公文管理办法docimb

1山西骏泰汽车企业集团公司公文管理暂行办法第一章总则第一条为规范公司公文写作和公文管理，提高办公效率，促进公文写作、办理及存档工作的程序化、规范化，提升公司的管理水平，特制定本办法。第二条公司的公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是指导工作、交流经验、正确解决和处理日常工作问题的一种重要工具。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文管理必须做到认真、规范、及时、安全、保密。第五条公司各级负责人必须高度重视公文处理工作，加强对公司公文处理工作的领导和检查。第二章职责及权限第六条职责一、董事会办公室职责。董事会办公室为集团公司公文的归口管理部门，负责接收和处理集团公司外来文件及各单位对集团公司的请示、报告，2负责组织起草、处理所有以集团公司名义上报、下发的公文文件，并对集团公司所属各单位的公文处理工作进行检查、指导和监督。二、各单位综合管理部职责。各单位综合管理部为本单位文件的归口管理部门，负责接收、处理、宣贯和落实集团公司及上级单位下发的文件，并整理归档；负责起草、处理以本公司名义上报和下发的文件。第七条发文权限。集团公司所属一级部门（董事会办公室）、二级部门（各成员公司综合管理部）为发文部门，其它部门只有根据需要协助起草文件的权利，没有发文资格。第三章公文分类第八条公文从文件来源分为外来公文和内部公文。一、外来公文――指政府部门、行业协会等外单位（转）发给集团公司的公文。三、内部公文――指在集团公司内部使用的公文，包括集团公司下发的或各单位编制的规章制度、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。第九条从行文关系上，可分为上行文、平行文、下行文。一、上行文——是指各单位向上级单位或集团公司请求指示、汇报工作、反映情况等所用的公文，如“请示“、”报告”等。二、下行文——是上级向下级下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。三、平行文——是相互没有隶属关系的同级单位或者不属同一系统的3单位之间的行文。用于联系业务或往来活动的知照性文件，通常用“函”。第十条从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。一、通用公文是指各级党政机关、企事业单位和社会团体等在工作活动中普遍使用的文件。如通知、通报、请示、批复等。二、专用公文是相对通用公文而言的，是指在一定业务范围内由专门机关、组织等因特殊需要专门制定和使用的文件。如司法机关形成的起诉书、判决书等，外交机关形成的国书、照会、备忘录等。第十一条从文件的制发机关，可分为：法规文件、行政文件、党的文件。第十二条从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可为公布公文、内部公文、机密公文三大类。一、公布公文指内容不涉及秘密、可以对外公开发布的公文，主要有对外公开公文和限国内公开公文两种。二、内部公文指内容不宜对社会公开，只限于机关企业内部使用的公文。三、机密公文指内容涉及国家和企业的秘密，泄漏出去会使国家和企业的安全和利益遭受损害的公文。根据其内容涉及国家和企业秘密的程度，以及泄漏后将给国家和企业带来的损害程度，机密公文可分绝密、机密、秘密三种。4（一）绝密级是指涉及党和国家、企业重要机密的文书，一旦泄漏会使国家和企业的安全和利益遭受特别严重的损害。（二）机密级指涉及党和国家、企业一般机密的文书，一旦泄漏会使国家和企业的安全和利益遭受较大的损害。（三）秘密级是指涉及党和国家、企业一般机密的文书，一旦泄漏会使国家和企业的安全和利益遭受一定的损害。第四章公文文种、格式第十三条常用公文种类常用公文按文种分为正式公文（包括：制度、管理办法、条例、规定、细则、通知、决定、通报等）和非正式公文（包括：会议纪要、报告、请示、函等）两种。一、制度。制度的含义较为广泛，具体应用的时候可大可小，一般指要求大家共同遵守的办事规程或行为准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。公司管理制度是公司为了规范员工行为，加强企业成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的、要求员工共同遵守的规程或行为准则，是公司管理的依据和法则。公司管理制度大体上可以分为规章制度和责任制度。规章制度侧重于工作内容、范围和工作程序、方式，如管理细则、行政管理制度、5生产经营管理制度等。责任制度侧重于规范责任、职权和利益的界限及其关系。制度强调共同性甚至全民性，是基础性的约束条文。二、管理办法。办法是对有关法令、条例、规章提出具体可行的实施措施；是对国家或企业有关工作、有关事项的具体办理、实施提出切实可行的措施。办法重在可操作性。由集团公司或各单位制订、批准，规定某些事项的工作流程、注意事项及相关部门职责、职权的规章制度文件可用“管理办法”。办法强调上级对下级的指导性。三、条例。条例是具有法律性质的文件，是对有关法律、法令作辅助性、阐释性的说明和规定；是对国家或某一地区政治、经济、科技等领域的某些重大事项的管理和处置作出比较全面、系统的规定；是对某机关、组织的机构设置、组织办法、人员配备、任务职权、工作原则、工作秩序和法律责任作出规定或对某类专门人员的任务、职责、义务权利、奖惩作出系统的规定。它的制发者是国家最高权力机关、最高行政机关（国务院各部委和地方人民政府制度的规章不得称“条例”）。四、规定。规定是规范性公文中使用范围最广、使用频率最高的文种。它是领导机关或职能部门对特定范围内的工作和事务制订相应措施，要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文。规定是局限于落实某一法律、法规，加强某项管理工作而制定的，具有较强的约束力，而且内容细致，可操作性较强。规定强调预先（即在行为发生之前）和法律效力。规定要求运用语言要讲究高度的准确、概括、简洁、通俗、规范，且6有“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则特点，即公文效力所及只对文件正式成立后发生的有关人和事，与其规定不一致的“旧文件”即行废止，以新文件为准。五、细则。细则也称实施细则，是有关机关或部门为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例、制度和规定，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的的解释和补充，是将制度进行细化的规范性文件。细则一般由原法令、条例、规定的制定机构或其下属职能部门制定，与原法令、条例、规定配套使用，其目的是堵住原条文中的漏洞，使原条文发挥出具体入微的工作效应。