公章管理制度

编号：HNTY-XZ-02-005公章管理规定第一条：目的：为了加强公司各类、各种公章的管理，便于公章的刻制、使用、销毁等各环节的工作，减少和避免因公章疏于管理给公司造成的损失，特制定本规定。第二条：适用范围：本规定适用于公司内所有在公章的刻制、使用、保管、销毁中负有责任的部门及个人；适用于对公司将产生权利、义务的设立、变更、解除作用的所有印章；适用于公章的刻制、留档、保管、备案、使用、销毁全过程。第三条：定义：本规定中所称公章，是指以公司的名义经正常申报后统一刻制和销毁，在公司内予以保管，对各种文件加盖后将对公司产生民事权利和民事义务的设立、变更、解除作用的公司印章、公司法定代表人名章、授权委托代理人名章、各分公司和项目部印章、公司内各部门印章、涉及技术内容的印章、专门用途印章等。第四条：公章等级：根据公章重要程度和使用分类，分为以下三级：Ａ级：公司公章；法定代表人名章；财务结算专用章；合同专用章。Ｂ级：各分公司和项目部印章；公司内各部门印章；授权委托代理人名章；工会章；涉及技术、品质确认内容的专用章。Ｃ级：对文件、原辅料、其他物资的收发章；日常生产、检验用章；在公司内使用的印章等。第五条：公章刻制：1、由公章使用人以《书面请示书》形式向总经理请求刻制。2、总经理批准后转行政办公室向有资格刻制的单位统一刻制，其中需要向公安、工商、银行等申请并备案的由行政办公室办理。第六条：公章留档和备案：1、公章刻制完成后，由行政办公室在印章登记册上登记，包括刻制时间、刻制经办人、公章全称、使用期限、使用范围、保管责任人等。2、在将公章交付保管责任人之前，行政办公室须在公章预留印鉴上第一次加盖，以区别于伪造、仿制、冒用行为。3、Ａ级印章除以上登记、预留印鉴程序外，还须向公安、工商、银行等有关部门进行备案。第七条：公章保管：1、公章一律存放于公司内。其中Ａ级公章存放于保险柜内；对于Ｂ级、Ｃ级公章，有保险柜的部门存放于内，没有的，存放在办公桌抽屉中并须加锁。2、公章保管人为公章责任人，要与公司签定《公章保管责任书》。对公章的使用负有首要责任。3、因事由特殊必须将公章带离公司的，须符合下列条件：①、Ａ级公章带出必须经总经理特别批准；其他公章带出必须经该分公司或该部门负责人特别批准；②、要有两人以上监管和控制，其中一人是领导干部；③、使用完毕后须立即带回公司并不得晚于１８：００前收入保管处。第八条：公章丢失：按以下程序办理：1、由丢失责任人以《书面请示书》形式向总经理报告。写明丢失时间、原因、可能去向、自己应负的责任和建议处罚程度，公章使用范围和可能对公司造成各种权利、义务上的损失等。2、按本规定第五、六、七条进行重新刻制：留档、备案和保管。3、Ａ级公章须向有关部门重新备案，并在公章丢失后三日内由行政办公室办理在报刊上刊登原章作废和启用新章的声明。4、由总经理决定对责任人进行处罚。5、需要向业务关联单位通报的，在公章丢失后三日内由行政办公室备案，公章保管责任人负责进行。第九条：公章损毁：1、由保管责任人以《书面请示书》形式向总经理请示报告，写明损毁时间、原因、公章使用范围。2、重新刻制程序和对责任人的处罚执行上一条规定中第1、2、4项。第十条：公章使用：1、加盖Ａ、Ｂ级公章须进行登记。登记册保留于公章责任人处。登记项目包括盖章时间；加盖公章文件名、份数、用途内容摘要；经办人；文件传递对方全称等。2、盖章由保管责任人在盖章申请人在场情况下加盖，之后立即收回存放处。3、经常性、常规的公章加盖，可由公章使用人列出详细资料并经有批准权的人批准后随时加盖。如：税务报表、向上级主管部门的报表、经批准后的支票签出等。非经常性、常规的公章加盖，须经以下程序：4、Ａ级公章加盖确认程序：①、盖章申请人填写《书面请示书》；②、对需盖章文件报本部门负责人确认；③、非日常、常规业务范围的报公司法律顾问审核；④、报总经理确认批准；⑤、由公章保管责任人进行登记并加盖。5、B级公章加盖确认程序：①、盖章申请人将需盖章文件进行确认。②、报本部门负责人审核、批准。