办公管理制度

江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第1页共25页办公室制度管理规定第一章总则第一条为规范部门的管理，做到有章可依，增强部门的文件化建设，特制订本制度。第二条本制度适用于集团公司办公室。第二章具体规定第三条部门制度制定的程序：部门工作所需――责任人拟定初稿――部门讨论――部门领导审核定稿――公司审核颁发。第四条部门制度制定的原则：（一）以公司相关制度原则为前提拟定本部门制度，若出现与公司制度相冲突的条款则以公司制度为准。（二）拟定制度须客观、公正、科学，保证制度的严谨性和实用性。（三）制度的格式、编号等符合公司制度管理部门的相关要求。（四）尽可能保持与前期制度的兼容性，并考虑到后期制度的拓展性。（五）制度的总体思想须保持与公司高层管理思想的高度统一，一些关键性条款还须当面征求高层领导的意见和认同。第五条部门制度管理的相关要求：（一）制度颁发后要在部门内积极贯彻、落实，涉及到其他部门的还须及时发放到位，并做好沟通和协调工作，保证制度的有效落实。（二）制度无论是书面形式还是电子形式，发放、借阅、保存等都须严格按照档案管理要求管理，以保证制度的保密性和严肃性。（三）随着部门的发展及工作流程的调整，需要调整的制度条款要及时修订，以保证制度的有效性和适用性。第三章附则第六条本制度解释权、监督执行权归办公室。第七条本制度自颁布之日起正式执行，前期相关规定自行废止。江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第2页共25页办公室矩阵式管理制度第一章总则第一条为了响应集团公司矩阵式管理思想，结合办公室事务，特制定本制度。第二条本制度适用于集团公司各部门及各子（分）公司办公室。第二章具体细则第三条办公室矩阵式管理相关事务（一）公关工作。包括公关接待工作、礼（赠）品管理制度、相关公关工作要求；（具体操作请见《公关管理制度》）（二）档案工作。包括文件管理工作、档案管理、运行工作；（具体操作请见《发文管理制度》、《收文管理制度》、《档案管理制度》、《档案运行管理制度》）（三）法务工作。各子（分）公司分设一名法务人员，集团法务人员对其进行定期培训并不断对相关法律进行考核。（具体请见《法务管理制度》）（四）信息、资料反馈。办公室经常需要各部门、各子（分）公司反馈的一些资料，第四条具体考评标准序号公司名录企管办员工的稳定性(15)文件格式是否按标准执行（10）对集团办公室所需资料反馈速度(15)接待是否按集团公司下发的标准执行(15)礼品管理是否按集团公司标准(15)法务人员基本法律知识的培训考核(10)《合同管理办法》执行情况，是否按照规定程序进行合同管理(10)诉讼法律事务的及时反馈情况(10)得分以上标准会根据每月办公室工作重点进行相应变更，办公室将会及时通知。第五条考核办法（一）办公室每月安排人员到一部分子（分）公司进行实地检查。（二）各子（分）公司针对以上标准进行自检并于月末18日前反馈至集团公司办公室。（三）当月未检查到的公司，考核主要是由各子（分）公司自检加上实际能了解到的情况。（四）办公室每月对各子（分）公司进行各项考核并汇总，分深加工和屠宰两个系统进行排名，并在月会上进行通报。第三章附则第六条本制度解释权、监督权归办公室。第七条本制度自颁布之日起生效。江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第3页共25页办公纪律管理办法第一章总则第一条为了提高办公效率、维持良好的办公秩序，特制定本条例。第二条本条例适用于雨润集团办公室各科室办公人员，各下属分公司参照执行。第二章工作要求第三条爱岗敬业，保持积极的工作状态，认真负责地完成本职工作和领导布置的工作任务。（一）员工须服从领导安排；（二）对工作范围内的事务尽职尽责，对个人能力范围内的工作行为须负全部责任；（三）承诺或会议任务应按期完成；第四条保持良好的工作秩序，树立良好的工作形象。