办公设施维护及检查制度

大理**酒店管理规定：M-FO-007内容：部门办公设施维护及检查制度；部门：前厅部目的：加强办公设备的维护与管理，确保服务工作的正常开展，延长办公设备的使用寿命为保证前厅部办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本规定。本规定所指办公设备主要包括电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、POS机、读卡器、碎纸机、饮水机、移动U盘等固定资产，以及电脑桌(办公桌)、台面、台灯、办公椅、电话机、计算器、文件柜、书柜等物品。一、电脑维护管理(一)计算机的操作规范1、酒店所属电脑，不得随意调换其部件，不得随意删除程序软件及更改文档路径；2、严防电脑病毒感染。定期对杀毒软件升级，并杀毒。外来光盘、移动U盘未经测试不得擅自上机操作。不要随意装入新软件，不安装和使用盗版软件。严禁在计算机中安装、使用游戏软件；3、使用人要负责对机器进行维护和清洁，做好防尘、防潮工作，打扫卫生时抹布应拧干，防止机箱、显示器进水受损；4、电脑上不能放置物品，严禁将易燃易爆、易污染和有磁性的物品及腐蚀性的物品放置电脑旁，使用的回形针、大头针等金属物品应妥善放置，防止掉入机箱内，避免造成事故；5、离开计算机时，应关闭显示器电源；长时间不用计算机时，应关闭计算机。(二)计算机一般故障解决方法1、发现异常情况时，应正确采取应急措施，并及时报告。遇有电脑或网络设备出现故障，应及时申报维修；2、严禁擅自拆机、检修。外来技术人员进行维护工作时，须有酒店信息部人员联同或认可；(三)计算机的保养1、保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触碰屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源；2、不能带电拨插串口鼠标、键盘、打印机，以免造成计算机端口损坏；3、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。二、打印机的维护管理(一)打印机的操作规范1、要坚持节俭原则，视纸张情况重复利用；2、打印时必须按打印机的使用性能及要求进行操作；3、节约能源，不使用打印机的情况下关闭电源；4、打印机卡纸时应先关闭电源，然后按正常程序将纸取出，不得强行扯出；5、注意保持打印机的卫生，加强打印机的维护保养，延长硒鼓使用寿命；6、出现严重或未知故障时，请立刻停止使用，通知维修人员排除故障，严禁私自维修；7、碳粉不足及时通知相关部门添加碳粉。三、扫描仪的维护管理(二)扫描仪的操作规范①使用扫描仪时必须按照扫描仪的使用性能及要求进行操作；②扫描仪仅限用于正常的业务工作，严格管理，严禁挪作它用；③如遇故障需维修，应报告有关负责人，由其安排专人维修；四、复印机的维护管理(一)复印机的操作规范1、外部环境：摆放复印机时，将机器放于干燥处，要远离水源，要保持通风，以降低室内的湿度，可预防卡纸，印件不清楚等问题；2、要坚持节俭原则，严格掌握复印范围和数量；3、酒店各部门需复印文件、资料、报表等，要填写复印登记簿，对复印内容、复印数量、复印人员进行登记。严禁复印与工作、学习无关材料；4、复印时必须按复印机的使用性能及要求进行操作；5、复印前，注意除掉纸张上的钉、针等异物，以免刮伤镜面；6、正确选择纸张规格，注意复印原件的涂改液及污渍弄污复印机；7、节约能源，停止使用复印机时，应按节能键(节电模式)，下班前自觉关闭电源；8、为防止复印机卡纸，禁止使用非复印纸、已皱折或超出复印尺寸的纸；9、复印机卡纸时应先关闭电源，然后打开进纸盒或手送纸盒取出卡纸；10、注意保持复印机的卫生，在每一次复印之后要及时处理复印产生的废纸、脏纸。加强复印机的维护保养，延长使用寿命；11、出现严重或未知故障时，请立刻停止使用，通知维修人员排除故障，严禁私自维修；五、传真机的维护管理(一)传真机的操作规范1、使用传真机时必须按照传真机的使用性能及要求进行操作；2、传真机仅限用于正常的业务工作，严格管理，严禁挪作它用。在使用过程中重视安全保密，防止失泄密和信息丢失；3、收发传真件时必须分别登记、编号，并注明发送和接收的日期、时间、部门(房号)、页数，以及收、发件人的姓名等；4、传真机具有复印功能，但不宜过多地复印稿件以免减少感热记录头寿命；5、不能使用非标准传真纸以免造成器件磨损和影响图文质量；6、发送的稿件不能有硬物(如订书针、大头针、回形针等)以免引起故障；7、稿件上墨迹或胶水未干时不能发送以免污染扫描玻璃影响质量；8、如遇故障需维修，应报告有关负责人，由其安排专人维修；六、其他设备的维护管理(一)电话机1、上班时间禁止拨打、接听私人电话，禁止拨打信息台；2、员工在接听电话时应使用标准礼貌用语；3、电话机应放在平稳的台面上，防止跌落引起故障或损坏；4、要注意防潮，避免水或其它液体进入电话机会造成电话机过热、漏电和故障。