公文管理条例

公文管理条例第一章总则第一条为使公司公文管理工作规范化、科学化，切实提高公文质量和公文管理的效率，结合公司实际情况，特制定本条例。第二条公司公文是公司传达贯彻董事会、公司管理层制定的策略方针与指示的重要工具，是指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告情况的重要手段。第三条公司公文处理工作由公司行政具体承担。有关人员应当忠于职守，提高素质，具备履行职责所必须的公文处理方面的业务知识。第四条公文处理的基本原则是准确、及时、保密。第五条行文要注重效用，少而精，防止和克服官僚主义、形式主义、文牍主义。第二章公文的主要种类第六条公司发文1.公司向董事会递交的请示、报告；2.有关领导对公司工作的重要指示和讲话；3.对公司工作具有指导意义的文件；4.重要决定、决议及意见、情况通报；第1页共9页15.经公司管理层批准后需在全公司执行的重要请示、报告的文件；6.对各部门请示的批复、答复；7.公司颁布的各项规章制度；8.公司重要会议的会议纪要；9.外事活动中需以公司名义发的活动安排计划及其他联系函件；10.公司对政府机关、事业单位及合作伙伴和相关业务联络单位的函件。第七条公司行政发文1.根据授权，传达公司管理层的指示；2.以公司名义召开的重要会议和举办的重要活动的通知；3.以公司名义邀请各方领导出席有关活动的函件；4.刊载公司领导在公司有关会议上的讲话；5.刊载给董事会的重要报告；6.行政职权范围内需要发出的其他有关文件；7.刊载全公司应周知的事项。第八条公司各部门发文，也要遵循行政管理规定。第三章公文格式第九条公文一般由发文部门、秘密等级、缓急时限、发文第2页共9页2字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间等部分组成。第十条发文部门应当写全称或规范化简称。第十一条公文需划分密级的，应分别在公文的左上角标明“绝密”“机密”“秘密”。第十二条紧急公文应当在公文左上角密级之下分别标明“特急”“急件”。第十三条发文字号，包括部门代字、年号、序号。以下是国研软件常用文件的发文字号示范：国研软件司发[200×]×号（公司请示、报告、函等）国研软件司字[200×]×号（公司文件）第十四条标题一般由发文部门名称、公文简要而准确的内容和文种组成。标题中除转发的文件，引用的讲话、书目、文件，授予的荣誉称号等需加书名号或引号外，一般不用标点符号。第十五条抄送单位是指收受、办理文件的单位。抄送单位一般在正文上一行顶格标明，后面用冒号。主题词选用与正文内容紧密相关的词语。第十六条正文是公文的主体，应在抄送单位名称下，另起一行空两格书写。没有抄送单位的，从正文标题下两行书写。第十七条公文如有附件，应在正文之后，另起一行，空两格注明附件顺序和标题。第3页共9页3第十八条发文单位落款位置一般在正文结尾的右下方。有附件说明的，在附件说明的右下方。第十九条凡上行文、平行文的文件，都应在正文之后加盖印章。用印位置在成文日期之上，上不能压正文，下要骑年盖月。加盖印章的当页若无正文，则应在该页左上方标注无正文说明。第二十条公文成文时间以签发的日期为准。会议通过的文件以通过日期为准。“决议”、“决定”、“纪要”、“规划”、“通报”、“意见”等的成文时间应置于正文标题之下，并用阿拉伯数字加括号标明。第二十一条公文需加附注的，应当在成文时间的左下方标明。没有发文部门落款和成文时间的，则在正文之后标明。第二十二条公文的发文部门一般用小标宋，标题用2号小标宋，小标题用3号楷体，主送单位、正文、附件、说明、附注用3号仿宋体。上行公文、平行公文和下行公文发文字号和签发人用3号仿宋体。附件标题一般用小2号小标宋。附件正文一般用3号或4号仿宋体。第四章公文的起草第二十三条起草公文是领导决策中一项重要的参谋工作。公司公文的起草，由行政和各部门根据工作需要提出并负责起草，或在决定发文后交主管部门有关人员起草。起草重要第4页共9页4公文，应由公司各级领导亲自动手或亲自指导、主持进行。第二十四条起草公文要观点鲜明，结构严谨，条理清楚。人名、地名、数字、时间要准确，标点符号使用要恰当。文内需使用简称的，一般应当先用全称，并注明简称。第二十五条起草公文语言要规范，文字要简明通畅。一般不用修饰性语言，不得使用口语、土语、俚语以及冷僻字，不能生造词句。第二十六条起草公文时，要根据实际情况和有关要求正确选择文种，确定文件发布形式。第二十七条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。计量单位要一律使用法定的三位分节法。