（一）工作时间不大声喧哗、不唱歌、不打闹嬉戏；（二）上班时间不得穿背心、短裤、拖鞋；男职员不得蓄长发、留胡须；女职员必须化淡妆；第五条认真履行保密义务，做好保密工作。（一）严格遵守公司规章制度，做到不该去的地方不去，不该问的问题不问，不该说的不说；（二）未经同意，任何人不得乱翻别人桌上的文件、物品；（三）办公室无人时，须锁好门窗。离开办公地点时应将桌面上文件收起放好，并将电脑处于锁定或其他状态。第六条注意办公环境卫生，养成良好工作习惯。（一）厂区内不准随地吐痰或乱扔杂物；（二）厂区或者库区不准吸烟；（三）办公场所注意讲究卫生，保持良好的工作环境，做到办公场所无蚊蝇、无灰尘。第七条爱护公司财物，养成勤俭节约的良好习惯，提高成本意识。（一）不浪费水、电、纸等资源和办公易耗品；（二）按照相关要求使用办公用品或车间设备；（三）爱护公司财务，不损坏公司财物。江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第4页共25页第八条礼貌待人、文明用语，树立良好个人形象。第九条爱岗敬业，严肃工作纪律，上班期间不做与本职工作无关的事。（一）不窜岗、闲聊、吃零食、唱歌、谈论（包括利用电话谈论）或政治与工作无关的事；（二）不看报纸、杂志等与工作无关的资料；（三）不会见朋友、亲属等与工作无关的人员；（四）接听私人电话应尽量控制在3分钟内；（五）上班时间内不偷懒睡觉。第三章附则第十条本规定执行监督权和解释权归办公室。第十一条本规定自颁发之日起生效。江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第5页共25页电话管理规定第一章总则第一条为规范公司电话的使用和管理，特制定本规定。第二条本规定适用于集团公司各部门电话的使用管理，下属各子（分）公司参照执行。第二章电话使用基本要求第三条使用电话时要轻拿轻放。第四条电话应保持洁净无灰尘，话筒应定期用酒精消毒。第五条任何人员在利用电话进行交谈时应有强烈的保密意识，不得与无关人员谈论公司事务，不得在无关人员在场的情况下讨论涉及公司秘密的事项。第六条总机接线员应经常检查电脑话务员的工作状态，发现电话锁定应及时消除，发现不能处理的故障应及时报告电话维修员和领导，以免影响工作。第七条不利用公司办公电话拨打私人电话；第三章电话接听第八条办公人员接听电话时必须使用礼貌用语，应有较强的随机应变能力；第九条重要电话应做好电话记录工作，将电话接听内容记录并及时传达、回复；第十条语言要求：规范礼貌、简洁耐心；（一）电话接听时说：“您好+单位名称”；电话结束时说“再见！”。（二）对方拨错号码时，不要说“打错了”就马上挂断电话，而应礼貌地说：“我想您拨错号码了”。第十一条时间限制（一）接听电话要及时，一般电话铃响不得超过3声。（二）为防止电话长时间占线，接听电话一般不宜超过3分钟（特殊情况时可适当延长）。（三）经领导批准后接听私人外线一律不得超过3分钟。第十二条领导无暇接听电话或拒绝接听电话时，须灵活处理，其具体程序为：（一）甄别电话，摸清对方身份：“请问您哪里”；（二）了解对方用意：“请问您有什么事需要转告吗？”；江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第6页共25页（三）决定是否由领导接听电话。第十三条若正在接听电话时另外有电话打进来，可礼貌地请通话方销等片刻，先接听另外一个电话，但切忌将接听的电话搁置在一边而忘记接听。第十四条接听电话时，若另外有紧急的事需处理，可先礼貌地请通话方销等片刻；与其他人讲话时，必须将通话听筒捂住，切忌对着话筒大声对别人讲话。第十五条在办公室拨打外线电话或发送传真，使用后及时在《电话使用记录表》（见下表）上登记。外线电话使用记录表日期部门电话号码通话时间通话原因使用人备注第十六条办公室将根据登记情况，在月底进行月结，所产生的费用将通过财务部划拨到各部门。第四章考核办法第十七条拨打、接听电话用语不规范的,扣除责任人奖金5元/次。第十八条上班时间将话筒支起，致使部门间无法联系的，扣除责任人奖金50元/次。第十九条上班时间接听私人电话超过3分钟的，扣除责任人奖金20元/次。