办公室管理办法

办公室管理办法一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，制定本办法。二、办公室主任对办公室管理负有直接的责任。三、本办法所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、报刊及邮发管理等。办公室主任岗位职责主持公司办公室全面工作，贯彻执行公司总经理办公会等重要会议的有关决定和决议，并对总经理负责。一、负责拟订公司办公室工作计划，并实施；做好整体工作的把握和布置。二、负责制定公司各项规章制度，并组织落实。三、负责草拟，审核各类文件和应用文稿，负责接待、联络、公关、宣传等工作。四、负责安排各种会议并做好记录，编写会议纪要和决议。五、协助总经理处理日常事务，做到上传下达，并代表总经理协调调度各部门工作。六、组织制定、执行、监督人事管理制度，按公司人员需求情况并实施人员调配方案，促进人员优化配置，保持员工队伍的稳定，确保公司各项工作的顺利开展。七、协助上级完成对员工的绩效考核，办理好公司用工、退工、保险、福利等相关事项。管理好各类员工工资等人事信息资料。八、负责组织有益的文化活动，搞好企业文化建设。九、研究本公司的规章制度，借鉴其他公司的先进管理经验，做好本公司的制度建设工作。十、及时与各部门沟通交流，做好部门间的协调工作。十一、负责公司各职能办公室费用的支出管理。十二、负责管理好公司公章的使用和审核盖章工作。十三、负责公司工作人员用车的调度。十四、做好办公环境的秩序维护和环境的卫生管理。十五、及时完成公司领导交办的其他工作。司机的岗位职责一、按时上班，无出车任务应在办公室值班，积极参加业务学习，服从调动、听从指挥，出车期间少谈与本职工作无关的话题。二、及时、准确、安全的按规定的行车路线驾驶好车辆，并完成各项接送任务。三、负责车辆的养护和简易维修，妥善保护随车必须携带的工具与证件。四、经常对车辆进行全面检查，及时排除各类故障，保证随时派工随时出车。五、严格遵守交通法则，确保行车安全。六、遵守纪律，对未经领导同意或未办理用车要求，应予拒绝，对违反交通法或不合理的用车申请，应予拒绝。七、不准擅自动用车辆去办私事，接送途中不准搭载与工作无关的人。八、保持信息畅通，保证每天24小时有可靠的联系方式。九、及时做好用油台帐的建立，并及时向主管领导汇报。十、负责公司车辆的年检、保险、违章处理等事宜。十一、及时完成公司领导交代的其他事项。行政办公管理制度1、文件由办公室拟稿，总经理审核签发。业务文件由有关部门拟稿，分管领导审核、签发。属于机密文件，核稿人应该注“机密”字样，并确定保送范围，由专人印刷、报送。2、已签发的文件由办公室登记，按不同类别编号后，发送给相关人员，并存档一份。3、外部文件由办公室负责签收，于接件当日填写阅办单，报总经理批示，并按要求送达有关部门。属急件的应在接件后1小时内报送。4、文件阅办部门或个人。对有阅办时限要求的文件应在要求时限内阅办完毕，超出规定的，应作出说明。5、公司公文的打印工作由办公室负责。办公室应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。6、严禁擅自为私人打印、复印材料。7、办公用品必须先申报后购买。每月月底前由各部门负责人将该部门所需购买的办公用品报办公室，办公室制定预算清单，经总经理审核签字后统一购买，建立台帐后方可领用，未经批准擅自购买的一律不予报销。8、办公用品采购和管理应做到物品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当、帐物相符。9、员工离职时返还所有的办公用品，如核对有误的财务室应酌情扣除费用。公司经营管理机密保密制度1、为确保公司经营管理的安全，切实实现对市场的主动把握，公司全体员工必须充分意识到公司经营管理机密的重要性，自觉维护公司利益。2、凡公司因经营管理形成的各类文书文件、规章制度、资料、计划、种类合同、财务凭证、报表、工资、福利、费用、审价资料、招投标文件、电子文件以及与关联单位之间的来函等，皆属于公司内部经营管理机密。3、对公司内部的经营管理机密，非经公司班子研究批准和业务需要不得复印复制，任何人均不得向公司以外人员和单位传播泄露。4、对泄露公司机密的人员，对其进行纪律处分直至追究法律责任。造成损失的，公司有权对其提出索赔。5、未经总经理批准，公司员工不得擅自索要、查阅公司机密文档资料。办公室每年应定期对公司保密规定工作进行检查，针对管理漏洞提出改进并将检查情况向总经理汇报。