工程师280元/天；各业务单元下属部门正副职、高级顾问、高级商务10经理或主管工程师240元/天；其他人员200元/天。发生前须事先向部门负责人或公司分管领导申请，报销时由部门负责人审核，分管领导批准；特殊情况超出升格标准需报总裁批准。已批准凭发票据实报销，不再计发住宿包干费。5.3.3.2.伙食补助费核报：出差伙食补助费，依据本办法确定的标准结算，特殊地区30元/天，一般地区20元/天。会议用餐天数按会议收取会务费的会议住宿天数计算。5.3.3.3.市内交通费核报：出差外地的市内交通费，扣除会议天数，依据本办法确定的标准结算，特殊地区20元/天，一般地区10元/天。会议天数按会议收取会务费的会议住宿天数计算。5.3.3.4.的士费核报：出差外地的士票原则上不予报销，特殊情况确需乘坐出租车时，的士费用需经部门负责人审核，分管领导批准后予以报销。5.3.4.部门负责人必须仔细审核相关票据和确认实际出差往返时间，经财务审核发现违反公司规定的票据一律没收，同时追究批准人、当事人的责任。5.3.5.财务部根据实际出差天数计算出差补贴，并对票据的真实性、合法性进行审核。5.3.6.员工报销时凭符合总经理和部门授权书授权规定，11相关负责人签认的《差旅费报销清算单》等，送财务部门办理。5.3.7.订票费、退票费、寄存费等属合理性支出据实报销。5.3.8.职务或职称变动以人事命令为准，由办公室负责审查并向财务部报送名单。中途进入公司的员工，办公室审查后，符合岗位要求的职称或职务，由办公室及时通知财务部。5.3.9.文件中未明确的事项，总经理另有授权的，按其授权文件执行。6.出差高原地区补贴标准：在海拔二千二百米以上地区出差的员工，除按规定报销差旅费之外,另每人每天补贴40元。7.本办法自下发之日起执行，原相关差旅费管理规定自行作废，文件由办公室负责解释。二○○七年十二月二十七日主题词：差旅费报销办法12有限责任公司2007年12月27日印发附件一：各类人员国内公差包干标准档次职级人员范围特殊地区一般地区外地出差当天返回公司1A公司决策层人员240200202B公司领导班子成员220180203C中阶管理层：公司职能部门、事业部下属部门副职及以上管理人员200160204D骨干员工层：各职能部门、事业部下属部门主管人员180140205E、协议类主要员工层：管理人员及骨干工人协议用工人员：一般辅助人员、普通工人16012020注：各类人员国内公差分类报销标准：交通费：特殊地区20元/天，一般地区10元/天；伙食费：特殊地区30元/天，一般地区20元/天；住宿费＝包干标准－交通