第二十条利用公司电话拨打私人电话的，一经发现，扣除责任人该电话实际费用10倍的奖金。第二十一条拨打外线电话未在《外线电话使用记录表》上登记的，一经发现，扣除责任人奖金5元/次。第二十二条若总机出现故障而话务员没有及时报修，从而影响公司正常业务的，扣除责任人奖金20元/次。第五章附则第二十三条本制度解释权归办公室。第二十四条本制度从颁发之日生效。江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第7页共25页会议管理制度第一章总则第一条为有效利用会议，确保会议达到预期的效果，规范会议管理，特制定本制度。第二条本制度适用于集团公司及所属各子（分）公司、部门会议的召开。第二章会议的分类第三条根据会议涉及范围的不同，会议可分为公司级会议、部门级会议、科务会议和班组（小组）会议等。第四条根据会议性质的不同，将会议分为专业会议、专题会议、研讨会等。第五条根据会前计划与否，将会议分为计划内会议和计划外会议。第三章会议计划第六条任何部门应该有计划地召开会议（一）公司级会议计划：1．各部门经理于每月15日前，应将该部门下个月需跨部门召开的所有会议列在《公司级会议计划表》中，报办公室，由办公室根据具体情况统畴安排，并于20日前将安排结果用电子邮件发往各部门。2．各部门在收到办公室发来的会议安排后，应将邮件打印出来，并妥善存档。（二）部门级会议：各部门经理根据本部门具体情况，结合公司级会议的安排，于每月22日前列出本部门会议计划表（如下表），并以电子邮件形式发往本部门各科室。各科室收到邮件后，将会议主题会议要达到的目标会议时间（*月*日*时—*时）会议地点参会部门主持人记录人备注公司级会议计划表江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第8页共25页其打印存档。（三）科务会、班组（小组）会各科室、各班组（小组）负责人根据本科室具体情况，结合部门会议计划，于每月25日前将本科室、本班组（小组）下一个月需要召开的会议，列在《会议计划表-2》上，交部门经理审核批准后，将计划打印存档。第三条对于会议计划表中一些要素的说明：（一）会议要达到的目标：会议的目标必须明确，且能够在较短的时间内被实现。（二）会议参会部门（人员）：参会人员必须与会议讨论内容密切相关，与会议无关或关系不大的人员严禁列入会议计划。（三）主持人：1．公司级会议由总经理或总经理授权的人员主持。2．部门会议由部门主管或其指定负责人主持。3．会议主持人对会议将要讨论的问题的背景应有充分完善的了解，能够驾驭会议。（四）记录人员：会议应安排较为固定的会议记录人员，记录人员应符合以下要求：1．有较强的反应能力、理解能力和语言组织能力。2．记录速度应能与会议速度保持一致，能够完整记录会议内容。任何会议的召开必须严格按计划进行，未经上级领导同意，任何部门不得擅自变动计划内会议，更不得擅自召开计划外会议。召开公司级计划外会议应先征得办公室的同意；召开公司级以下计划外会议应征得部门负责人同意。第四章会前准备第四条会前的通知工作：（一）会前会议组织部门应以电子邮件、电话等适当形式通知参会人员会议的开会时会议主题会议要达到的目标会议时间（*月*日*时—*时）会议地点参会人员主持人记录人备注会议计划表-2江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第9页共25页间、地点及应带的材料。（二）对于计划有变动的：1．若召开公司级计划外会议或公司级会议不能按计划召开的，应提前一天通知各相关部门和人员。2．若召开部门级（含以下）计划外会议或部门级（含以下）会议不能按计划召开的，应提前半天通知相关人员。第五条会议材料的准备（一）软件材料的准备：1．会前会议组织部门应广泛收集会议所需材料，并加以分析、整理和汇总。2．若有资料要发放，会议组织部门应事先将其复印好，并于会前一天发放到各参会人员手中。3．会议组织部门应准备好《会议签到薄》。（二）硬件材料的准备：1．会议组织部门应根据参会人员的数量