第二章企业采购管理组织

采购管理与库存控制李肖钢[e-mail]第二章企业采购管理组织本章要点：采购管理组织的设置采购管理组织的类型采购管理人员素质建立采购管理组织的一般步骤1采购管理组织的设置建立采购管理组织应该考虑的因素企业规模的大小和企业组织结构的复杂程度采购品种的数量和性质采购业务环节的复杂程度例如：如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式2采购管理组织的类型根据采购组织的模式不同：分散型组织各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。集中型采购组织由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。集中/分散的采购组织结构（混合型）在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。分散的采购组织结构公司总部职能部门职能部门子公司A采购、生产、市场/销售子公司B采购、生产、市场/销售子公司C采购、生产、市场/销售优点缺点自主性、灵活性、多样性可在本地采购，受当地欢迎有利于部门间竞争造成供应商分散和混乱技术人员短缺，成本上升重复采购，分支间缺乏沟通缺乏财务控制过量的地方采购分散型采购组织的特点适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司集中的采购组织结构公司总部采购总部职能部门子公司A生产、市场/销售子公司B生产、市场/销售子公司C生产、市场/销售分散型采购组织的特点优点缺点规模效应标准化，节省人员和工作量，有利于采购战略的实施有利于财务管理利于更好的全面库存管理和材料利用避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞争。上下级之间的抱怨对系统的反抗过高的管理费用对市场的反应较慢适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司公司总部采购总部职能部门子公司A子公司B子公司C采购生产营销采购生产营销采购生产营销这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和集中的有效结合。2采购管理组织的类型根据采购在组织中的地位分类采购位于高层的采购组织采购位于第二层的采购组织采购位于较底层的采购组织总经理人事副总经理业务副总经理财务副总经理生产副总经理采购副总经理生产管制仓储制造品管隶属于高级管理层的采购组织总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理仓储生管管制采购制造品管位于第二层，隶属于生产部总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理人事采购财务计算机中心生产管制仓储制造品管隶属于行政部其他部门副总经理总经理资材部副总经理生产部副总经理采购跟催文书处理采购生产计划生产管制生产日报物料管制仓储运输收发料储运隶属于资材部总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理物资部制造其他处于较低层，隶属于物资部采购2采购管理组织的类型根据组织结构形式分类直线制直线职能制事业部制直线制的组织结构总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理采购副总经理财务副总经理采购员采购员采购员采购员优点：指挥和被指挥的关系简单，权力集中，责权分明，联系简洁，指挥和命令统一，决策速度快，容易维持管理秩序。缺点：采购主管对下级的所有业务进行指挥，对采购主管的要求比较高。适合中小型企业的采购管理直线职能制的组织结构总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理采购副总经理财务副总经理采购员采购员采购员采购员直线职能制的采购组织结构优点：集中领导，统一指挥，便于调配人、财、物力；职责清楚，有利于提高办事效率；能够综合考虑采购需求，使采购变得更加合理。缺点：各职能部门和直线指挥部门之间容易产生矛盾，加大最高领导的协调工作量；难以培养熟悉企业内部全面业务的管理人才；信息传递线路较长，整个组织系统适应性较差，对复杂情况不能及时作出反应。目前中国企业普遍采用采购事业部制总经理行政副总经理财务副总经理人事副总经理事业部A事业部B事业部C事业部D技术部销售部采购部采购事业部制特点：构成事业部的产品、地区或顾客，具有相对独立的市场每个事业部都是一个利润中心具有全企业综合经营的一部分管理权限优点：有利于实现企业内部的协作，提高劳动生产率最高管理部门可以摆脱日常行政事务，成为坚强有力的决策机构各事业部自成体系，在分权范围内可以发挥灵活性和主动性各事业部之间的竞争，促使企业发展缺点：由于机构重复，造成管理人员浪费事业部经理经营，使事业部间的人员互换困难，相互支援能力差忽视企业的整体利益，仅仅从本部门利益出发适用于规模大且品种多、需求复杂、市场多变的企业。采购组织发展的趋势采管购采采购部门结构图采购调研部门流程管理部门采购部一采购部二采购部三采购经理采购主管库存主管库存计划库房主管3采购组织内部的设计采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：采购部经理采购课课长稽催课课长管理课课长研究课课长原料组组长燃料组组长设备组组长办公用品组长维修组组长铅采购员铅采购员化学品采购员电器采购员机械采购员某金属制造公司组织表课这个行政机构，只有国营企业单位才有,并在很多单位没有设置。课比科的级别低，比股的级别高。大都数的国营公司（主要是正科级单位）下面的中层科室就直接设的是股。但在比较大或是人员相当多的国营公司，驻外机构多，或是又不能独间核算的分公司多，但这些部门行使的行政权力比中层科室又小，这样的单位才设置“课”。大致配置是：总经理（正科级），副总经理（副科级），中层科室里设正课长，副课长。课的下面分公司或驻外机构设置正股长，副股长。主要会按以下的角度来设计采购部门：1.按采购地区设计采购总部国际采购国内采购东北地区华东地区华南地区欧洲地区美洲地区亚洲地区2.按物品类别设计采购总部采购一部采购二部采购三部办公用品电子零件采购部采购三课采购二课采购一课电子零件(包括集成电路、开关、电阻、连接器、变压器、电热调节器、制动器、机黾器等）机械制品(包含塑料胶品、机器设备、模具等）工程发包事务用品维护机械维护水电某电子公司采购部组织表3.按采购功能设计采购总部开发来源议价招标比价议标决标签约稽催履约供应处内购课外购课接辖课资讯课结报组议价组访价组综合组履约组订约组报关组验收组提货组资讯组稽催组物料管理组某国防科技单位采购组织表4岗位设置及责任采购部门的职责分析材料市场品质、价格等行情寻找供应源与供应商洽谈，建立供应商资料决策：要求报价、进行议价，比较采购物料检验进厂物品以采购合约或协议控制实时调度交货期对供应商进行评估：价格、品质、交期、交量库存的控制、呆料与废料的预防与处理岗位的设置采购主管采购主管助理采购工程师采购员采购文员各岗位的职责采购主管的工作职责制定采购部门的工作方针与目标负责主要原物料的采购编制年度采购计划及预算签审订购单及合约采购部门工作制度之建立及改善撰写部门周报及月报主持采购人员的教育训练建立与供应商的良好关系督导采购部门全盘业务及人员考核主持或参加采购部门的会议与相关部门沟通和协调采购主管助理的工作职责协助主管进行材料采购渠道的搜集协助采购主管制定计划市场行情的调查分析与统计供应商评估数据的统计与分析主持采购人员的教育训练采购相关文件的编写工作采购工程师的工作职责主要原材料的估价供应商材料样板的品质初步确认材料样板的初期制作与更改替代材料的搜寻采购部门有关技术、品质文件的拟制与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调采购员的职责经办一般性物料采购查访供应商材料市场行情的调查查证进料的品质和数量进料的品质和数量异常的处理与供应商谈判价格，付款方式，交期等确认交期等一般索赔，退货之处理收集价格情报及替代品资料采购文员的职责各种采购单据、报表的收集、整理与统计采购品质记录的报管与维护采购事务的传达5采购人员的素质强烈的敬业精神敏锐的观察能力良好的交际能力丰富的知识