公司采购管理制度

深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司财务管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI第1页共6页采购管理制度1.总则1.1为规范公司商务采购工作，特制定本制度。1.2本制度适用于公司的商务采购/招标活动（含办公用品、工程、设备设施维修/维护等项目）。2.采购/招标原则2.1严格执行询议价程序2.1.1采购/招标活动，必须由项目需求部门拟定工程、办公用品、项目的招标书（含项目完成时间、质量要求及验收标准等）；2.1.2采购/招标活动，必须有三家以上具备合法资质的供应商提供报价，同时应围绕供应商资信情况进行背景调查，并如实记录；2.1.3在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上，由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格及采购/招标要求；2.1.4临时性应急采购/招标的项目，须向公司领导电话汇报，经授权确认后，可以先予实施，但应于项目实施之日起五个工作日内，补充完善相关审批程序。2.2采购会审、合同会签制度2.2.1采购/招标活动，必须各相关部门共同参与，调研汇总各方意见，形成书面的评估报告，经公司领导审核，并确认最终中标单位；2.2.2采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求，拟定《合作协议》，报公司领导审核；2.2.3采购业务负责人与中标单位沟通并确认《合作协议》，报公司领导批准后，予以执行。2.3职责分离2.3.1采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收；深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司财务管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI第2页共6页2.3.2采购/招标过程中，货物质量、数量、交货等问题的解决，应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准，与供应商协商完成；2.3.3财务部负责对项目采购/招标过程中，相关费用的审核及评估程序合法性的监控。2.4一致性原则2.4.1采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致；2.4.2在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，采购人员应及时反馈信息，由项目需求部门综合评估，变更采购单，经公司领导确认后，再次向供应商发出采购要约。2.5廉洁制度所有采购人员必须做到：2.5.1自觉维护公司利益，努力提高采购质量，降低采购成本，提高采购效率；2.5.2加强学习，提高认识，增强法治观念；2.5.3廉洁自律，不能向供应商索取或收受回扣；2.5.4严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；2.5.5工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失；2.5.6努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。3.采购程序3.1供应商的选择3.1.1供应商必须具有合法资质（供应商评估过程中，参与投标单位应提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其他专业资质证明）；3.1.2对于经常使用的商品或服务，管理部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同相关部门对供应商定期进行评估和审计；3.1.3在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估；供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服务对象及客户评价情况，供应商的报价不能作为唯一决定的因素；深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司财务管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI第3页共6页3.1.4为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。3.2采购程序3.2.1固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报管理部统一申请。根据采购申请流程，由各相关部门审核，并经公司领导批准后，方可交管理部采购人员实施采购。3.2.2采购/招标活动，应严格遵循采购申请流程及标准要求，由各相关部门审批。项目采购申请中如果要素不明确者，应予退回。3.2.3采购询价、综合评估、会签合同，由管理部协调财务及采购/招标项目需求部门共同完成，报公司领导批准。项目需求部门负责采购物品的功能及适用性（必要时可商请外部相关专业人士予以协助）检查；3.2.4财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，管理部负责合同风险条款的审查、合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。3.2.5采购过程中发生变化时，项目需求部门出具采购变更申请，由公司领导签字确认后，交管理部采购人员执行。3.2.6采购/招标项目需求部门、管理部负责出具接收报告。3.2.7相关表格后附。3.3付款程序3.3.1管理部根据付款计划提出申请，根据财务付款申请流程，由部门负责人签字，后附付款明细单据、《合作协议》，交给财务部审核，并经公司领导批准后，由财务部办理付款手续；3.3.2大宗采购行为（采购/招标单价在500元以上），应要求供应商提供开户行及银行账号信息，优先考虑银行转账支付，原则上不予现金结算；3.3.3付款前，必须向供应商索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，部门负责人签字，财务部审核，公司领导批准后，由财务部核销。4.违约处理深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司财务管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI第4页共6页4.1采购人员应积极跟进项目采购/招标项目，确认项目交付期，如可能出现延期，管理部应及时通知相关部门；4.2货物出现质量问题后，由使用者提出书面意见，报部门负责人审核，交管理部处理。管理部接到意见后，将情况上报公司领导，并按投诉做紧急处理，及时以书面形式报给供应商，并电话通知，要求供应商换货、退货或变更服务；4.3《合作协议》中，应明确合作双方权利、义务、违约责任，及仲裁和解约条款；4.4管理部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，管理部负责追索；追索不成，由法院裁决。5.审计监督5.1财务部负责对采购全过程进行财务监督、核查和审计；5.2在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有管理部、采购项目需求部门及相关领导参与外，财务部门要全程参与；5.3采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询；对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，将按公司有关制度予以制裁；情节严重，触犯法律者，移送公安机关处理。管理部2010-7-20深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司财务管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI第5页共6页附表一、《合同报批表》：合同报批表（付款类）合同类别：付款类申报类别：申报时间：合同编号：以下由申报部门填写合同名称内容提要合同标的规格与数量价格比较参考报价一付款方式报价单位参考报价二付款方式报价单位参考报价三付款方式报价单位签约对方合同签订价付款方式单位名称法人代表洽谈人姓名职务电话业务状况资信情况合同责任人签名：年月日以下由各部门责任人和公司领导签署意见使用部门意见签名：年月日管理部意见签名：年月日总经理意见签名：年月日注：本表须附以下材料一并报送有关部门：1、签约对方单位营业执照复印件、相关资质证明、许可证复印件等：2、合同对方洽谈人法人授权委托书。深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司财务管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI第6页共6页附件二、《项目/工程采购申请单》：深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司财务管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI项目/工程采购申请单备注：1、项目采购过程中，应严格履行“先申请，后采购”的原则，未经授权的采购行为，由采购人员承担全部责任；2、费用报销时，应将本表单作为附件，附于《费用报销单》后，否则不予报销。申请部门申请人申请时间申请事由编号项目名称规格/型号数量/单位单价总金额需求时间备注12345678910金额总计（元）部门负责人意见管理部意见财务部意见总经理意见