在同一公文中，数字和计量单位的使用应当前后一致，相关数字要吻合。引用公文应当注明发文时间、公司、标题和文号，发文字号应当加括号。第二十八条在公文中结构层次序数分别表述为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。若内容只有两层时，第一层为“一、”，第二层则为“1．”。凡标明层次的句子独立成行时，句尾均不用标点符号。一般用3号黑体标明第一层，用3号楷体标明第二层。第二十九条下发的公文在起草完成送核稿部门审核并报领导审签时，应当使用统一的文件审签单。要按照发文单中第5页共9页5规定的项目，如部门审稿意见、拟稿人、公文标题等，用钢笔或毛笔逐项填写。凡未附审签单的公文，不予核稿。第五章公文的核稿第三十条为确保公文质量，凡公司正式公文，在送领导审批和签发之前，均需由专人核稿。第三十一条公文审核的主要内容1.是否确需发文；2.文种的选择是否适当；3.提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；4.内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；5.文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；6.公文的格式是否符合要求，秘密等级、缓急时限、发送范围等规定是否合理；7.标点符号是否规范；8.是否符合规定的审批、会签手续。第三十二条核稿人负责对文稿进行全面审核把关，提出修改意见或直接对文字作少量修改。文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商并请其修改。如文稿已经领导人审批过，作重大修改后需经原审批领导人复审。凡已核的文稿，拟文单位不得擅自修改。如认为有不妥之处，需与核稿部门协商。第6页共9页6第六章公文的签发第三十三条公司的重要公文要均由总经理签发。第三十四条凡领导签发过的文稿，未经签发领导同意，拟文部门不得任意修改。第三十五条公司公文的审签流程：部门拟稿——部门审核——总经理签发——行政部编号、排版和送发。第七章公文的送发第三十六条公司的送发工作由行政负责。经总经理批准挂到公司内部网的公文，由专人负责挂到内部网上。第三十七条公文送发前，应按拟稿时规定的发送单位和份数逐一核对，防止错发和漏发。第三十八条急件、机密件送发前应当进行登记。急件、特急件必须按规定的时限发出或者送达。第三十九条凡带密级的公文须经过行政负责人传递。在用计算机、传真机传输带密级的公文时，必须采用加密装置。绝密级公文不得用计算机、传真机传输。第四十条各部门经行政部（前台）外送的文件，要在信封上标明文件的密级、紧急程度及邮寄要求，如绝密、机密、急件、挂号、航空、印刷品等。第八章收文的处理第四十一条对收到的公文要严格按照所标明的接收部门第7页共9页7签收。第四十二条登记文件需将标题、密级；发文字号、缓急时限、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以备查询。第四十三条收文的分发要严格按批抄范围进行。时限必须于半日内分发到各有关部门。第四十四条各部门承办文、函过程中，凡属部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复来文部门；凡涉及其他部门的事项，要主动会同有关部门协商办理。公文应在两个工作日内处理完毕。第四十五条文件传阅要严格登记手续，随时掌握文件去向。第九章公文的立卷、归档和销毁第四十六条具有查考和保存价值的公文办完后，由拟文单位将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。个人不得保存应该归档的文件材料。第四十七条公文归档，应根据其内容特点、时间及保存价值分类整理立卷，要保证归档文件材料的齐全、完整，能够体现公司的主要工作情况。公司级文件应由行政整理、归档。第四十八条归档的案卷应按照有关规定确定保管期限，即第8页共9页8永久、长期、短期。立卷的公文，由立卷单位交行政备案。第四十九条没有存档价值和存查必要的公文资料，经鉴别后登记造册由主管领导批准，拟文单位负责予以销毁。销毁秘密公文按照公司《文件控制程序处理》。第十章附则第五十条本条例自公布之日起施行。公司以往的有关公文处理的规定，凡与本条例不一致的，以本条例为准。第五十一条公文中涉及的档案销毁、公司收发文登记、文件签发审批按照公司《文件控制程序》执行；第五十二条本条例自发布之日起执行，最终解释权属。。。第9页共9页9