5、使用电话时要轻拿轻放，严禁跌摔、猛烈撞击、震动或抛掷电话机。6、不要拆卸或改装电话机。电话机发生故障时，不要擅自拆修，应请专门修理人员检修，自己不要随意打开话筒和电话机后盖，否则可能会造成电话机的损坏、漏电和电路故障。7、定期用酒精擦拭，保持清洁。(二)碎纸机1、由于碎纸机的机器内刀具精密、锐利，因此在日常使用时不能将衣角、领带、头发等卷入进纸口以免造成意外损伤；2、当碎纸桶碎纸过半时应及时进行清除，以免影响机器正常工作；3、不能放入碎布料、塑料、硬金属等物件；4、为了延长机器寿命，每次碎纸量应低于机器规定的最大碎纸量为宜，并且碎纸机不能连续使用超过30分钟；5、碎纸机不能碎光盘、磁盘、信用卡等，请勿擅自放入机器粉碎；6、碎纸过量时，纸自动退出后，需先关电源，拉出过量的纸并清除干净入纸附近的纸屑后方可继续使用；7、在清洁机器外壳时应先切断电源，用软布沾上清洁剂或软性肥皂水轻擦，切勿让溶液进入机器内部，不可使用漂白粉，汽油或稀液刷洗；8、请勿让锋利物碰到外壳，以免影响机器美观。(三)移动U盘1、对部门所属移动U盘进行编号并登记，如需转借，必须登记，登记的内容应包括：设备名称、设备编号、转借时间、归还时间、借出人、借用人等信息。借出的设备在进行登记后，产生的损失由借用人承担，如未进行登记，私自借给他人使用的，由此产生的一切后果由借出人承担；2、禁止在计算机驱动器灯亮时插入、取出移动U盘；3、对外借归还的移动U盘，必须对其进行病毒扫描，防止被感染病毒或木马等恶意程序；4、在工作场所使用移动U盘时，必须妥善保管，在发生丢失、损坏的情况下，必须及时向上级领导反映。(四)饮水机1、饮水机缺水时应关闭电源以免干烧造成饮水机损坏；2、长时间不用应关闭电源；3、请专业技术人员定期清洗饮水机内胆；4、定期清洗更换净水器；(五)POS机1、POS机应放在平稳的台面上，防止跌落引起故障或损坏；2、要注意防潮,避免水或其它液体进入出现故障；3、如遇故障需维修，应报告有关负责人，由其安排专人维修；4、定期清洁(六)总台台面1、台面物品摆放规则，分类装放；2、不得在台面上随意涂画；3、定期清洁，保持台面的干净整洁。七、礼宾部设施维护及检查制度(一)设施维护1、行李车:使用时要仔细小心,提前观察行进路线,不得强行通过狭窄地段,以免损坏行李车。每天由中班人员清除车上手印及其他印记，随时保证行李车处于良好状态；并检查行李车有无损坏，需要维修时及时通知工程部进行修理。当月月底对行李车进行打蜡维护保养。2、轮椅车:要轻推轻放.每天由中班人员清洁，并检查轮椅车有无损坏。每次出借和收回轮椅车都应进行清洁和检查。3、雨伞、伞桶:要轻拿轻放.使用完毕后放回行李房.每天由中班人员清洁，并检查有无损坏。4、伞套机:每周日由中班清洁，并检查有无损坏。5、礼宾柱:要轻拿轻放，使用完毕后放回行李房.每天由中班人员清洁，并检查有无松动、损坏。每周日由中班整体清洁(当月月低对其打蜡保养)。6、打包机:使用完毕后收回原处,不得堆放在行李台上.每周日由中班清洁，并检查有无损坏。7、行李台:不得在台面上涂写,不得在抽屉内摆放与工作无关的用品.各班人员随时清洁(当月月低对行李台打蜡保养)。8、行李架、桌椅：不得在台面上涂写，物品顺序规整，每日由中班人员清洁(当月月低对其打蜡保养)。9、电风扇:使用完毕后及时拔下电源，每周日由中班清洁；10、活动大衣架：衣架、衣物整齐摆法，无灰尘、手印、污迹，每周日由中班清洁(当月月低对其打蜡保养)。(二)检查制度1、行李架：台面无灰尘、污迹，客人行李、办公用品等顺序摆法，不凌乱；2、行李台：行李台无灰尘、污迹，抽屉内办公用品摆放规整；3、行李车：无灰尘、手印、污迹，摆法位置端正；4、雨伞、伞桶、伞套机：摆法位置端正，无灰尘、污迹，雨伞规整；5、轮椅车：无灰尘、污迹，无破损；6、护栏：无灰尘、手印、污迹，无无松动、损坏；7、电风扇：表面、荷叶无灰尘、污迹；8、活动大衣架：无灰尘、手印、污迹，衣架、衣物摆放规整。八、检查制度为保证本规定的有效实行，明确责任、体现奖罚分明的原则，对出现下列情况之一者给予警告，并视情节严重性扣发工资50元以上500元以下：1、故意破坏酒店财物、公共设施者，由责任人照价赔偿江罚款；2、未经允许私自挪用、外借办公设备；3、因工作失误造成办公设备遗失，由责任人负责赔偿并罚款；4、因工作失职延误维修时间，影响到正常办公秩序；5、不按设备操作规程作业，造成设备损坏的，由责任人或责任部门负责维修费用并罚款。6、不按规定对设备进行日常清洁、整理及周围环境整洁；7、离开工作场所，不关闭设备电源者，如：计算机机、复印机、电风扇、照明等；