细则具有规范性、补充性、辅助性和操作性强的特点。六、决定。对内部各种重要事项做出决定和对重大行动做出安排，下达某种规定，订出具体实施方案，要求下级或群众去贯彻执行，用“决定”。七、通知。公司或领导向所属单位、群众以至个人布置工作，交待任务、传达事情等对内部公布制度、办法以及其它需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等，用“通知”。八、通报。表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况以及需要大家知道的事项，用“通报”。九、会议纪要。是对重要会议的记录进行归纳、整理、摘要而写成的文字资料。纪要应根据会议的指导思想和目的要求，综合会议的主要议程和有关活动情况，简明扼要地进行概述，经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等，可用“会议纪要”。7十、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，内容应简明扼要，上级可以只看不答复。十一、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。一般分为3种：1.请求指示的请示：多涉及政策上、认识上的问题；2.请求批准的请示：多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题；3.请求批转和转发的请示：这类请示应附完整的工作方案。十二、“函”。平行单位间联系业务或知照相关方时，用“函”。第十四条公文的格式。正式公文格式由文头、行文、文尾三部分组成，一般包括秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、正文、附件、发文日期、抄送单位等。具体格式以附件公文模版为准。一、公文文头标识：由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成，一般采用红色字体。颜色格式为RGB，红色255。公司对外发文或各单位内部行文用“各单位名称+文件”。集团公司对内发文用“山西骏泰汽车企业集团公司文件”。二、公文编号。公文编号由发文单位代字、年份和序号组成，字体字号与正文相同，居中排布，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，用六角号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加第字。如“**字[2013]1号”。三、公司发文单位代字规范。发文机关代字一般由两个层次组成，一个层次是发文单位代字，第二个层次是发文单位主办文件的部门代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”8代主办这份铁道部文件的铁道部的办公室和财务部。（一）公司各单位发文单位代字规范：1、集团公司用“骏泰”；2、山西骏泰汽车销售服务有限公司用“骏泰S”；3、晋中市福桥汽车出租有限公司用“福桥”；4、晋中骏泰汽车零部件制造有限公司用“骏泰造”。（二）公司主办文件的部门代字规范：1、重要方针政策、规章制度、管理办法、机构设置、奖惩通报、规定、活动安排等，经公司董事会办公室发布，用“办”字，如骏泰办字[年度]当年顺序号”；2、人事任免用“人字”，如：骏泰人字[年度]当年顺序号”；3、重要会议纪要用“会字”，如：“骏泰会[年度]当年顺序号”。各成员公司发文参照集团公司发文编号，单位代字根据各单位文件管理部门名称改编，根据需要采用“管”、“人”、“会”。（三）以党支部印发的文件用“发”字。四、签发人签发人标注在发文编号右侧，用四号宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用四号楷体标识签发人姓名。签发人为集团公司董事长及各单位总经理，或被指定授权人。五、密级：公司公文按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部和普通五级（非保密文件可省略相应标识）。——绝密文件原则上只发给总经理、副总经理（总监）级别管理人员阅知。9——机密文件原则上只发给部门经理及以上干部阅知。——原则上只发给相关人员阅知。——内部文件指只适宜在集团公司内部发放，不宜对外单位公开的文件，可以下发至相关工作主管阅知。——普通文件指可以对外公开的文件。如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、企业宣传资料等。六、急度：按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类（非急办文件可省略相应标识）。——特急文件指必须在收文或发文后半个工作日内处理完毕的文件。——紧急文件指必须在收文或发文后一个工作日内处理完毕的文件。——普通文件指按正常文件处理流程二个工作日内处理的文件。八、公文标题：标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，一般由文件名+文种构成。标题中除制度、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题位置在红色反线下空2行，用2号宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，且行间距为28磅。标题行间距为段前1.5行，段后1行；九、主送机关。标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋体（宋体）字标识；如有多个主送单位，则主送单位之间用“、”号隔开，最后一主送单位名称后标全角冒号。如“本部各部门、各成员公司：”。十、行文。行文部分包括正文、附件、落款、发文时间等。（一）正文：主送单位下一行，每自然段左空2字，用四号宋体或仿宋体字，行间距23磅，回行顶格。数字、年份不能回行。101、引文要求。引用公文应当先引标题后引发文字号。如“《关于下发考勤管理办法的通知》（晋电办字[2013]2号）”。2、结构层次序数。除“章”、“条”外，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。3、文内使用非规范化简称，应当先用全称，再说明简称。如：“规范化管理委员会”，以下简称“委员会”。4、公文中的数字。成文日期、部分结构层次数、词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字，其他可用阿拉伯数字。（二）附件：公文如有附件，应在正文之后下空一行，成文时间之前注明附件顺序和名称。在正文下一行左空2字符用正文字号字