公司文书管理办法

文书管理办法1目的本办法明确了文书作业的管理职责、工作流程和要求，确保公司文书处理工作的规范化、标准化，提高文书处理工作的效率。2适用范围本办法适用于指导公司的文书制作、传递、批转等工作。3内容3.1文书的形式：3.1.1文书是指在企业内外部运营管理工作中使用的各类文件。包括红头文件、公告、通知、人事令、签呈或立项申请书、报告、会议纪要、传真、函、工作联系单、制度、合同等专用文书。A公告：适用于发布重大事项(如组织调整、员工奖惩等)时使用。B通知：适用于传达公司的指示、决定，要求下级部门办理相关事项等。C人事令：适用于公司内人员任免时使用。D请示/申请：适用于下级部门向上级请求指示、批准时使用，要求上级部门必须给予答复。凡申请事项涉及费用支持且金额在800元以上的，还须填写立项申请书。E报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议等事项。F会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决议事项时使用。G管理制度：是公司管理系统的基本框架，是为了保证公司正常经营管理秩序的根本性（不可缺少的、影响全局的）的管理制度，对公司全体成员皆须遵循的和公司的专业性职能管理系统工作的职能、管理原则、工作流程、方法等所做出的原则性的要求；是公司与国家、行业性法规相结合的、公司内部可以自成一体的专业性管理制度，是企业管理系统的必备组成部分，相关制度一般按公司内部职能进行分类。H管理办法：对某一个专项的涉及到全公司人员的事情或某一个专业系统内的职能性工作所做出的具体要求，或职能部门对其所管辖的、公司全体人员皆会涉及到的利益、环境、资产、工作程序等所做出的具体要求。I传真/函：是公司与不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。与商业伙伴之间以传真形式为主，与政府机关以函形式为主。J部门工作联络单：是指公司内，部门之间用于提出工作事项需求的书面联络函件。除该项需求不属于接收部门的职责范围外，接收部门必须承办。L合同：是指公司运营过程中，须以公司名义与对方签订的各类经济、法务、劳资合同。相关文本须经公司法务部门核定后，方能使用。3.2行文程序3.2.1拟稿A由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。B对外发文一般以公司名义发文。各部门有必要发文时，在公司后加下属部门全称。C发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。D文稿必须打印。3.2.2部门核稿部门经理负责对文稿进行校对、核准。3.2.3如果文件内容涉及到相关部门的，应送交相关部门会签A其他部门会签。B根据相关部门的会签意见，拟稿人对文件作适当的修正。C部门再次核稿3.2.4签发权责领导审核文稿，同意后签发，明确签署意见、姓名、日期。3.2.5校对、登记编号、发文A人事行政部的行政单位对行文格式进行最终校对；B人事行政部的行政单位对发文文件登记C人事行政部的行政单位按照印发数量打印、分发。3.2.6签收登记相关部门收到文件即进行签收登记（电子文件已发邮记录认可）。3.2.7不同行文根据实际需要选择性适用该程序。3.3文书保密程度和紧急程度规定3.3.1文书保密程度是为确保公司、客户及员工的利益不受损失，分为一般、机密、绝密三级。保密程度公布层级保存方式一般员工层级纸类可保存于开架，电子文件不加密码机密部门经理层级或文件内规定对象纸类应加锁保存，电子文件类应加密码，作废时碎纸处理绝密副总、总经理层级或文件内规定对象纸类应加锁保存，电子文件类应加密码，作废时碎纸处理3.3.2文件的紧急程度是指文件内容涉及的时效性分为一般、加急、特急。