制度体系之农行 - 软件开发中心技术档案管理办法

制度体系之农行-软件开发中心技术档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了规范中国农业银行软件开发中心（以下简称本中心）技术档案的收集、整理、移交、保管、利用、销毁管理工作，适应项目开发和管理的需要，提高技术档案管理水平，有效地保护技术档案资源，促进本中心技术档案信息资源的开发和利用，根据《中国农业银行档案管理办法（试行）》及相关规定，结合本中心实际情况，特制定本办法。第二条本办法中所称的技术档案，是指本中心在项目开发、生产系统运行维护和其他各项技术工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等以不同载体形式留存的历史记录。第三条本办法中所管辖的技术档案范围仅指技术类文档和与技术相关的管理类文档。对于技术档案之外的档案管理，按相关管理制度执行，不在本管理办法管辖范围内。第四条本办法适用于中国农业银行软件开发中心及下属各分中心。第二章管理机构及职责第五条本中心技术档案管理部门是质量管理部。质量管理部下设技术档案管理组，配备专职的综合技术档案管理人员，负责相应的技术档案管理工作。各部门应指定技术档案负责人，配合综合技术档案管理员完成技术档案管理相关工作。各部门技术档案负责人如有变动，应及时通报技术档案管理部门。第六条技术档案管理部门职责是：（一）遵守国家技术档案管理相关法律、法规，制定并组织贯彻执行技术档案管理制度；（二）负责各部门移交的技术档案材料的验收、整编、入库管理；（三）负责组织各类技术档案材料归档质量验收、考核工作；（四）负责各类技术档案材料的中心内借阅管理；（五）负责各类技术档案的鉴别销毁管理；（六）负责行内其它部门或外单位对中心技术档案的查阅工作；（七）负责指导中心内各部门做好技术档案管理工作。第七条本中心其它部门应按照本管理办法要求配合技术档案管理部门做好技术档案管理相关工作，完成本部门技术档案的收集、整理和移交工作。第八条技术档案管理组组长职责是：（一）负责组织制定技术档案管理制度，并组织贯彻执行；（二）负责组织协调本中心技术档案管理工作；（三）负责组织技术档案归档质量评价和考核工作；（四）负责中心外单位对技术档案的查阅管理工作；（五）负责组织技术档案的鉴别销毁工作。第九条综合技术档案管理员职责是：（一）负责本中心内各类技术档案的验收、整编、保管、登记和借阅管理工作；（二）定期对需作废或销毁的技术档案提出作废销毁申请。（三）协助技术档案管理组组长做好技术档案管理相关工作。第十条各部门技术档案负责人职责是：（一）依据本部门制定的制度办法和工作计划进行技术档案的收集和质量审核；（二）完成本部门收集的技术档案的整理和移交工作；（三）协助其它部门做好与本部门相关技术档案的收集和质量审核工作；（四）参加技术档案管理部门组织的培训和交流活动；（五）协助本部门负责人组织技术档案管理制度培训，传达技术档案管理信息，代表本部门就技术档案归档和利用问题与技术档案管理人员进行沟通和协调。第三章技术档案分类第十一条技术档案的分类可参见《软件开发中心技术档案分类借阅规定》〔附件一〕。第四章技术档案产生第十二条技术档案的产生和具体要求由技术档案的编撰、制作部门做出规定并进行审核监督。第十三条各部门应会同技术档案管理部门一起对本部门制订的技术类管理办法、制度规范、工作手册等正式文件进行修订，增加单独的技术档案章节，在此章节中应对产生的技术档案明细、技术档案种类、格式、要求、归档时间、保管期限等作出具体规定。各部门新制订的管理办法、制度规范、工作手册等正式文件也应包含此章节。第十四条各部门也可在部门年度工作计划中说明本部门年内将产生的技术档案。第十五条各部门学习、考察、培训、参加会议时获取的材料和外购资料、书籍中与技术相关的纸质、电子材料也应统一纳入技术档案管理。第五章技术档案收集第十六条各部门技术档案负责人负责本部门技术文档的收集积累，收集过程中应及时登记。技术档案管理组在每年年末以年度为单位向各部门征询意见，修订技术档案类别和下一年的技术档案收集清单，作为来年技术档案收集的参考。