公司文书及档案管理制度

文书档案管理办法根据公司发展的新形势以及新形势对文书档案工作的新要求，在二00二年版《文书档案管理制度》和《文书档案查（借阅）规定》的基础上，结合当前机构人员设置等因素，为做好文书档案工作，为生产经营工作更好地服务，特制定《公司文书档案管理办法》。第一章文印室管理规定第二条公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。第三条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。第四条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。第五条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。第六条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得载留任何文件。第七条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一列行政开支。第二章文件收发规定第一条公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。第二条文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印盖章。第三条文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。第四条属于秘密的文件，按保密制度办理。第五条文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。第六条外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。第七条传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。第三章公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。第二条外发函电要求。1．各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。2．每天下午××点以前，公司收发室应将当日外发函、电清点，累计送交邮局寄发。第三条外来邮件管理1．外来邮件一律公司收发室签收分发。2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。3．一般公启函、电和公司内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。4．私人不明平信一律放到（信架）信袋内，由个人自取。5．不论公私邮件，收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误；对国外来函应检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映查明原由。6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款收发室概不负责。第四条报刊收发（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退任。（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。第四章公司文件管理规定（一）总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。（二）收文的管理第四条公文的签收1．凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第六条公文的阅批与分转1．凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办，为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完紧急文件要月即办。2．一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天（特殊情况例外）。第七条文件的传阅与催办1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。（三）发文的管理第八条发文的规定1．全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。厂部同意发文，则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂×字发文。3．对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条发文的范围1．凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2．厂部下发文件主要用于：（1）公布全厂规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；（4）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关全厂的重大事项。3．厂部上行文、外发文主要用于：（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。4．在工厂日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部、署传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查），不用厂部名义发文。（四）发文程序与要求第十条发文程序规定1．各单位需要发文，应事先向厂部提出申请；2．厂部同意发文时，主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；表23-6表格管理登记表申请单位申请年月日表格名称表格编号表格用途备考3．草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4．文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；5．厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；6．经厂办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚；8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；9．文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发；10．经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印；11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；12．文件打字后，由厂办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。（五）文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。（六）文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1．凡下列文件统一分别由两办负责归档：（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；（2）厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；（3）厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；（4）厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；（5）有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；（8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品；（9）工厂日志和大事记；（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2．业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。第十六条立卷要求1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件材料的完整性。3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。（七）文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，厂办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由厂办机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。第五章公司文书管理制度（一）总则第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五