公文制度

鹏达集团公文管理规定为规范集团用文行为，加强公文管理，保证公文形式的严肃、整洁、统一，提高集团公文管理工作的效率和公文质量，根据国家相关办法及标准，并结合集团实际，制订本制度。一、公文种类（一）文件1、集团发文。文号：鹏达字[年份]XX号。2、部室发文。文号：鹏达（部门简称）字[年份]XX号。3、建设公司发文。文号：鹏达建字[年份]XX号。4、房地产公司发文。文号：鹏达房字[年份]XX号。5、农业科技公司发文。文号：鹏达农字[年份]XX号。如：集团办公室下发2012年4号文件，即文号：鹏达办字[2012]4号。（二）函件。适用于不相隶属关系单位之间相互商洽、询问和答复，请求批准和答复审批事项。1、集团发函。文号：鹏达函字[年份]XX号。2、建设公司发函。文号：鹏达建函字[年份]XX号。3、房地产公司发函。文号：鹏达房函字[年份]XX号。4、农业科技公司发函。文号：鹏达农函字[年份]XX号。如：集团发2012年4号函，即文号：鹏达函字[2012]4号。2（三）签报。适用于公司内部单位或部门向上级领导进行工作请示、报告等。签报不可越级使用。1、集团签报。文号：鹏达签字[年份]XX号。2、集团部室签报。文号：鹏达（部门简称）签字[年份]XX号。3、建设公司签报。文号：鹏达建签字[年份]XX号。4、房地产公司签报。文号：鹏达房签字[年份]XX号。5、农业科技公司签报。文号：鹏达农签字[年份]XX号。（四）报告。适用于向上级单位或集团领导汇报工作、反映情况、提出建议或答复有关询问等。（五）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和决定事项。不需下发的纪要，不必编写文号，原件留集团办公室存档。1、集团会议纪要。文号：鹏达纪要[年份]XX号。2、建设公司会议纪要。文号：鹏达建纪要[年份]XX号。3、房地产公司会议纪要。文号：鹏达房纪要[年份]XX号。4、农业科技公司会议纪要。文号：鹏达农纪要[年份]XX号。二、发文管理办公室负责公文管理工作，包括公文拟制（部分）、会商、核稿、签发、印制、用印、分发、发送与接收、归档等内容。（一）拟制公文内容须符合国家法律、法规及集团有关规定，形式按规定格式进行公文拟制。行文应观点明确，表述准确，结构严谨，3条理清楚，篇幅力求简短。（二）会商（会签）对涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。主办部门填写《发文审批表》，拟稿人签名确认，相关部门在《发文审批表》的“会签部门意见”栏内签署具体意见，呈交主管领导签字。审批表原件由办公室存档。（三）核稿拟好的公文一律送办公室进行核稿。由办公室对其行文的必要性、内容的合理性及行文的方式、文种的使用、格式是否符合规定进行审核，并确定公文的发送范围、印制份数、主题词和密级后呈交主管领导签发。（四）签发签发人签发审批意见及日期，签发日期为发文日期。（五）印制签发人签批后，由办公室进行编号、印制和分发。（六）用印须携带前附《发文审批表》原稿，由办公室印章管理员审核后即可用印。（七）分发公文主送范围为：集团各部室、下属公司、相关单位；抄送范围为：上级领导及单位、集团领导。主办部门可根据文件情况4缩减或扩大主、抄送范围，并将文稿电子版传至办公室，由办公室依据定稿及发送范围进行分发。（八）发送与接收非涉密文件通过集团办公平台（OA）进行公布。电子文件要求电子回执确认；涉密文件以纸质文件发送。发送时，接收人员在《发文签收表》上登记。（九）文件归档公文办理完毕后，根据行政档案管理规定，要及时整理归档，并做好文件存档记录。公文主经办人有责任将公文涉及的相关资料收集齐全，并妥善保管。人员调动时，须做好归档材料的交接工作。（十）公文格式1、公文用纸采用标准A4型（210毫米×297毫米），60克～80克的胶版印刷纸或者复印纸。2、公文版面尺寸公文版心尺寸为：156mm×241mm（不含页码）。页边距上白边为：28毫米±1毫米，下边为28毫米±1毫米；左边为28毫米±1毫米，右边为26毫米±1毫米。3、公文装订要求公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订2个，距上下边各1/4处，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。54、公文中各要素标识规则公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。4.1眉首4.1.1秘密等级如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。4.1.2紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4.1.3发文单位标识由发文单位全称或规范化简称后面加“文件”组成。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。集团发文标识为“鹏达集团文件”，字体使用小标宋体字，采用红色，每个字大小不超过22mm×15mm。4.1.4发文字号发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数6码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。4.2主体4.2.1公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。4.2.2主送单位标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。