紧急程度收文部门（人）处理方式一般按照日常行文处理时限处理加急行文后当天下发完毕，收文人员4小时内必须执行文件要求或回复，或按照文件规定的时限完成特急行文后1小时内下发完毕，收文人员必须立即执行文件要求或回复，或按照文件规定的时限完成3.3.3对公司绝密级文件、资料及物品，未经总经理批示，任何人不得抄摘，私自收发、复制、传递和带出。3.3.4公司不允许员工利用工作之便以任何形式向外传递公司商业和技术秘密。对公司造成威胁或损失，将依据双方签订的《保密协议》追究其法律责任。3.4行政文件、合同按照年份及流水号进行编号。3.4.1编号组成公司级别代码－文书形式代码－【发文年份】—顺序代码a)例：文件档案编号：湘千投字-【2015】-001，其中湘中投字表示名称“湖南千江投资有限公司”，2015标示年份，001标示流水号。3.4.2中咨东方集团有限公司主要归档文件在流程过程中文件编号表：序号公司名称公司级别代码文书形式文书形式代码备注1中咨东方集团中咨东方公告公字2湖南千江投资有限公司湘千投通知通字3湖南省中城富通置业有限公司湘中置人事令人字4湖南浦湘信息技术有限公司湘浦信技申请/请示请字5长沙浦湘酒店管理有限公司长浦报告报字6湖南省瑞星置业发展有限公司湘瑞置发会议纪要会纪字7湖南浦湘房地产开发有限公司湘浦房开传真/函传/函字8长沙上能建筑材料有限公司长上部门工作联络单工联字注：1、公司管理制度/办法，统一编号为：ZZDF-ZD-2015-000号等；2、公司内部使用文书统一用公司级别代码中咨东方发文。如公司培训通知编号：中咨东方培字【2015】000号。3、合同编号详见《中咨东方集团档案管理制度》。3.4.3文书的密级和紧急程度通过加盖密级图章和紧急程度图章标识，不在文书编码中体现。3.5文书的审批：3.5.1审批：A对只涉及本专业系统内容的非签呈公文，可由公司各系统最高主管签准后即可下发。B对操作内容涉及多个专业系统的非签呈公文，应由文件起草部门负责该文件的会签，并送总经理核准后方可下发。3.5.2公文的发放及传递:A公司的公文由人事行政部的行政单位负责发放及传递管理。各部门应指定人员负责公司文书的收发、登记及传递工作。B各部门应指定一名人员负责文书管理，负责本部门日常文书的收发、登记、归档工作及公文送审过程中的传递工作。C涉及机密文件，除可采用密封专人递送外，还可通过电子邮件加密的方式进行管控。3.5.3对急件、机密的传真或重要的公文，要求各部门即时签收，并标注明月、日及时分送给各部门，履行签收手续，以备事后查考。3.6文书的传阅：3.6.1需要在一定范围内周知或共同执行之事项，总公司/分公司人事行政部行政单位需将各类公文发行到各相关单位主管处在相关范围内进行传阅周知。3.6.2各部门相关人员阅后应及时在文书背面签名、注明阅件日期，返还文件管理人员并由其负责将公文归档。3.6.3员工的公务邮箱必须开启自动回复功能，公务邮件的收发必须存档2个月备查。3.7文书的立卷、归档：3.7.1凡具有查考利用价值的公文，一经办理完毕，由各部门主管将原稿交予本部门公文管理员，由其及时整理立卷。电子资料，须存放在部门内指定电脑硬盘中；公司每月使用移动硬盘统一拷贝一次。3.7.2归档公文按类加以区分，并按年度分别装订成册，存放于柜内，做到排列有序、查询方便、安全可靠；电子档案则须按相同规则建立电子索引目录。公司人事行政部于年初就各部门上一年的档案进行汇总整理，归入公司档案。3.7.4公文的保管年限，分类、立卷、归档的具体规则，依《档案管理办法》执行。电子资料须存档的，亦按该制度执行。4.本制度由办公室负责解释，由总经理监督执行。5.本制度经由总经理批准，行文发布之日正式执行。附件1：公告模板附件2：通知模板附件3：人事令模板附件4：申请/请示模板附件5：报告模板附件6：会议纪要模板附件7：传真/函模板附件8：部门工作联络单模板附件9：红头文件模板附件10：管理制度/办法模板附件11：文件审批单附件12：合同审批单