各部门应按照技术档案管理组下发的收集清单及相关要求及时提请归档。第十七条技术档案管理部门负责根据实际需要向各部门提出归档请求。各部门应按照要求积极配合技术档案管理部门做好技术档案的收集、整理和移交工作。第十八条各部门参加各类科技成果鉴定和评奖活动时，应在活动结束后一个月内向技术档案管理部门提供参与鉴定项目最终版本的技术档案材料及获奖材料、证书等。各部门应保证提供材料的正确性和完整性。第十九条各部门日常工作中产生的计划外技术档案应及时主动的收集、整理并移交给技术档案管理部门。第二十条复印、传真的文件材料或其它载体材料的复制件，原则上不属于正式的归档材料，仅作为参考资料由技术档案管理部门保管。各部门应尽量收集文件的原始版本作为归档材料。第二十一条对于生成频度较高而周期不固定的技术档案，各部门应在技术档案产生过程中按照档案生成的时间依次编制流水号，确保档案在内部保管和移交过程中没有遗失错漏。第二十二条电子技术档案的收集要求：（一）对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时收集归档；（二）采用文字处理技术形成的电子文本文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；（三）特别重要的文件，需保存历次修改稿时，每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件；（四）文字型电子文件以各种OFFICE文档格式、TXT、XML为通用文件格式。各部门应尽量提交可复制粘贴的文档以便于利用；（五）使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集；（六）图像电子文件以JPEG或GIF为通用文件格式；（七）用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件；（八）音频电子文件以MP3为通用文件格式；（九）其他格式的文件应连同对应的浏览软件一并收集。第二十三条技术档案材料的收集、整理及移交工作流程，参见《软件开发中心技术档案管理工作流程图》〔附件二〕。第六章技术档案整理第二十四条各部门技术档案负责人在接收各类载体的技术材料后，应按照相关材料的要求对接收材料的标识、质量和内容进行验收核对，并登记《软件开发中心技术档案材料移交清单》〔附件三〕。第二十五条综合技术档案管理员在收到各部门技术档案负责人移交的技术档案后，依据技术档案移交清单逐一核对，并按其基本条件进行检测，其内容包括：纸质技术档案的完整性、有效性；电子技术档案硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式是否符合规范、有无受到计算机病毒感染。对于不符合规定的应退回各部门技术档案负责人重新整理。第二十六条为提高技术档案管理的电子化水平，当正式文件是纸质材料的时候，技术档案管理部门应采用扫描等方式制作纸质技术档案的电子版。与正式文件定稿内容相同的电子文件也应归档，同时在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。第二十七条综合技术档案管理员应及时对接收的纸质技术档案材料进行分类、排列编号、组卷整理、编写案卷题名、装订等整编工作。对电子技术档案进行分类、排列编号、编制归档文件目录等相应的整编工作。移交清单应另行归档备查。第二十八条涉密电子文件应单独存储在可靠的脱机载体上，并做好相应的标识。第二十九条整编后的技术档案应及时入库，并编制检索卡、归档文件目录、全引目录以便于检索。第三十条纸质技术档案的整编时间一般不超过两周。为了不影响技术档案的借阅，无特殊情况，电子技术档案的整编时间不超过一周。第七章技术档案保管第三十一条综合技术档案管理人员应按照技术档案管理要求做好技术档案库房的管理工作。妥善保管好入库的技术档案资料，保证账物相符，便于查找。