公司车辆管理规定为加强对公司车辆使用情况的监督和控制，明确管理责任，现制定车辆管理规定。一、车辆日常管理（一）、公司车辆归办公室统一调度管理，办公室主任负责公司车辆的调配监督和管理。各部门申请用车，由部门负责人先向办公室申请，说明用车事由、地点、时间，办公室根据需要统筹安排用车，车辆外出一律填写，《出车或物流配送通知单》，驾驶员日常出车填写《公司派车单》。办公室主任应会同财务部做好车辆保险、季审、年审等各项车辆管理工作，建立车辆管理台帐。（二）、车辆使用按先上级，后下级，先急事，后一般事，先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。各部门在相近或相同区域办事可以一起出车。（三）、凡驾驶公司车辆的专职驾驶员，必须持有驾驶证并具备两年以上驾龄，驾驶员个人档案存办公室备查。（四）、未经公司领导批准，车辆不得外借或交与他人驾驶，一经发现，将对出借人处以200元的罚款，如造成车辆损坏或发生事故的，由出借人承担相应的损失和责任。如因需要，公司内部人员因私借用公司车辆外出，须向办公室提出书面申请，经公司领导同意后方可借用，私人用车所涉及费用（包括津贴费、通行费、车辆损坏的维修费用等）皆由用车人负责承担。（五）、因业务关系外单位借车，由经办部门提出书面申请，写明借车单位，用车时间和目的地，经董事长审核签署同意后方可借出。（六）、公司车辆只能用于公司的日常事务，严禁公车私用。因公车私用发生车辆盗窃、违章、恶性人为刮擦、交通事故、油耗等问题，一切责任由用车人负全责。用车人出车必须认真填写出车记录或持有派车单。公车私用一经发现，将视其情节轻重，对用车人处以200元的罚款，因私自用车所造成的一切后果和损失由用车人自行承担。（七）、因违章停车、违章驾驶导致的处罚、赔偿等责任，由用车人承担。若发生交通事故，驾驶员必须及时向交警、保险等相关部门报案，分清责任。若驾驶员酒后驾车发生事故的，由本人负全责。由于不可抗拒因素或特殊原因造成的事故由公司酌情研究处理。（八）、非上班时间车辆必须停放在公司，驾驶员要采取必要的防盗措施。（九）、车辆的油耗控制车辆用油必须到公司指定的加油站加油，驾驶员凭油卡加油，加油费用与加油数量必须相符。（十）、车辆的外观和清洁体现了企业的形象，驾驶员应对此高度重视，办公室主任是车辆外观和清洁的监督人，应定期对车辆的外观和清洁度进行检查，车辆由驾驶员负责清洗。车辆应经常进行清洗，随时保持车内外的清洁，不得有异味。涉及车辆清洗内饰、打蜡等保养项目，需向办公室主任申请，董事长同意方可进行。（十一）、每月月底前办公室主任需对车辆的车况、出车记录、油耗、维修情况进行检查。二、车辆维修管理（一）、本公司车辆维修应坚持确保车辆运行和做到厉行节约的原则上，实行统一管理，定点维修。（二）、公司车辆定点维修厂家必须是具备国家相关资质并在国家登记注册的，并经总经理或董事长审批同意在其进行车辆维修的单位。公司与其签订维修合同，按合同规定维修车辆，合同为一年一签，合同期满后，由办公室主任上报公司，公司根据其上年与公司的合作情况，由总经理决定是否续签。（三）、办公室主任要加强对所管理、使用车辆的保养与维护，经常检测各项性能，及时反应存在的问题，并及时维修，确保车辆完好。（四）车辆维修及故障保修程序：1、驾驶员提出修车和保养申请，并填写《车辆维修申请单》；2、由办公室主任安排将车辆送到指定维修点检测车辆故障原因；3、维修厂家出具车辆故障原因、维修方案和维修费用的书面报告，由驾驶员根据该报告详细填写维修方案和维修费用；4、由办公室主任签字确认；5、总经理、董事长审批同意；6、，持《车辆维修审批单》到定点维修厂维修；7、车辆修理完毕，经验收合格后，驾驶员应对修理所用材料、工时费等在验车单上予以签字确认。（五）、维修费用管理1、车辆维修费用：其维修单价严格执行招标所定标准，每次维修单价必须经过办公室主任审核签字。2、费用报销程序：所有车辆维修费用，坚持每月月底统一结算的方式，月底由定点维修厂家提供当月车辆维修的相关单据和正式发票，由办公室主任仔细核实并按公司财务报销制度审批报销。3、由办公室主任做好公司车辆维修台帐，并统计维修费用。（六）、外出车辆发生故障或事故，经公司主要领导同意后，可以就近维修，但仅以恢复车辆运行为限，并由用车人自行报销维修费用，同时上报办公室主任备案。三、其他事项公司新购车辆按固定资料采购程序审批办理，同时由办公室主任提出车辆使用及维修等方案，后经经营管理层审批。