③、由责任人进行登记并加盖。5、C级公章加盖确认程序：由公章责任人自行确认、登记并加盖。第十一条：公章销毁：1、由责任人以《书面请求书》形式向总经理报告，写明销毁时间、原因、公章使用范围等。2、由行政部统一在两人以上监控下彻底销毁并登记。3、需办理登报作废或需向业务关联单位通报的执行第八条第3、5项规定。第十二条：违反本规定的责任：1、对于违反以上各项规定的，有关人员、主管部门领导均有权责令其改正和执行（或提出建议）相应处罚措施。2、严重违反本规定给公司造成一定损害时，给予责任人行政、经济处罚。第十三条：行政和经济处罚措施：1、行政处罚：警告；书面检讨；降职；降薪、开除（解除劳动关系）。2、经济处罚：罚款100—1000元，免奖，对损失予以赔偿或部分赔偿。第十三条：本规定附件包括：《书面请示书》、《公章级别一览表》、《公司印章留存表》，有关原公章作废或启用新章《声明》、《盖章登记簿》、《公章保管责任书》等与正文具有同等效力。第十四条：本规定自动列入公司规章制度序列中。第十五条：本规定自总经理签发日起生效。以前规定中与此冲突的以本规定为准。《公章管理规定》附表1书面请示书请示人：河北汇能天缘节能服务有限公司部。No请示时间：200年月日；希望回复时间：200年月日之前。部门负责人意见：，签字：，200年月日。原因陈述及本人见解：请示内容：审批意见：□同意；□保留；□否认；□修改后同意，其修改意见：。审批人签字：时间：200年月日审批人：□总经理；□副总经理；□其他：部。备注：1、须严格按照公司规章制度中记载的程序、级别向有批准权的递交。2、有关协商内容，由审批人决定是否征询其意见。3、批准一经作出，不管执行人如何理解，都必须严格按照执行。4、被批准事项完成后，本表交行政办公室存档。《公章管理规定》附表2公章级别一览表A级公章：公司全称章；法定代表人名章（总经理名章）；结算专用章；合同专用章；其它需向有关部门备案章。以上印章对公司权利义务的设立、变更、解除起决定性作用。B级公章：各分公司和部门全称章；由公司保管并对公司权利义务设立、变更、解除产生作用的有关劳动、技术、安全、设备、保卫等专用章；对整批货物或加工物验收起证明作用的有关品质、技术、验收、检验章；授权委托代理人名章。以上印章对公司权利、义务的设立、变更、解除起重要作用。C级公章：文件收发章；原辅材料收发章；成品出入库章；物资收发章；日常生产、检验用章；公司内部使用章。以上印章对公司权利义务的设立、变更、解除起一般作用。《公章管理规定》附表3公司印章留存表印鉴全称：预留印鉴：刻制时间：200年月日刻制经办人：保管部门：河北汇能天缘节能服务有限公司部保管人：主要应用范围：使用期限：自200年月日起至200年月日止。销毁时间：于200年月日销毁。销毁参加人：；。原因是：□过期；□损坏；□丢失；□更新；□用途终止；□其他：。备注：1、销毁时须经过总经理批准。2、销毁时由行政办公室统一进行并备案。《公章管理规定》附表4声明因原因，本公司原章（原章全名）现声明作废。自200年月日起启用新章（新章全名），请予注意。特此声明。河北汇能天缘节能服务有限公司200年月日《公章管理规定》附表5盖章登记簿盖章时间文件名称份数摘要说明用章人盖章人《公章管理规定》附表6公章保管责任书一、保管人（责任人）：。部门：河北汇能天缘节能服务有限公司部。二、被保管章全称：。三、保管时间：自200年月日起至：□200年月日止；□无限期至交回日止。四、保管人责任：1、严格执行《公章管理规定》。在固定地点保存。采取必要措施对公章进行妥善保管。防止出现公章丢失、损毁、被盗、不当使用等情况或事件的发生。2、用章前，要取得有关领导的批准。批准人在《公章管理规定》中已明示。3、用章中，由保管人加盖，并在《盖章登记簿》上进行登记；保管人须全过程在场。4、用章后，须及时收回存放处。所用章文件，应留复印件一份。因盖章有误而造成的作废文稿须立即销毁。5、本责任书与保管人保管公章期间同时生效和废止。公章保管人：200年月日