第三十二条纸质技术档案在保管存放时应满足下列要求：（一）技术档案存放必须有专门的房间，做到专房专用；（二）技术档案库房和存放技术档案的密集柜必须坚固，库房的布置应方便技术档案调阅和管理；（三）技术档案库房应符合防火、防盗、防鼠、防虫蛀、防潮、防尘、防高温、防强光、防霉变的安全要求；（四）技术档案摆放要整齐、有序，密集柜上应有标识，便于查找；（五）作废或待作废的技术档案应与有效的技术档案进行严格的隔离；（六）每月应定期清扫技术档案库房和技术档案上沉积的灰尘，保持技术档案库房和技术档案的清洁；（七）严禁在技术档案工作间和技术档案库房内吸烟，技术档案人员应检查技术档案工作间和技术档案库房的电源、门窗等，保证技术档案的安全。第三十三条电子技术档案应存放在专用的文档服务器上。文档服务器目录按《软件开发中心技术档案分类借阅规定》〔附件一〕中设定的分类进行设置。文档服务器仅能由技术档案管理组成员访问。第三十四条技术档案管理员应每周周末对文档服务器上的更新内容进行备份，每年年末对文档服务器上的所有内容进行全量备份。每年年末的全量备份应一式两份，一份由软开保存，另一份异地保存。所有备份介质应永久保存。第三十五条由于电子技术档案和备份介质的特殊性，除需要满足纸质技术档案的保存要求外，还需要另外满足：（一）文档服务器应安装网络防火墙、病毒防火墙和查杀毒软件。每月定期对整个服务器作查杀毒处理；（二）备份光盘不得擦、划、触摸记录涂层，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射盘片；（三）备份光盘应放置在光盘盒中，注意防震、防尘、防光、防潮、防火、远离热源和强磁场，并与有害气体隔离；（四）电子文件库房应保持整洁和良好通风，一般环境温度选定范围14℃～24℃，相对湿度选定范围45%～60%。第三十六条电子技术档案的保管期限应在十五年以上，纸质技术档案的保管期限按档案具体情况另行规定。第三十七条技术档案人员应定期对技术档案库房存放的纸质技术档案和光盘等进行整理，必要时应进行倒库，保证技术档案库存空间合理利用。技术档案库应至少保证2－3年的技术档案存放空间。第三十八条技术档案借阅人员应保管好在用技术档案，保证不丢失、不损坏，不对借阅的纸质技术档案进行划改和批注。第三十九条个人或部门严禁擅自更改或销毁技术档案。第八章技术档案利用第四十条技术档案利用是指对技术档案的阅览、复制和摘录。第四十一条技术档案管理部门将技术档案清单和技术档案指定缺省的发布权限和范围公告各部门，并以此作为发布和借阅的管理依据。各部门可在移交时针对具体档案情况提出发布权限和范围的修改意见，并书面告知技术档案管理部门，此时将以修改后的发布权限和范围作为发布和借阅管理依据。第四十二条技术档案管理部门应每月公布一次新入库技术档案清单，注明开放级别、借阅权限，并将清单通过多种渠道发布，供员工查阅。第四十三条关于技术档案借阅权限规定，参见《软件开发中心技术档案分类借阅规定》〔附件一〕。第四十四条中心内员工借阅超出权限的技术档案时，应由技术档案管理部门负责人或中心总经理批准。第四十五条对外交往与合作中需提供中心技术档案的，原则上只提供纸质文档或电子文档的打印版本，并应获得中心总经理的批准。第四十六条纸质技术档案原则上只提供电子版或扫描版的查询借阅。如需查询原件影由技术档案管理部门领导审批后方可查询，并在档案管理室内阅读。如确需带离技术档案管理部门的应获得中心总经理的批准。第四十七条借阅人员借阅或拷贝相应的技术档案时，应填写《软件开发中心技术档案查询/借阅申请单》〔附件四〕，技术档案管理员依据借阅申请及时调出技术档案，并办理借阅手续。第四十八条纸质技术档案的借阅期限为一个月，确因工作需要延长技术档案使用期限，应办理续借手续，但最多只可续借一次。续借时按正常借阅流程办理。第四十九条借阅的电子技术档案有效期为一个月，过期自动失效。借阅人在有效期内需关注档案部门发布的技术档案清单，确保使用的电子技术档案为最新版本的技术档案。第五十条技术档案更新后，技术档案管理部门应及时向借阅人发出技术档案更新通知。借阅人应及时向技术档案管理部门申请借阅最新版本。第五十一条未经允许，员工和技术