4.2.3公文正文主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文内容采用3号仿宋体字，第一层小标题采用3号黑体字。数字、字母采用3号TimesNewRoman字。段落间距为固定值30磅。公文的数字编号层级为：一、（一）、1、1.1、1.1.1以后依次类推。4.2.4附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数7码（如“附件：1.×××××”）。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。4.2.5成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。4.2.6公文生效标识4.2.6.1单一发文印章单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。4.2.6.2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。4.2.6.3特殊情况说明8当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。4.3版记4.3.1主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。4.3.2抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。4.3.3印发单位和印发时间位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4.3.4版记中的反线版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。4.3.5版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。5.页码9用小4号阿拉伯数码标识，字体为TimesNewRoman，置于版心下边缘之下一行。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。三、收文管理集团各级办公室负责对收到公文的管理，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。（一）签收、登记办公室公文管理员接收公文后，须对公文资料按内容类型进行登记、编号。（二）审核办公室负责人对公文进行审核，并按领导分工批分后，由公文办理人员送公司主管领导。（三）办理公文经主管领导阅批相关部门办理，由公文管理员将文件复印件送至相关部门负责人，并要求其在《发文签收单》上签字，由其进行公文的具体办理工作；公文管理员按主管领导批示要求，负责相关事宜的催办工作。涉及密级的公文须妥善保管，并交指定的人员阅办。阅办人要注意公文的安全、保密和完整性，避免遗失。不得私自带入家中或转借他人，不得擅自复印、抄录。（四）归档办公室负责纸质、电子公文的整理归档工作。公文原件由办10公室留存归档。（五）文件收发工作流程图外来公文按批示内容送相关部门负责人部门负责人办公室签收登记编号相关人员阅办送主管领导阅批部门拟稿、负责人审核办公室核稿原件存办公室相关部门审批会签办文部门审核办公室编文号印发公文（OA平台电子版）主管领导签批收文流程发文流程办公室存档附件1：收文登记表收文时间顺序号文件受控号来文单位文件编号转出或传阅单位催办备注12附件2：发文登记表本表编号：单位：序号文件编号文件名称文件份数发文日期拟稿人签名12345678910111213141516171813附件3：发文签收单文件名：日期：年月日编号接文单位（个人）件数备注收件人编号接文单位（个人）件数备注收件人编号接文单位（个人）件数备注收件人11529216303173141832519336203472135822369233710243811253912264013274114284214附件4：发文审批表发文审批表文件名称发文编号密级文件起草单位拟稿人职务办公室意见年月日会签部门意见⒈年月日⒉年月日⒊年月日⒋年月日领导签发意见年月日主题词：抄送：打印：校核：存档（）份共印份注：密级分为秘密机密特密三个等级15附件5：鹏达字[2012]1号关于XXXXXX的通知XXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXX：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1、XXXXXX2、XXXXXX二○一一年九月一日主题词：XXXXXXXXX抄送：xxxxxxxx鹏达集团办公室年月日印发鹏达集团文件附件6：签报签报鹏达集团部（室）鹏达签[]号领导批示：呈报：呈报部门负责人：会签部门负责人：标题拟稿人办公室审核人电话办公室经办人17附件7：鹏达函字[]号地址：北京市丰台区张仪村路甲22号邮编：100071电话：[phone]传真：[phone]网址：：[e-mail]18附件8：鹏达纪要[]号会议名称：会议时间：会议地点：会议主持：出席人员：列席人员：会议内容：主持人签字：记录人：年月日主题词：抄送：鹏达集团办公室年月日印发鹏达集团会议纪要19鹏达集团外来文件处理表来文单位来文时间来文名称文件编号办公室意见主管领导意见责任部门落实情况落实结果备注印鉴管理制度为规范印鉴的管理，强化印鉴使用的流程建设，保证集团各类印章的使用安全，特制订本制度。第十八条印鉴种类(一)印鉴：集团及下属分、子公司，向主管机关登记的印章或指定业务专用章。(二)职章：刻有集团董事长、总裁及下属分、子公司负责人、法人或总经理职衔的